La factures constitue à la fois un document comptable et une preuve d’une opération de nature commerciale. Entre professionnels, la facturation est obligatoire et il ne faut pas la négliger. Les factures se délivrent à la fin de l’exécution de la prestation de services. Elles le sont au moment de la livraison de la marchandise pour les contrats de vente de marchandise. Elles doivent en principe toujours être émise en double exemplaire par le professionnel lui-même ou en son nom et pour son compte.
Les mentions de la facture
D’un point de vue formel, elle doit faire apparaître diverses mentions :
- le numéro de la facture
- la date de la facture
- la désignation du vendeur et de l’acheteur (n° SIREN, raison sociale, structure juridique, adresse), pour commerçants, le numéro de SIREN doit être suivi de la mention : « dispensé d’immatriculation en application de l’article L123-1-1 du code de commerce ». Pour les artisans, ce numéro doit être suivi de la mention « dispensé d’immatriculation en application du V de l’article 19 de la loi n° 96-603 du 5 juillet 1996 relative au développement du commerce et de l’artisanat »
- le numéro individuel d’identification de TVA du vendeur ou du prestataire. Le cas échéant, celui du représentant fiscal pour les entreprises établies hors de la Communauté européenne
- la date de la vente de la marchandise ou de la réalisation de la prestation de service
- la dénomination précise et la quantité des produits ou services rendus
- le prix unitaire des produits ou services rendus, montant total HT des produits, répartition selon le taux applicable et le montant total de la TVA due, ou le cas échéant la mention de l’article du code général des impôts prévoyant une exonération de TVA
- toute réduction acquise à la date de la vente ou de la prestation, et directement liée à cette opération, à l’exclusion des opérations d’escomptes non prévues sur la facture et toute réduction différée en pied de facture
- la date à laquelle le règlement doit intervenir.
- Les conditions d’escompte applicables en cas de paiement à une date antérieure à celle résultant de l’application des conditions générales de vente
- Le taux des pénalités exigibles en cas de non-paiement à la date de règlement inscrite sur la facture.
Les autres mentions possibles
Les mentions supplémentaires possibles :
- la qualité de membre d’un centre de gestion agréé ou d’une association agréée (avec la mention « Acceptant le règlement des sommes dues par chèque en sa qualité de membre d’un centre de gestion agréé »),
- la qualité de locataire-gérant,
- la qualité de franchisé.
Les sanctions à ne pas négliger
Pour chaque mention inexacte ou manquante, l’entreprise devra s’acquitter d’une amende de 15€ avec pour chaque facture un plafond correspondant au ¼ de son montant. À noter que seule la facture définitive peut servir de preuve d’achat et de vente. La facture proforma présente un caractère provisoire et ne peut donc pas être assimilée à une facture définitive ni servir de preuve.
Particularité de la facturation d’un professionnel pour un particulier
S’agissant de la vente de marchandises, la facturation ne constitue une obligation que si le client en fait la demande. Elle l’est également en cas de ventes à distance et pour les livraisons intracommunautaires exonérées de toute TVA. À noter que, pour la vente à distance, la facture doit notamment faire état de l’existence d’un délai de rétractation. Elle doit également faire figurer ses conditions d’application. Elle doit aussi porter mention des garanties contractuelles et légales applicables à la vente. Hormis ces cas de figure, le professionnel remet le plus souvent un ticket de caisse à l’acheteur.
Concernant les prestations de service bénéficiant à des particuliers, il faut réaliser une note en double exemplaire. L’original doit être remis au client, à charge pour lui de le conserver pendant au moins deux années.
Cette note ne doit être rédigée que si le prix dépasse un certain montant, s’il s’agit de travaux immobiliers ou si le client en fait la demande. Cette note doit aussi présenter certaines mentions telle que :
- la date de sa rédaction,
- les nom et adresse de l’entreprise,
- le nom du client à moins d’un refus de sa part, les date
- et lieu d’exécution de la prestation,
- la somme totale à payer
- et le décompte détaillé, en quantité et en prix de chaque prestation fournie.
Toute absence de l’un de ces éléments est sanctionnée par une contravention de 1 500 à 3 000 € en cas de récidive. À noter que certaines activités doivent respecter des obligations spécifiques en matière de facturation. C’est le cas notamment des pensions de familles, des restaurants, des garages, des autoécoles, des syndics de propriété, des experts-comptables,…etc.
Délai de conservation des factures
Suivant son support et sa nature, une facture doit être conservée entre 3 et 10 années. Il est toutefois conseillé de les conserver pendant 10 ans. Elles peuvent durant ce laps de temps servir de moyen de preuve devant les tribunaux.
Modalités de transmission
Il existe plusieurs façons de transmettre une facture, en fonction des préférences et des possibilités techniques des parties concernées. Voici quelques méthodes courantes pour transmettre une facture :
- E-mail : L’e-mail est un moyen rapide et pratique de transmettre une facture. Vous pouvez créer la facture au format PDF ou un autre format de fichier compatible et l’envoyer en pièce jointe à l’e-mail.
- Plateforme de facturation électronique : De nombreuses entreprises utilisent des systèmes de facturation électronique. Ceux-ci permettent d’envoyer et de recevoir des factures de manière sécurisée et automatisée. Ces plateformes s’intègrent souvent aux systèmes comptables des entreprises.
- Courrier postal : Vous pouvez imprimer la facture et l’envoyer par courrier postal si la personne ou l’entreprise destinataire préfère recevoir des documents papier.
- Fax : Bien que moins courant de nos jours, le fax peut être utilisé pour envoyer une facture.
- Portail en ligne : Si vous avez un portail en ligne dédié à la gestion des factures et des paiements, vous pouvez inviter la partie concernée à se connecter et à télécharger la facture.
- Applications de messagerie instantanée : Si vous êtes en contact régulier avec la personne ou l’entreprise, vous pouvez envoyer la facture via une application de messagerie instantanée, comme WhatsApp ou Slack.
Assurez-vous de demander à la partie concernée son mode de communication préféré pour les factures. Adaptez-vous à ses préférences si possible. Veillez également à inclure toutes les informations nécessaires sur la facture, telles que les coordonnées du destinataire, le montant à payer, la date d’émission, etc., pour faciliter le traitement et le paiement.
Facture d’avoir
Somme d’argent qu’un fournisseur ou vendeur doit à son client, l’avoir résulte d’un évènement survenu postérieurement à l’établissement de la facture ou se produit lorsque le client s’accorde un escompte suite à un paiement anticipé. Le fournisseur doit alors établir une facture d’avoir en plusieurs exemplaires comportant la mention « avoir » accompagnée des éléments suivants : références de la facture initiale, montant HT de la remise consentie à l’acheteur et montant de la TVA correspondante.
Textes de référence
- Loi n° 2001-420 du 15 mai 2001 relative aux nouvelles régulations économiques
- Article L441-3 et L441-6 du Code de Commerce
- Arrêté n° 83-50 du 3 octobre 1983, article 1er alinéa 1er
- Article 289 du Code Général des Impôts (CGI)
- Article 242 nonies et 242 nonies A du CGI (décret n° 2003-632 du 7 juillet 2003)
- Instruction fiscale n° 136 du 7 août 2003 Modèle de facture /! TABLEAU