Parmi les pratiques plus ou moins récentes pour lutter contre la réunionite, la réunion debout ou stand-up meeting permet de naturellement les écourter car personne n’a envie de voir s’éterniser une réunion quand la position n’est pas confortable. Celle-ci s’est largement démocratisée depuis que le Lean management s’est propagé dans nombre d’entreprises. Elle reste considérée comme une véritable solution pour l’efficacité. Oui mais comment la mettre en place ?
Le stand-up meeting : qu’est-ce que c’est ?
Le principe est simple puisqu’il consiste à organiser des réunions qui se déroulent debout. Le « stand-up meeting » connu également sous le nom de « Daily Stand-up », « Daily Scrum » ou « Daily Huddle », entraîne la réalisation d’une réunion courte et régulière. Elle vise à améliorer la communication et la collaboration au sein d’une équipe. Exit donc les tables et chaises pour faire place à une organisation épurée. Celle-ci vous évite de devoir aller les chercher au dernier moment en retardant le début de la réunion. Dans la pratique, elle se réalise en cercle et les participants sont face à face. Elles durent généralement de 10 à 15 minutes maximum.
Pour quel type de réunion ?
Le stand-up meeting ou la réunion debout ne s’adapte pas, bien entendu, à l’ensemble des typologies de réunion. Tout simplement du fait de leur durée ou encore de l’absence de matériel. Il s’agit généralement d’échanger rapidement sur l’état d’avancement d’un projet. Vous pouvez voir, par exemple, ce qui a été accompli depuis la dernière réunion, ce qu’il est prévu de faire ensuite, ainsi que tout problème ou blocage que les participants rencontrent. Il s’agit donc qu’ils répondent en quelque sorte à trois questions : qu’est-ce que j’ai fait hier ? Qu’est-ce que je vais faire aujourd’hui ? Quels sont les obstacles que j’ai rencontrés ?
A noter que l’échange se fait entre tous et non vers un seul et même participant. La forme du cercle recommandée suscitant des prises de parole plus spontanées. Cette méthode casse la hiérarchie car les participants sont mis sur un pied d’égalité. Il reste possible de désigner un responsable du timing afin de contrôler le temps de parole de chacun des participants. Naturellement, ce type de réunions doit être limité en nombre de participants (moins de 10).
Les avantages de la réunion debout
Les membres de l’équipe se tiennent debout et auront naturellement tendance à éviter de s’attarder sur des détails. La réunion devient naturellement brève. La position debout encourage à aller droit au but et à être concis. Cette méthode possède l’avantage de faciliter la détection et la résolution de problèmes ainsi que de favoriser une culture de collaboration et d’entraide.
La position debout évite d’avoir tendance à utiliser son ordinateur ou encore la tentation de répondre à des emails ou des textos. En dehors du gain de temps, elle génère généralement un meilleur partage de l’information : chacun est au courant des avancées. Globalement, on comprend mieux comment le travail de chacun s’inscrit dans le projet global. Elle aurait également un effet sur la motivation : en partageant régulièrement les accomplissements, les membres de l’équipe peuvent se sentir valorisés et motivés pour continuer leur travail.