Les emails facilitent les échanges entre collègues, partenaires commerciaux et clients. Qu’il s’agisse de transmettre des informations cruciales, de partager des fichiers importants ou de planifier des réunions, ils sont devenus la norme en matière de communication écrite.
Les avantages indéniables de l’email
Les avantages offerts par les emails sont pléthores. L’une des caractéristiques les plus appréciées est la possibilité de communiquer de manière asynchrone. Contrairement aux appels téléphoniques ou aux réunions en personne, les emails permettent aux destinataires de répondre à leur convenance, sans pression immédiate. Cette flexibilité temporelle permet une gestion efficace des tâches et une meilleure organisation du travail.
Les emails offrent également une portée sans limite, permettant une communication rapide et facile avec des destinataires situés à des distances géographiques considérables. Les barrières de temps et d’espace sont réduites, permettant aux équipes et aux partenaires commerciaux de rester connectés, peu importe leur localisation.
Un autre avantage majeur des emails réside dans leur capacité à fournir une trace écrite des échanges. Contrairement aux conversations orales qui peuvent être oubliées ou mal interprétées, les emails conservent une documentation précise et vérifiable des discussions antérieures. Cette fonctionnalité s’avère particulièrement utile lorsqu’il est nécessaire de se référer à des informations précédemment partagées ou de documenter des accords et des décisions.
Enfin, ils sont un moyen efficace de transmettre des documents via les pièces jointes. Que ce soit des rapports, des contrats, des présentations ou d’autres documents importants, les emails permettent d’envoyer rapidement et facilement des fichiers en format numérique. Cette fonctionnalité facilite la collaboration à distance et contourne les contraintes logistiques et les retards associés à la transmission de documents physiques par courrier.
Quelques défauts tout de même
A noter que malgré tous leurs avantages, ils ne sont pas dépourvus d’inconvénients. Leur utilisation excessive entraîne souvent une surcharge d’informations, des boîtes de réception encombrées et une diminution de la productivité. Ils exigent presque une réponse immédiate qui génère du stress. Il est donc indispensable de les utiliser de manière judicieuse et réfléchie et de favoriser une communication équilibrée, en tenant compte des autres moyens de communication disponibles et en évitant les excès tout en maintenant un équilibre avec d’autres formes de communication. Il est nécessaire dans un travail d’équipe de s’organiser afin de fixer des délais de réponse pour empêcher que chaque collaborateur arrête une tâche pour répondre et perde en efficacité.
Quelques bonnes pratiques…
Lorsqu’il s’agit d’utiliser les emails dans un contexte professionnel, il est essentiel de suivre quelques bonnes pratiques pour optimiser leur usage. Voici quelques conseils pour des communications par email claires, concises et professionnelles :
1/ Rédiger des objets explicites :
L’objet de votre email est la première chose que le destinataire verra. Assurez-vous d’utiliser un objet bien formulé qui résume clairement la raison d’être de votre message. Cela permettra au destinataire de comprendre rapidement l’importance de l’email et de traiter le message efficacement.
2/ Écrire des messages concis :
Evitez les longues digressions et les paragraphes interminables. Optez pour une approche explicite, précise et concise dans vos communications par email. La phrase courte associée à des mots de liaison est plébiscitée. Elle facilitera la lecture et la compréhension pour le destinataire.
3/ Utiliser une structure ordonnée avec logique :
Organisez votre email pour qu’il soit facile à lire et à comprendre. Utilisez des paragraphes distincts pour exposer des idées ou des sujets différents. Si vous présentez une liste d’éléments, utilisez des puces ou des numéros pour les rendre plus visibles et faciles à suivre. Une structure bien réfléchie permettra au destinataire de trouver sans perdre de temps les informations pertinentes et de naviguer facilement dans votre message et d’y répondre sans interprétation erronée.
4/ Supprimer le jargon excessif :
Gardez à l’esprit que vous pouvez interagir avec des personnes qui ne sont pas familières avec votre domaine d’expertise. Évitez d’utiliser un jargon excessif ou des termes techniques complexes qui pourraient être déroutants pour le destinataire. Optez pour un langage compréhensible et simple, en expliquant les concepts ou les termes spécialisés lorsque cela est nécessaire.
5/ Vérifier l’orthographe et la grammaire :
Prenez le temps de relire attentivement vos emails avant de les envoyer. Des erreurs d’orthographe ou de grammaire donnent une impression de négligence et nuisent à votre crédibilité professionnelle. Utilisez un correcteur orthographique ou demandez à un collègue de relire votre email pour vous assurer qu’il est exempt d’erreurs.
Des mauvaises habitudes à éviter
Certaines mauvaises pratiques peuvent entraver l’efficacité des emails. Il est important de les reconnaître et de les éviter pour maintenir des échanges professionnels fluides et productifs. Voici quelques mauvaises pratiques à éviter :
1/ Envoyer des emails inutiles :
Il est crucial de réfléchir avant d’appuyer sur le bouton « Envoyer ». Évitez d’inonder les boîtes de réception des destinataires avec des emails sans valeur ajoutée. Assurez-vous que chaque email est nécessaire, pertinent et apporte une contribution significative.
2/ Ignorer les règles de confidentialité :
La sécurité des informations confidentielles est incontournable. Assurez-vous d’être perspicace en ce qui concerne les informations sensibles que vous partagez par email. Si nécessaire, utilisez des mesures de sécurité appropriées, pour protéger les données confidentielles.
3/ Répondre trop rapidement ou impulsivement :
Lorsqu’il s’agit de situations délicates, controversées ou importantes, prenez le temps de réfléchir avant de répondre. Ne réagissez pas de manière impulsive ou émotionnelle. Prenez le temps nécessaire pour formuler une réponse réfléchie et bien argumentée. Une communication précipitée conduit parfois à des malentendus ou à des réactions disproportionnées.
4/ Ignorer les formules courtoises :
Adoptez un ton respectueux et courtois. N’oubliez pas d’inclure des salutations appropriées, tel que « Cher(e) », ainsi que des formules de politesse telle que « Cordialement ». Ces petites attentions contribuent à établir des relations positives et professionnelles.
5/ Utiliser d’autres moyens de communication pour des situations ou décisions urgentes :
Lorsqu’une réponse immédiate est nécessaire, il est préférable d’utiliser d’autres canaux de communication plus rapides que les emails, tels que les appels téléphoniques, les messages instantanés ou les réunions en personne. En privilégiant les moyens de communication adaptés à l’urgence, vous éviterez les attentes, les retards et les frustrations liés aux emails.
6/ Arrêter de transférer ou de mettre en copie à tout bout de champ :
Il faut éviter à tout prix de tout transférer. Certains prennent l’habitude de mettre en copie la terre entière. Cela fait perdre du temps à tout le monde et cela ne montre pas que vous travaillez.
