Optimiser son temps de travail, plus facile à dire qu’à faire ! Pourtant c’est une des préoccupations majeures des entrepreneurs. La gestion du temps est cruciale pour les chefs d’entreprise. Savoir organiser ses journées de la meilleure des manières pour être productif est au cœur du quotidien des entrepreneurs. Il existe certaines bonnes habitudes à prendre pour optimiser son temps de travail. Comment se comporter pour gérer son temps de façon efficace au sein de l’entreprise ?
Allier vie professionnelle et vie privée est le challenge de l’entrepreneur. Une journée se compose de 24 h et il n’existe pas encore de vaccin pour ne pas dormir et donc que vous le vouliez ou non la gestion de votre temps en est la pierre angulaire.
Définir les priorités, plus facile à dire qu’à faire
La définition des priorités est le cœur de la gestion du temps pour les entrepreneurs. L’ensemble des processus dans l’entreprise peut se diviser en trois catégories : les tâches urgentes, les tâches essentielles et les autres qui ne sont pas à sous-estimer. Première évidence, un dirigeant doit se concentrer sur les activités urgentes, qui ne peuvent se remettre à plus tard (sous peine de payer une pénalité en cas de retard ou de perdre un client par exemple). Les activités essentielles au bon fonctionnement de l’entreprise font partie du deuxième lot et doivent être bien gérées pour ne pas se retrouver dans l’urgence. Enfin, les activités périphériques sont à prendre en compte dans une organisation bien réfléchie en amont.
Éviter les pertes de temps, mais comment ?
Les journées ne sont jamais assez longues pour les chefs d’entreprise qui doivent mener de front plusieurs activités. Pour parvenir à se ménager suffisamment de temps pour les processus cruciaux, il est nécessaire de ne pas en perdre avec des activités périphériques et donc d’effectuer des choix qui ne sont parfois pas aisés à faire. Un entrepreneur peut par exemple décider de n’assister qu’aux réunions essentielles et se fixer des plages horaires fixes par jour pour répondre à ses e-mails. Il est intéressant aussi d’utiliser des applications de travail pendant les déplacements, comme Any.DO pour planifier des projets ou Evernote pour réaliser toutes sortes d’annotations professionnelles.
Se déconnecter pendant une tâche
Lorsque vous vous lancez dans une tâche, vous devez être perturbé le moins possible par votre environnement. Déconnectez-vous de votre portable ou encore de votre boite e-mail afin de ne pas être interrompu toutes les cinq minutes. Vous pouvez faire appel à une assistante virtuelle pour votre téléphone ou indiquer par réponse automatique que vous ne pouvez prendre en compte pour le moment les demandes. Vous pouvez même donner un numéro d’urgence à un de vos collaborateurs dans le cas où une véritable urgence se présenterait afin d’être davantage serein et performant.
Gérer les imprévus : conservez des créneaux pour les imprévus
On l’oublie trop souvent, mais les imprévus font partie intégrante de la vie d’une entreprise. Un planning trop chargé ne permet pas de faire face à ces impondérables,. Il peut s’avérer réellement problématique lorsqu’une urgence survient. Prévoyez une marge équivalente à 10 % de leur temps chaque jour. Celle-ci sera consacrée à la gestion des retards ou de difficultés inopinées. Cette précaution organisationnelle diminue le stress et permet de s’accorder plus de temps pour la réflexion. Pour la mettre en place, on peut songer à utiliser un logiciel de gestion des temps professionnels comme le progiciel Kelio. Il ne faut pas se focaliser sur un imprévu que l’on a déjà rencontré. Au contraire essayez de bien tous les appréhender dans la mesure du possible. Notamment les grèves qui ont impacté les transports fin 2019, la perte d’un client, la pénurie de matières premières, une cyberattaque…
Apprendre à déléguer, développer la confiance en soi et dans les autres
Sachez déléguer si vous voulez pouvoir un minimum sortir la tête de l’eau. Les dirigeants sous-estiment trop souvent cet aspect de la vie en entreprise. Cependant, il est illusoire de penser pouvoir tout gérer sans délégation. Pour optimiser son temps, l’entrepreneur a tout intérêt à confier un certain nombre de tâches à ses collaborateurs ou à des prestataires extérieurs, en toute autonomie, afin de se dégager du temps pour œuvrer à la stratégie générale de la société.
Cela n’exclut pas de garder le contrôle des opérations. Néanmoins, cela permet de faire le tri entre ce qui est du ressort exclusif du dirigeant et ce qui peut être confié aux salariés. Mais plus encore, transmettez vos méthodes afin que vous ne soyez pas le seul à les utiliser ! Si vous êtes très efficace mais que vos collaborateurs ne les ont pas intégrées, ils resteront dépendants de vous. Vous ne pourrez donc pas vous consacrer à votre mission.