La transcription audio fait partie intégrante de nombreuses tâches et missions qui sont récurrentes en entreprise quel que soit le secteur d’activité. Elle est utilisée dans de nombreux cas comme par exemple lorsqu’il s’agit de réaliser des procès-verbaux, des comptes-rendus de réunions, des rapports… Elle permet de formaliser les échanges qui ont lieu lors d’un entretien, d’une réunion, d’une assemblée générale, d’une conférence pour ne citer qu’eux et de les transmettre pour que chacun puisse agir. Que ce soit pour le juridique, le médical ou le journalistique, les transcriptions audios se révèlent indispensables
Une tâche chronophage et complexe
La transcription audio est très chronophage et il n’est pas rare qu’elle ne soit pas intégrale et se limite à un résumé grâce à une prise de notes. Réalisée de manière professionnelle, elle nécessite des outils capables de décrypter les paroles quels que soient l’environnement, le bruit de fond, les bruits d’ambiance (rires, applaudissements, réactions de l’auditoire…) dont la plupart des entreprises ne sont pas dotées. Elle demande un savoir-faire pour capter les propos de la personne qui parle et cela particulièrement si celle-ci parle à voix basse, avec un débit rapide ou avec une prononciation difficilement audible.
La transcription audio professionnelle est en fait une transcription intégrale c’est-à-dire qu’elle reproduit avec fidélité et exactitude les propos. Afin de ne rien omettre, il demeure souvent nécessaire d’avoir de faire appel à des transcripteurs professionnels performants qui permettent d’obtenir une transcription parfaitement exhaustive et sans interprétation ou de faire appel à une agence de transcription professionnelle comme Optiwords ou autres.
“ Pour assurer la fiabilité et la qualité de votre transcription, il est vivement conseillé de faire appel à des transcripteurs professionnels spécialisés dans votre secteur (médical, juridique, journalistique, financier…) qui ont la connaissance des terminologies, normes et exigences de votre domaine d’activité ”
Frédéric Ibanez CEO d’Optiwords
Des compétences rédactionnelles nécessaires
Même si les personnes de la bande audio s’expriment en langage familier, il est parfois nécessaire de relever le niveau de langage sans altérer le sens et le document devra, bien entendu, être transmis sans faute. Un document mal écrit nuit rapidement à l’image professionnelle de l’entreprise et il est donc fortement recommandé que la transcription soit réalisée par une personne qui possède des compétences rédactionnelles solides notamment si la transcription n’est pas intégrale comme dans le cas d’une synthèse.
Le document pouvant être une base pour communiquer avec les partenaires, les collaborateurs, les clients, on s’imagine bien qu’il ne peut pas être rédigé n’importe comment. Il est parfois nécessaire de réaliser un plan et insérer des titres et des sous-titres afin que le texte soit davantage lisible. La personne en charge doit également être capable de supprimer les répétitions car il est courant qu’une personne qui s’exprime martèle un même message. Savoir créer un plan soit thématique, chronologique ou synthétique et adapté à la situation pour faire ressortir les éléments essentiels est parfois nécessaire.
Certaines transcriptions difficiles
Dans le cadre de recrutements, de licenciements ou d’entretiens annuels d’évaluation, il est souvent nécessaire que le document prenne une forme spécifique. Il s’agit d’en certains cas qu’ils dégagent les points essentiels et d’en d’autres d’extraire les éléments anecdotiques, non porteurs de sens, pour présenter les candidatures à un service afin de prendre des décisions comme celles de recruter, de proposer une promotion ou une formation.
Le secteur juridique présente une difficulté particulière en raison du vocabulaire employé qui est nébuleux pour celui qui n’appartient pas au secteur. Il faut donc justifier pour retranscrire de solides notions en droit car les nuances ont leur importance…Réaliser des interprétations peut rapidement nuire à l’entreprise. Il en est de même dans le secteur médical. En effet, ce type de transcription est particulièrement complexe, compte tenu du vocabulaire qui contient de nombreux mots issus de la langue latine, la langue grecque. Et on le sait dans le domaine médical, la moindre erreur peut avoir des conséquences très préjudiciables sur la vie des personnes.
A noter que certaines entreprises proposent des traductions en même temps que la retranscription. Celle-ci doit donc être fiable et être réalisée par des experts ou des natifs pour éviter les erreurs de traduction.