La perte de temps n’est pas liée qu’à des facteurs externes ou encore à une question de motivation personnelle, elle peut tirer son origine dans l’organisation même du travail. Les réunions font partie des pratiques nécessaires mais qui, mal menées, peuvent rapidement conduire à une perte de temps considérable. La Réunionite: Comment faire des réunions efficaces ?
Des réunions et toujours des réunions.
Selon une étude récente menée par Future Forum, 46 % d’entre elles seraient inutiles. Il faut dire que les réunions sont particulièrement chronophages. Les cadres estiment dédier 25 heures par semaine en moyenne aux réunions. Le phénomène est tel que l’on parle désormais de « réunionite » pour décrire la tendance excessive à en tenir, ce qui entraîne une perte de temps, d’énergie et de productivité considérables. Ce terme fait également référence au fait de ne pas être en mesure de prendre des décisions efficaces ou au fait que certaines réunions semblent être faites pour paraître occupé. Une autre étude menée par la société de gestion de réunions Doodle a montré qu’elles coûteraient aux entreprises environ 399 milliards de dollars par an aux États-Unis. De plus, celle-ci a révélé que seulement 60 % de ces réunions seraient jugées productives.
Des tentatives de corrections
Les entreprises ne sont dupes et tentent de travailler sur ce phénomène. Si elles peinent à réduire le nombre de réunions, elles ont tendance à virtualiser celles-ci. Ainsi, selon une étude réalisée par Vyopta, le nombre de réunions virtuelles en tête-à-tête est passée de 17 % en 2020 à 42 % en 2022. Il s’agit de favoriser les réunions avec moins de personnes.
L’exemple probant de Shopify
Ainsi, Shopify a lancé un nouveau plan nommé Chaos Monkey 2023 pour rendre les réunions efficaces. Le résultat en est que le temps consacré aux réunions le mercredi a diminué d’environ 44 % par personne. Cependant, la majorité des grandes réunions (54 %) continuent de se dérouler dans ce créneau horaire. Shopify a comparé les deux premiers mois de l’année dernière avec les deux premiers mois de cette année. Après avoir instauré son plan, Shopify a constaté que le temps moyen passé par personne en réunion a diminué de 33 %.
De plus, Shopify a constaté que ses collaborateurs consacrent déjà plus de temps à des projets spécifiques avec son nouveau plan. En regardant des parties spécifiques de l’entreprise, y compris l’ingénierie, le produit et l’UX, Shopify s’attend à voir environ 25% de projets supplémentaires achevés d’ici la fin de l’année.
La réunionite : quelques bonnes pratiques
Pour éviter de perdre du temps avec des réunions, vous pouvez d’abord réfléchir à votre organisation. Comme il ne s’agit pas de faire des réunions pour faire des réunions, vous devez d’abord définir l’objectif : qu’est-ce que vous voulez accomplir avec cette réunion ? Quel est le résultat attendu ? L’objectif défini vous permettra de déterminer qui doit être invité et le temps nécessaire pour qu’elle soit productive.
Ensuite, planifiez vos réunions en fixant la date, l’heure, la durée et le lieu. Ainsi chacun pourra les prévoir dans son emploi du temps mais également mieux préparer et organiser une réunion. Dans la même logique, prévoir un ordre du jour est nécessaire ainsi qu’une fixation de temps. Vous devez impérativement faire respecter son heure et sa durée. Choisir les participants relève du bon sens, tout comme le fait d’éviter qu’une personne monopolise la parole. Enfin, vous devez prendre des notes afin de réaliser un compte rendu que ce soit pour rappeler à chacun sa mission jusqu’à la prochaine réunion ou encore pour transmettre les éléments aux absents.