Externaliser la comptabilité de l’entreprise est une question que les dirigeants se posent dès les premiers jours de la création d’une entreprise mais aussi au cours de son développement. En réalité, plusieurs paramètres sont à prendre en compte ainsi que la taille de la structure. Lorsqu’une entreprise opte pour l’externalisation de sa comptabilité, elle peut être totale ou partielle.
La comptabilité d’une PME
Dès que les entreprises atteignent une certaine taille, la réponse est claire : une comptabilité tenue en interne et soumise au contrôle régulier d’un expert-comptable est une solution incontournable. Encore faut-il que la société dispose d’un personnel capable d’assumer efficacement la fonction comptable.
Le patron ne peut se limiter à enregistrer les écritures et à les tenir à jour. Cette tâche serait sans nul doute chronophage et la valeur ajoutée des Hommes-clés ne se trouve pas dans la saisie des écritures comptables.
La comptabilité d’une TPE
En ce qui concerne les TPE ou les entreprises individuelles, la réflexion est différente : les opérations sont moins nombreuses et les ressources humaines et financières limitées. Dans ce cas, de plus en plus d’entrepreneurs sont tentés de procéder eux-mêmes à la tenue comptable, dans leur petite entreprise.
Attention, soyez vigilant sur la réglementation
Le premier point à vérifier est d’ordre légal : certaines sociétés commerciales, dont l’objet social est spécifique ou dans lesquelles des dispositions statutaires le prévoient sont dans l’obligation de soumettre l’arrêté et/ou le contrôle de leurs comptes aux diligences d’un expert-comptable et/ou d’un commissaire aux comptes. Ces sociétés confieront d’office une mission à un représentant ces professions règlementées.
Toutefois, la plupart des PME, TPE, des professions libérales, entreprises individuelles, activités freelances, … ne sont pas obligées de soumettre leurs comptes à un expert-comptable.
Et analysez bien vos compétences
Quelques centaines d’euros d’économies d’honoraires peuvent très vite être compensées par des retards ou des difficultés dans la gestion des comptes et l’établissement des diverses déclarations qui ponctuent le calendrier comptable. La crédibilité de l’entreprise et la sérénité de l’entrepreneur en pâtit toujours.
Le meilleur des logiciels de comptabilité ne réfléchit pas à votre place, alors autant anticiper les difficultés rencontrées par les non-comptables qui veulent s’y mettre :
- Suis-je objectif sur l’évaluation de mes capacités en matière de comptabilité ?
- Serais-je régulier, sur un long terme, pour le respect des échéances déclaratives et de paiements ?
- Saurais-je faire face à une source de stress supplémentaire ?
- Sur qui compter si les choses se compliquent?
- Aurais-je le temps de me former et actualiser mes connaissances en gestion comptable?
Une affaire de professionnels
L’établissement d’une liasse fiscale, les relations avec les caisses de cotisations sociales, les formulaires obscurs issus des administrations et l’anticipation des charges à payer, entre autres obligations, finissent toujours par paraître ingrates, pour quelqu’un dont ce n’est pas le métier. Tant et si bien que le recours à un expert-comptable finit un jour ou l’autre par soulager.
L’externalisation de la comptabilité permet au chef d’entreprise :
- de confier sa comptabilité à des professionnels compétents et donc d’écarter des erreurs qui peuvent coûter cher à la société,
- de consacrer plus de temps à des tâches essentielles à la croissance de la société,
- de ne pas recruter du personnel pour gérer la comptabilité en interne et donc de supporter des charges.
- Cependant, l’externalisation de la comptabilité :
- est un service qui a un coût horaire mais surtout qui ne permet pas d’avoir accès en temps réel à la comptabilité (sauf si celle-ci est tenue directement sur une application chez le client).
L’indispensable formation pour gérer et manager
La gestion de la comptabilité se décompose en plusieurs tâches :
- saisie comptable (comptabilisation des achats, comptabilisation des frais généraux, comptabilisation des ventes, comptabilisation de la trésorerie, comptabilisation de la paie, comptabilisation des autres opérations (déclarations de TVA…)
- gestion de la fiscalité (TVA, CVAE…)
- gestion des immobilisations,
- lettrage des comptes,
- travaux d’inventaire : révision comptable et comptabilisation des écritures de clôture de l’exercice,
- établissement de la liasse fiscale et des comptes annuels.
En conséquence, tous les dirigeants de TPE ont intérêt à se former pour comprendre la mécanique des opérations comptables quotidiennes. Ils peuvent ensuite assurer éventuellement la saisie de leur comptabilité dans un logiciel spécialisé, tout en mandatant un professionnel pour une mission de contrôle, de conseil et de clôture des comptes annuels.
Une internalisation partielle
En ce qui concerne les PME, la comptabilité peut s’internaliser ; des salariés vont alors tenir les comptes à jour, sous le contrôle de l’expert-comptable, qui prendra le relais pour les opérations les plus complexes. Une comptabilité maintenue en interne permet aux dirigeants de garder la main sur leurs documents et de s’impliquer davantage dans la gestion et le reporting.
Une saisie comptable bien faite au sein de l’entreprise et des justificatifs comptables bien rangés facilitent la tâche du cabinet d’expertise qui vient aider à finaliser la comptabilité. L’entreprise garde alors un budget « honoraires » pour élever le débat et acheter du conseil stratégique.
Lorsque la saisie de la comptabilité au jour le jour est maintenue dans l’entreprise, une demande de renseignement d’un client ou d’un fournisseur trouve réponse immédiatement : dans ce cas l’image de professionnalisme est renforcée.
Tenir la comptabilité d’une TPE ou d’une activité indépendante n’est pas mission impossible à condition de se faire aider pour les tâches qui nécessitent une expérience ou un savoir particulier.
Mais la comptabilité n’est pas un talent inné : pensez formation et mise à jour des connaissances et souvenez-vous que même les professionnels de la gestion travaillent en équipe et demandent des conseils.
Le coût de l’externalisation de la comptabilité
L’externalisation de la comptabilité a un coût car les honoraires moyens pratiqués par les experts-comptables sont de l’ordre de 80 euros hors taxes de l’heure.
La maîtrise du coût de l’externalisation de la comptabilité passe par une maitrise des missions à confier ou à réaliser. De nombreuses entreprises prennent en charge la tenue courante de la comptabilité et sollicitent les services de l’expert-comptable pour l’établissement des comptes annuels ou pour toutes les taches qui demandent des compétences spécifiques.
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Article par Thierry Goemans