La révolution du digital qui paraissait utopique est devenue réelle. Or, elle entraîne dans son sillage toutes les activités des entreprises et de l’administration. Elle s’est imposée à tous les citoyens comme par exemple le fait de communiquer avec les impôts par le biais d’internet et d’être capables d’y réaliser des opérations de paiement entre autres. Le digital a profondément transformé, en un éclair de temps, le fonctionnement de notre société. Si internet a été conçu comme un moyen d’accéder à l’information sans limites de frontières, un nombre exponentiel de personnes se connecte aujourd’hui pour bien d’autres raisons et actions que celles imaginées lors de son avènement. Les entreprises ont vite intégré l’opportunité de cette transformation digitale aussi bien dans leurs rapports extérieurs (clients, prospects, fournisseurs, communautés de fans…) qu’en interne (les salariés).
L’affectation de l’ensemble des pans de l’entreprise
La grande majorité des entreprises se trouvent aujourd’hui bouleversées dans leur organisation par la transformation digitale. Qu’on parle de prospection, de vente, de gestion administrative ou des stocks, de relation avec les fournisseurs, d’outil de fidélisation, de communication externe ou interne… Chaque pan de l’entreprise a été touché par la baguette magique de la transformation digitale. L’email est ainsi devenu l’outil de communication par excellence se substituant au téléphone et ceci à l’échelle mondiale.
S’il y a encore peu de temps, la présence d’un site internet suffisait pour communiquer des informations sur l’entreprise, la digitalisation des entreprises s’est renforcée à pas de géants. Elle a même créé l’engouement auprès des commerçants locaux. Ceux-ci ont investi dans les outils numériques afin de pouvoir répondre de manière optimale à leurs fournisseurs et clients. Il ne s’agit plus seulement pour la plupart des entreprises de disposer d’un site vitrine pour se rendre visible ou vendre mais véritablement de repenser l’ensemble de leur fonctionnement. Bon nombre de sociétés ont d’ailleurs déjà revu leurs processus pour intégrer une stratégie digitale. L’immense majorité des salariés sont aujourd’hui connectés à travers leur boîte emails ou tout simplement disposent d’une connexion permanente à internet.
L’intérêt de la digitalisation
Les entreprises ont dû s’adapter à ces évolutions parce que la digitalisation offre des avantages non négligeables. La prospection commerciale à l’ère du numérique s’en trouve facilitée, que ce soit pour mieux gérer sa base de données, ses tâches journalières ou encore exploiter ses données à tout moment et de n’importe quel endroit. La génération de devis ou factures ou tout simplement transmettre rapidement une information est possible en quelques clics. L’échange de données notamment pour celles qui touchent à la gestion est peu à peu devenu la règle en entreprise. Elle permet un gain de temps considérable même si, a contrario, elles envahissent les tâches journalières et peuvent paraître chronophages.
L’optimisation de la rentabilité au travers notamment d’une meilleure gestion des stocks ou des relations avec les fournisseurs en temps réel a créé une nouvelle dynamique et les échanges entre les différents services de l’entreprise s’appuient sur le digital. Mais si internet a convaincu de nombreuses entreprises de l’adopter, c’est d’abord grâce à sa capacité de représenter un canal de ventes et d’information. Une nouvelle ère d’échanges voit le jour avec les réseaux sociaux et la constitution de bases de données, de plus en plus pointues. Conséquences : les entreprises vont devoir y consacrer une énergie décuplée car la demande va devenir de plus en plus exigeante.
L’apparition de nouvelles contraintes
La digitalisation n’a pas eu que des effets bénéfiques d’un monde où l’information était parfois difficile à obtenir, nous sommes passés sans transition à un univers de surinformation. Les salariés se retrouvent submergés d’informations qui ne présentent aucun intérêt pour leur travail et nuisent à leur productivité. Selon une étude réalisée par la société Adobe auprès de 1 600 cadres en Europe, les concernés estiment passer près de 5.4h par jour à consulter leurs emails. Internet a pris une telle importance dans le quotidien qu’une autre étude d’Olfeo, indiquait que les employés passeraient en moyenne 2h 10 par jour à surfer sur Internet sur leur lieu de travail et plus d’1h 15 minutes pour des raisons personnelles.
Si les entreprises ont tenté de limiter les effets néfastes sur les salariés de cette surinformation en mettant en place des barrières comme les anti-spams ou en limitant la possibilité de naviguer sur internet pour éviter une perte de productivité, la mobilité a remis en cause bon nombre des manières de fonctionner. D’autre part, il est couramment admis qu’il est possible aujourd’hui de naviguer sur la toile pour des raisons personnelles pendant les heures de travail. La connexion permanente a eu un autre effet à l’apparence trompeuse sur les entreprises : une demande de réponse instantanée des prospects et des clients. Les entreprises ont ainsi dû s’adapter à ce nouveau mode de fonctionnement. Celui-ci engendre un stress constant en raison de la concurrence accrue et de la rentabilité qui devient souveraine.
Vers de nouveaux challenges
Aujourd’hui, l’entreprise va devoir répondre à ces nouveaux challenges. Si les processus ont été largement repensés pour gagner du temps et de l’efficacité, c’est la capacité à prendre en compte un flux de données toujours plus important, à personnaliser la réponse et à y répondre à toute heure qui va être l’un des grands défis de demain pour les entreprises. Pour qu’elles ne se retrouvent pas submergées, de nombreuses solutions se développent utilisant notamment les bases de données et les intelligences artificielles afin de minimiser l’impact sur l’ensemble des collaborateurs au vu des demandes sans cesse en croissance. Les données demeurent aujourd’hui largement sous-exploitées par rapport aux attentes des consommateurs qui souhaitent économiser toujours plus de temps.
De nouveaux business models
De nombreux business models ne prennent en compte que le digital et certaines sociétés n’évoluent aujourd’hui plus que sur internet et ne disposent pas de relais physiques. Ces « pure players » parmi lesquels les fameuses entreprises comme Venteprivée, Amazon ou encore Leboncoin ont permis dans de nombreux cas de voir les prix chuter et d’obtenir de nombreux produits à plus bas coût.
… Ou un retour en arrière ?
Phénomène parallèle à la dématérialisation et dans un univers où paradoxalement la digitalisation s’est installée, une demande croissante de retour aux relations humaines est sollicitée par de plus en plus d’individus. Cela souligne peut-être la limite au modèle du tout digital. Bon nombre de pure players ont ainsi décidé de re-matérialiser certains de leurs points de vente et de proposer des réunions « physiques » pour contrer cette insatisfaction.