Optimiser sa gestion ou avoir certains réflexes demeure une nécessité pour tout entrepreneur et tout dirigeant et ceci, le plus en amont possible. Si vous avez tendance à vous dire que vous pourrez roder plus tard vos processus, quand vous aurez le temps, sachez que vous risquez de perdre des données, d’avoir du mal à en récupérer certaines ou tout simplement à devoir passer un temps très conséquent à connaître des logiciels et intégrer les données qui se seront accumulées.
Avoir sa facturation à jour
On l’oublie souvent mais une entreprise bien gérée, cela commence évidemment par avoir sa facturation à jour. Quand on parle de facturation, on parle bien entendu de tout le processus qui commence par les échanges avec votre prospect, en passant par l’émission d’un devis jusqu’à l’émission de votre facture.
Il s’agit généralement de gagner du temps et vous devez ainsi pouvoir passer d’un devis à une facture en quelques clics. Il en va de même pour retrouver l’historique des échanges avec votre client ou prospect car celui-ci apprécie généralement de se sentir important et écouté. Personne n’aimant devoir tout répéter et réexpliquer, vous gagnerez du temps et vous lui en ferez gagner. Comme il peut y avoir plusieurs interlocuteurs, la possibilité de partager certaines données peut s’avérer également utile par exemple en permettant aux commerciaux de transmettre certaines informations au service après-vente.
Se constituer des bases de données fiables
De manière globale, il s’agit avant tout d’avoir des bases de données fiables et à jour. Cette activité qui peut paraître chronophage au début et donc entraîne le fait que certains la négligent. D’abord parce qu’ils estiment que cela représente une perte de temps. Force est de constater que plus vous aurez de clients, plus un simple tableur Excel ne devrait pas vous permettre d’être efficace mais il faut également prendre en compte que les différents logiciels vous offrent l’opportunité souvent de gagner du temps en vous proposant des raccourcis sur nombre de vos actions. Ensuite, parce qu’il est nécessaire parfois d’apprendre à utiliser un logiciel, ce qui peut rebuter plus d’une personne surtout quand on a l’impression de courir déjà après le temps. C’est cependant souvent d’un gain de temps sur le moyen terme et vous aurez souvent du mal à rattraper le passif si vous ne les mettez pas en place dès le début. Enfin parce que des informations risquent de se perdre et que vous risquez de ne plus pouvoir les retrouver.
Avoir des reporting facilement
Cela peut paraître anodin mais vos logiciels doivent vous permettre d’avoir facilement accès à des informations clés. Leur consultation doit être facilitée et la possibilité d’avoir des reporting n’est pas à négliger. L’un des basiques restent d’avoir accès par exemple à votre encours de devis ou de factures afin de pouvoir faire des relances et ne pas « oublier », par exemple, un prospect à qui vous auriez envoyé un devis. Dans l’idéal, vos différents outils ou bases doivent être synchronisés afin d’éviter la fastidieuse tâche d’avoir à intégrer des données alors que vous les avez déjà insérées par ailleurs. Les logiciels en mode SAAS peuvent être très utiles car ils demeurent accessibles de partout sans compter que certains vous proposent des coffres-forts numériques qui peuvent représenter une garantie juridique ou tout simplement vous éviter généralement d’avoir une perte de données qui pourrait vous arriver par exemple si vous cassez votre ordinateur.
Améliorer son recouvrement
Le recouvrement reste l’une des grandes difficultés pour les entrepreneurs. Déjà parce qu’il n’est jamais agréable d’avoir à relancer ses clients et qu’une relance automatique peut vous éviter d’avoir à faire ce travail fastidieux voire désagréable. Des logiciels comme Upflow peuvent d’ailleurs vous permettre d’automatiser ces démarches. La trésorerie étant souvent un domaine à protéger, roder son recouvrement ne représente pas un luxe mais demeure une nécessité. Plus votre organisation sera rodée en la matière, plus vous pourrez émettre rapidement vos factures (et vous faire donc payer plus vite par certains) ou encore avoir un recouvrement efficace car vos relances arriveront bien plus vite vers votre client. Contrairement à ce que l’on pourrait penser, le client ne paye parfois pas tout simplement car il n’a pas reçu votre facture, l’aura peut-être mise dans un coin ou oublier de vous signaler qu’elle n’était pas conforme et attend votre relance (c’est souvent le cas par exemple lorsqu’on oublie de faire figurer le numéro du bon de commande sur la facture).
Bien entendu, ces conseils ne sont pas les seuls importants quand on parle de gestion puisqu’on aurait pu parler de projection de trésorerie, de la consultation de celle-ci ou encore d’indicateurs clés de succès. Ils représentent cependant une bonne base si vous vous demandez quoi mettre en place en priorité.