La gestion du temps ne se fait pas au fil de l’eau. Même pour des petites tâches, il est nécessaire de les inclure dans un planning pour ne pas vous trouver submergé. Focus sur 10 fondamentaux.
Ranger votre bureau mais d’abord celui de votre ordinateur
Et n’oubliez pas : ce qui vaut pour votre bureau physique est tout aussi valable pour votre bureau d’ordinateur. Allez, un peu de courage, mettez de l’ordre chaque jour dans vos fichiers numériques ! Objectif : pas plus de 3 clics et 3 secondes pour accéder au fichier dont vous avez besoin. Ça n’a l’air de rien, mais le bazar sur votre bureau d’ordinateur vous fait perdre un temps fou chaque jour ! Réussir à ressortir un dossier caché parmi un tas de dossiers aux noms mal choisis, débusquer un contrat dissimulé dans la jungle de vos dossiers, vous feront perdre un temps considérable. Ils montreront votre manque d’organisation ‘je sais où je l’ai mis’ et vous faites attendre tout le monde pendant 30 minutes ! Prenez quelques instants le matin ou le soir pour classer les dossiers qui traînent sur votre bureau d’ordinateur !
APPRENDRE à dire non
Ce n’est pas parce que vous n’acceptez pas tout ce que vos collaborateurs vous demandent de faire que vous n’êtes pas un bon manager ! Rendre service en accomplissant une tâche rapide, oui, mais perdre son temps sur des activités inutiles, non ! Développer l’autonomie de vos collaborateurs est une bonne pratique.
Etablir un planning / to do List
Un gain de temps non négligeable peut s’obtenir en fixant de manière concrète, en début de chaque semaine notamment, un nombre d’heures pour la réalisation de chaque tâche d’importance prévue. Si un bateau ne suit pas scrupuleusement un axe de navigation le menant vers une destination, il risque fort de dériver dans tous les sens et de ne jamais arriver à bon port. Il en va de même lorsqu’on aborde une nouvelle journée de travail : sans un plan très clair des tâches à accomplir, il est difficile de mener à bien un projet ou même juste d’avancer.
Et n’oubliez pas : tenez-vous à la tâche prévue sur votre planning et ne surfez pas entre 3 tâches différentes : vous paralyserez votre efficacité. Sortez de l’illusion qui consiste à croire qu’on est plus efficace en faisant plusieurs choses en même temps. Si les shampoings arrivent, eux, à être 2 en 1, il est rare que nous puissions faire bien 2 choses en 1 au même instant. Faites une chose à la fois, et faites-la bien.
Connaissez-vous le secret des dirigeants efficaces ? Ils se lèvent aux aurores pour arriver plus tôt que tout le monde au bureau. Pas de coups de téléphone, pas de collègues pour venir frapper à la porte, et surtout le calme… l’idéal pour avancer sur les gros dossiers qui demandent une concentration particulière.
Noter tout : ne faites pas confiance à votre mémoire
Un email qu’on a oublié d’envoyer, un papier qu’il aurait absolument fallu remplir ce jour… et voilà votre planning du lendemain chamboulé par les tâches à rattraper et leurs conséquences à gérer. Et parce que la mémoire humaine a ses limites, l’App Store regorge d’applications pratiques pour constituer vos to do List. Ne jamais reporter à demain ce que l’on peut faire le jour même.
Traquer les « mangeurs de temps » !
Connaissez-vous les pires ennemis de l’efficacité ? Ils portent le doux nom de « mangeurs de temps ». Pour vous signifier ce qu’ils sont : imaginez votre planning du jour en proie à l’attaque de toutes parts par d’affreux « Pacman » affamés et qui, petit à petit, grignotent votre temps. Effrayant non ? C’est pourtant la réalité ! Quelques conseils pour vous protéger contre les prédateurs de l’agenda ! Combien de fois par jour vérifiez-vous votre boîte e-mail ? Rien de grave mais à y regarder de plus près, vous perdez en concentration. Et ce regard sur votre smartphone à chaque fois qu’un push ou une notification des réseaux sociaux sur lesquels vous êtes abonné, apparaît ? Chaque chose en son temps et au moment de travailler, restez concentré.
Mais de plus les réseaux sociaux : ultra-connectés et ultra-addictifs !
Certes, votre compte Twitter vous apporte beaucoup d’informations sur votre secteur d’activité et Facebook vous permet de fédérer une communauté autour de votre entreprise. Mais gare à celui qui ne se met pas de garde-fous : sans limiter drastiquement votre utilisation des réseaux sociaux, vous risquez de perdre de précieuses minutes, voire heures, chaque jour.
Face à l’infobésité, contrôler votre appétit
Nous vivons dans une époque dans laquelle les dirigeants sont submergés d’informations leur venant de toutes parts : actus sur leur secteur, données en tous genres… Apprenez à épurer votre boite emails de tous ces flux d’informations qui ne vous serviront à pas grand-chose.
Préparer vos réponses sans attendre
Il n’est pas rare que certaines actions se répètent dans le temps comme, par exemple, un email commercial ou une réponse qui est quasiment toujours identique. Pour bien commencer, vous pouvez donc tout simplement préparer des emails de réponses automatiques ou tout simplement prendre 1 minute pour faire en sorte que l’email que vous êtes en train d’écrire se stocke quelque part mais sera rapidement accessible. Vous allez perdre énormément de temps à réécrire ces 3 phrases de réponse qui reviennent tout le temps ou tout simplement à apposer votre signature. Gagnez du temps en préparant le tout une bonne fois pour toute. Il peut être tentant de reporter à la prochaine fois ou « quand vous aurez du temps de vous y pencher » mais en réalité vous ne le ferez jamais. C’est maintenant ou jamais.
Mémoriser vos sites préférés
De nombreuses tâches peuvent être aujourd’hui automatisées et ne nécessitent pas forcément votre présence. Pour bien préparer l’avenir, listez l’ensemble de vos actions et regardez s’il n’existe pas de solutions qui pourraient être mises en place pour vous faire gagner du temps. Vous en avez par-dessus la tête de retaper chaque jour le nom de votre banque dans un moteur de recherche ou d’en taper l’adresse ? Une fois pour toutes, créez vos favoris et faites en sorte qu’ils soient accessibles en un seul clic.
Autre bonne pratique : mémorisez l’ensemble de vos mots de passe sur votre ordinateur afin de pouvoir y accéder facilement. Dans ce cas précis, faites tout de même attention à la sécurité informatique ou ne les utilisez que pour les comptes qui ne sont pas véritablement importants pour vous et qui ne mettent pas en danger votre société si jamais vous veniez à vous faire pirater. Vous allez gagner chaque jour un temps considérable à ne plus rechercher votre mot de passe ou encore à retaper votre login.
Passer à la synchronisation
Aujourd’hui la plupart des outils et applications proposent de se synchroniser les uns avec les autres. Prenez quelques minutes pour savoir comment votre agenda sur Outlook pourrait être synchronisé avec celui sur votre smartphone. Il ne s’agit pas d’une perte de temps. L’agenda est certes concerné mais de nombreux autres domaines comme les devis qui peuvent être reliés aux factures automatiquement par exemple ou encore les prospects au devis pour ne citer que le domaine commercial et de gestion.
Préparer la veille ce que vous devez faire pour le lendemain
Pour gagner du temps le lendemain, rien ne vous empêche d’organiser votre journée, la veille. Vous pouvez bien entendu organiser l’ensemble de vos tâches avant de partir du bureau, ce qui vous permettra de dormir l’esprit tranquille. Vous pouvez également préparer votre déjeuner ou vos affaires afin d’avoir l’esprit serein dès le matin et pouvoir vous concentrer sur vos tâches sans être perturbé.
Ne jamais procrastiner ou faire l’autruche
Il y a certaines tâches que l’on reporte toujours au lendemain. On ne sait pas trop pourquoi mais elles vous rebutent à un tel point que vous n’arrivez pas à vous y mettre et n’importe quelle excuse sera bonne pour ne pas l’exécuter. Or, remettre au lendemain ce que vous pouvez faire aujourd’hui c’est l’assurance certaine de perdre du temps par la suite. Déjà parce qu’une demande non traitée entraîne souvent une autre demande. Alors si vous avez le temps, lancez-vous ! Vous aurez l’impression qu’une dizaine de personnes seront en train de vous applaudir quand vous aurez fini ! Pensez-y !
