Quand on crée son entreprise, on pense à beaucoup de choses, mais pas forcément à ses devis et factures… Très vite, les premiers clients arrivent et le nouveau chef d’entreprise doit prendre une décision pour émettre ses premières factures.
Souvent, c’est la solution débrouille qui est utilisée pour formuler ses premières factures : téléchargement (payant ou non) d’un modèle sur Internet puis modification dans un tableur ou un traitement de texte. Bref une solution d’urgence mais qui n’est pas forcément une bonne pratique. Déjà parce qu’en France, la facture est une pièce comptable qui répond à des règles légales bien particulières : certaines mentions sont obligatoires et dépendent du statut de l’entreprise. Beaucoup d’entrepreneurs, plus concentrés sur leurs objectifs commerciaux que sur les aspects administratifs, font des factures sans trop se poser de questions sur leur légalité. Le problème, c’est que le jour où surgira un contentieux (mauvais payeur ou contestation), cette légèreté pourra se payer cash au tribunal. Pourtant, une recherche sur Google permet d’avoir très rapidement des informations détaillées sur la question.
Le choix d’une solution de facturation
Traditionnellement, le créateur d’entreprise a le choix entre deux options pour faire ses premiers devis et factures. La première consiste à utiliser des outils bureautiques, comme Word ou Excel. Cependant, cette solution n’est souhaitable que si votre rythme de facturation n’est pas soutenu. Plus votre volumétrie augmente, plus le risques d’erreurs, de copier-coller à répétition et surtout, l’impossibilité d’avoir un aperçu global peuvent se faire sentir. En effet, chaque fichier est indépendant et il faut donc maintenir une feuille de calcul spécifique pour obtenir un minimum de statistiques. Cette solution trouve vite ses limites, notamment quand le volume de documents et de collaborateurs s’agrandit.
S’équiper d’un logiciel dédié pour formuler ses premières factures
La deuxième consiste à s’équiper d’un logiciel dédié. Depuis le milieu des années 80 plusieurs éditeurs se sont positionnés sur ce marché. Un logiciel apporte plusieurs avantages : solutions métiers, passerelles vers la comptabilité ou d’autres modules dans la même gamme, consistance des données… Mais ces solutions souffrent parfois de défauts : ergonomie et vocabulaire comptable souvent confus, prix des licences et de l’assistance élevés (surtout en multiposte qui implique l’achat et le paramétrage d’un serveur). Mais le principal reproche fait à ces solutions vient de leur stratégie marketing, qui consiste à vendre une solution de base très peu cher, mais sans assistance.
Le contrat d’assistance se révèle d’ailleurs souvent plus élevé que le logiciel lui-même, puisqu’il court tous les ans. Les choses peuvent se corser quand l’équipe s’agrandit : le coût des licences explose alors, souvent dans un rapport de 5 à 10. On peut supposer que cette stratégie correspond au rythme de croissance normal d’une entreprise : le besoin de multipostes surgit quand l’entreprise atteint une certaine vitesse de croisière (et donc un certain chiffre d’affaires). Aujourd’hui, le travail collaboratif s’impose de lui-même et les chefs d’entreprise ne veulent plus attendre deux ou trois ans pour en bénéficier. Il est donc nécessaire de bien vérifier ces coûts avant de vous engager.
Une solution d’avenir, la facturation en ligne
Aujourd’hui, la plupart des éditeurs proposent des solutions en ligne connectées à Internet. Les chefs d’entreprises étant eux-mêmes des adeptes du numérique avec leurs e-mails, leur compte en banque et même leurs déclarations fiscales et sociales en ligne, il peut s’agir d’une évidence. La gestion commerciale restait le parent pauvre de cette évolution, avec peu de solutions disponibles sur Internet (du moins pour les TPE) mais ce domaine a beaucoup évolué. Les avantages des logiciels sur Internet sont devenus chaque jour plus évidents avec le développement ultra rapide des moyens de communication. A l’heure des clés 4G et autres smartphones, limiter l’accès aux données au réseau local de l’entreprise devient une vraie restriction. Pouvoir accéder à son fichier client ou à son catalogue de produits directement en ligne est un atout majeur pour l’entrepreneur.
Plus besoin de retourner au bureau pour rédiger un devis ou consulter un tarif. De même, en déplacement, les utilisateurs gardent un accès complet à leurs données commerciales. L’exemple classique est celui de l’artisan qui effectue son devis sur place, chez vous, puis vous l’envoie directement par e-mail : non seulement vous n’avez pas à attendre votre devis, mais en plus l’artisan se donne une chance maximale que vous validiez son devis de suite. L’envoyer plus tard aurait laissé au client l’opportunité d’interroger la concurrence. Enfin, un argument phare des solutions en ligne réside dans la lisibilité de leur mode de facturation : généralement basée sur un abonnement mensuel, elles ne nécessitent pas d’investissement de départ. Mais surtout, elles ne coûtent pas beaucoup plus cher en multipostes.
Des possibilités infinies
Ouvertes par définition, les applications en ligne peuvent s’interconnecter entre elles. C’est une tendance lourde aux Etats-Unis depuis des années et il ne fait aucun doute qu’elle s’est propagée en Europe. Imaginez par exemple une application de commerce en ligne : connectée à votre solution de facturation, elle vous permettra de créer vos factures avec votre solution de gestion commerciale en ligne, directement et sans la moindre connaissance technique. Les logiciels en ligne constituent des briques qui permettent à l’entrepreneur de se constituer une solution la plus proche possible de ses besoins réels, avec des outils couvrant tout le périmètre opérationnel de l’entreprise : marketing, production, ventes, gestion… De toute manière, l’avenir commercial des entreprises passe déjà par Internet : communication sur les réseaux sociaux, vente en ligne, sélection et détection de fournisseurs également en ligne. Il semblerait donc que l’avenir des TPE/PME passe par le Cloud Computing.
Quelques exemples
Voici comment, en 3 exemples simples, une solution de facturation en ligne améliore la performance commerciale des jeunes entreprises.
Problème : travailler en groupe, ça coûte cher
Trop souvent, faire des devis ou des factures est une plaie pour l’entrepreneur. Résultat : les devis s’empilent, les clients attendent et certaines affaires sont perdues face à des concurrents plus réactifs. Pire encore : une facture émise avec retard peut décaler le paiement du client et affaiblir la trésorerie de l’entreprise.
Avec une solution en ligne, un entrepreneur peut accéder à ses informations commerciales où qu’il se trouve : il suffit d’avoir une connexion Internet. Chez le client, sur un chantier, au restaurant… Avec les moyens de communication actuels, il n’est plus nécessaire d’être enchaîné à son bureau pour faire des devis ou des factures
Et contrairement aux logiciels installés, une solution en ligne est basée sur une ergonomie d’une grande souplesse : le logiciel est puissant, mais vous pouvez très bien l’utiliser sans connaissances particulières.
Problème : deviser et facturer, c’est compliqué
Pour travailler efficacement, les entreprises doivent investir dans des logiciels multipostes, un serveur et des frais de maintenance souvent élevés. En effet, un logiciel monoposte où les outils bureautiques montrent rapidement leurs limites pour travailler en groupe. Une solution en ligne est une excellente façon de bénéficier à moindre coût de fonctions collaboratives auparavant réservées à des logiciels coûtant plusieurs milliers d’euros. Sa conception en ligne permet de gérer facilement plusieurs collaborateurs, en leur assignant des droits précis.
Problème : facturer c’est bien, mais après il faut aller à la Poste
La France restant un pays assez conformiste, beaucoup d’entreprises souhaitent encore recevoir leurs factures par courrier postal. Pour un entrepreneur, concentré sur son activité et ses clients, ça peut tourner à la galère : plus de papier, plus de cartouches, plus de timbres… Autant de petits tracas pouvant décaler la facturation.
Avec une solution en ligne, vous pouvez envoyer vos courriers postaux depuis Internet. Des packs de timbres peuvent être achetés sur le site. Il suffit ensuite d’un clic pour qu’une facture soit imprimée, mise sous pli, affranchie et postée…
Les avantages procurés par une solution en ligne sont faciles à comprendre : la plupart des chefs d’entreprise ont déjà pris ce virage avec l’e-mail. Rapporté à la gestion commerciale, ce mode de travail permet d’optimiser fortement un poste qui est souvent le « nerf de la guerre » de l’entreprise. Plus de réactivité et d’organisation permettent à l’entreprise d’améliorer sa performance commerciale.