La résolution de problèmes est une compétence fondamentale dans le monde complexe des affaires et de la gestion. Trouver la cause sous-jacente d’un problème peut être un défi. Cependant, il s’agit d’une réflexion essentielle pour améliorer la productivité, la qualité et l’efficacité. Parmi les méthodes les plus puissantes pour comprendre la cause fondamentale d’un problème, on trouve la méthode des « 5 pourquoi ». Cette approche, qui consiste à poser la question « Pourquoi ? » cinq fois de suite, peut sembler simple, mais elle permet d’explorer en profondeur les problèmes
Les fondements de la méthode
La méthode trouve son origine dans les pratiques de gestion japonaises, notamment dans le cadre du système de production Toyota (TPS). Cette approche a été développée pour résoudre les problèmes de qualité dans la production automobile. Cependant, elle s’est révélée si efficace qu’elle a été adoptée dans divers secteurs et domaines de la gestion.
Le concept de base est simple : chaque fois qu’un problème survient, il faut poser la question « Pourquoi ? » cinq fois de suite, en creusant de plus en plus profondément à chaque itération. En général, après cinq « Pourquoi ? », on devrait être en mesure d’identifier la cause fondamentale du problème.
Un exemple simple :
Problème : La machine de production s’est arrêtée.
- Pourquoi la machine s’est-elle arrêtée ? – Parce qu’elle a surchauffé.
- Pourquoi a-t-elle surchauffé ? – Parce que la lubrification a échoué.
- Pourquoi la lubrification a-t-elle échoué ? – Parce que la pompe de lubrification a cessé de fonctionner.
- Pourquoi la pompe de lubrification a-t-elle cessé de fonctionner ? – Parce qu’elle était usée.
- Pourquoi la pompe de lubrification était-elle usée ? – Parce qu’elle n’a pas été entretenue régulièrement.
Dans cet exemple, la cause fondamentale du problème est le manque d’entretien régulier de la pompe de lubrification. En comprenant cette cause profonde, des mesures correctives peuvent être prises pour éviter que le problème ne se reproduise à l’avenir.
Les avantages de la méthode
La méthode « 5 Pourquoi » présente de nombreux avantages pour la résolution de problèmes. D’abord, car en creusant profondément avec les questions, cette méthode permet d’identifier les causes fondamentales des problèmes, plutôt que de se contenter de traiter les symptômes. Cela garantit une solution plus efficace et durable.
Ensuite, elle est simple à comprendre et à mettre en œuvre, ce qui en fait un outil accessible pour les équipes de travail de tous les niveaux d’expérience. Elle permet aussi d’économiser du temps et des ressources en se concentrant directement sur les causes profondes. Enfin, poser la question « Pourquoi ? » de manière répétée encourage la pensée créative et la recherche de solutions innovantes pour résoudre les problèmes.
Comment appliquer la méthode des 5 Pourquoi
Pour appliquer la méthode de manière efficace, commencez par définir clairement le problème que vous souhaitez résoudre. Il est essentiel de cibler un problème spécifique pour que la méthode soit pertinente. Posez ensuite la question « Pourquoi ? » concernant le problème identifié. La réponse à cette question devrait conduire à une cause immédiate du problème. Puis répétez le processus. Une fois que vous avez identifié une cause, posez à nouveau la question « Pourquoi ? » en relation avec cette cause. Répétez ce processus cinq fois ou jusqu’à ce que vous ayez identifié la cause fondamentale du problème. Une fois que vous avez identifié la cause fondamentale, il ne reste plus qu’à envisager des solutions.
Exemples de la méthode
1/ Pour la qualité
Dans l’industrie manufacturière, la elle est couramment utilisée pour résoudre des problèmes de qualité. En creusant profondément, les équipes peuvent découvrir des problèmes liés à des procédures de production, des matériaux défectueux ou des processus de contrôle de qualité insuffisants.
2/ Pour le service client
Dans le domaine des services, elle peut être appliquée pour résoudre des problèmes liés à la satisfaction du client. En posant la question « Pourquoi ? », une entreprise peut découvrir des problèmes de communication, de formation du personnel ou de gestion des attentes des clients.
3/ Pour la rentabilité
Les entreprises qui luttent pour atteindre la rentabilité peuvent également utiliser la méthode « 5-Whys ». En identifiant les causes profondes des pertes financières, elles peuvent élaborer des plans d’action pour améliorer leur situation financière.
Limites et précautions
Bien que la méthode soit un outil puissant, elle présente quelques limites. Parfois, le processus peut s’arrêter prématurément si l’équipe ne creuse pas suffisamment en profondeur. De plus, il est important de garder à l’esprit que certaines causes peuvent être multifactorielles et nécessiter une approche plus complexe. De plus, il est important de créer un environnement où les employés se sentent à l’aise de poser des questions sans craindre des représailles. En effet, elle repose sur la transparence et l’ouverture pour être efficace.