La méthode de la liste de Tâches « Ivy Lee » est simple mais efficace. Cette technique de gestion du temps, qui remonte au début du 20e siècle, continue d’offrir des avantages significatifs pour quiconque cherche à maximiser sa productivité.
L’histoire de la méthode « Ivy Lee »
La méthode tire son nom d’un consultant en gestion de la productivité du début du 20e siècle, Ivy Lee lui-même. En 1918, Charles M. Schwab, le président de la Bethlehem Steel Corporation, l’une des plus grandes entreprises de l’époque, a sollicité ses services pour améliorer la productivité de son entreprise. Celui-ci a proposé sa méthode à Schwab avec une promesse audacieuse : il augmenterait la productivité de l’entreprise. Schwab a accepté le défi, et après avoir utilisé la méthode, il a été tellement impressionné par les résultats qu’il a écrit un chèque de 25 000 dollars (l’équivalent de plus de 400 000 euros aujourd’hui) en paiement de ses services.
Le fonctionnement de la méthode en 6 étapes
La méthode de la liste de tâches « Ivy Lee » est simple, mais sa simplicité est ce qui en fait sa force. Voici comment cela fonctionne :
Le soir précédent, prenez un moment pour écrire une liste de six tâches prioritaires que vous devez accomplir le lendemain. Assurez-vous que ces tâches sont réellement essentielles pour vos objectifs. Classez ces tâches par ordre d’importance, en plaçant la tâche la plus cruciale en haut de la liste.
Le lendemain matin, lorsque vous commencez votre journée de travail, concentrez-vous exclusivement sur la première tâche. Évitez les distractions telles que les e-mails, les réunions ou les médias sociaux et consacrez-vous entièrement à cette tâche jusqu’à ce qu’elle soit accomplie. Une fois que la première tâche est terminée, passez à la suivante. Répétez ce processus en vous concentrant pleinement sur chaque tâche de la liste, l’une après l’autre. Si une tâche n’est pas terminée à la fin de la journée, placez-la en tête de la liste pour le lendemain. Assurez-vous de la compléter avant de passer à d’autres tâches.
Répétez ce processus chaque jour. Le soir précédent, établissez une nouvelle liste de six tâches prioritaires pour le lendemain.
Les avantages de la méthode « Ivy Lee »
La méthode offre de nombreux avantages pour la gestion du temps et la productivité :
Focalisation sur l’essentiel :
En vous limitant à six tâches par jour, la méthode vous oblige à vous concentrer sur l’essentiel et à éviter la dispersion de l’attention.
Priorisation efficace :
Le classement des tâches par ordre d’importance garantit que les activités les plus cruciales sont traitées en premier.
Réduction du stress :
En abordant une tâche à la fois, vous évitez la sensation d’être submergé par une liste interminable de tâches à accomplir.
Meilleure productivité :
En vous concentrant sur une tâche à la fois, vous travaillez de manière plus efficace et accomplissez davantage en moins de temps.
Flexibilité et adaptation :
La méthode permet d’ajuster votre liste de tâches en fonction des priorités changeantes.
Conseils pour réussir
Soyez strict en ce qui concerne les six tâches. N’en ajoutez pas davantage à votre liste, et ne sautez pas de tâches. Aussi, évitez les distractions autant que possible pendant que vous travaillez sur une tâche. N’oubliez pas de prendre des pauses courtes entre les tâches pour recharger votre énergie. Enfin, soyez réaliste dans la définition de vos tâches. Assurez-vous qu’elles sont spécifiques et réalisables dans un délai raisonnable.
Quelques outils et astuces
1/ Utilisez des outils de gestion des tâches :
Il existe de nombreuses applications et logiciels de gestion des tâches. Ces outils peuvent vous aider à suivre et à organiser votre liste de tâches « Ivy Lee ». Ils vous permettent de créer, hiérarchiser et gérer vos tâches de manière plus efficace. Certains outils offrent même des rappels pour vous aider à rester sur la bonne voie.
2/ Éliminez les distractions :
Identifiez les sources de distractions courantes dans votre environnement de travail et cherchez des moyens de les minimiser. Cela peut inclure la désactivation des notifications sur votre téléphone ou votre ordinateur, la mise en place d’un espace de travail calme et la planification de moments spécifiques pour consulter les e-mails ou les médias sociaux.
3/ Établissez des limites de temps :
Lorsque vous vous attaquez à une tâche de votre liste, fixez-vous une limite de temps réaliste pour la compléter. Le fait de travailler avec une échéance en tête peut renforcer votre concentration et vous empêcher de vous attarder sur une tâche plus longtemps que nécessaire.
4/ Pratiquez la gestion du temps par intervalles :
La méthode Pomodoro, qui consiste à travailler pendant 25 minutes, suivis de 5 minutes de pause, peut être un excellent complément à la méthode « Ivy Lee ». Elle vous permet de travailler de manière intensive sur une tâche, puis de faire une courte pause pour vous ressourcer.
5/ Revoyez et ajustez votre liste de tâches régulièrement :
La méthode « Ivy Lee » est conçue pour être flexible. Si de nouvelles priorités surgissent en cours de journée, n’hésitez pas à réajuster votre liste de tâches pour vous adapter aux changements.