Dans cette période de bouleversement, il est nécessaire d’optimiser le temps des réunions. Qu’elles soient en présentiel ou en distanciel, elles doivent être perforantes pour créer une réelle dynamique. De plus avec les gestes barrières, le port du masque plus les réunions seront courtes, plus la santé de chacun sera protégée.
Un constat a été réalisé :
- Il est rare de disposer d’un ordre du jour avant la réunion,
- La prise de parole n’est pas équitablement partagée entre les participants
- Et, à l’issue de chaque réunion, il est peu courant qu’un plan d’actions soit établi.
Une mesure drastique : tenir les réunions debout
Certaines entreprises comme Happychic, entreprise multi-canal de mode française, et Atomic Object, éditeur de logiciels dans le Michigan, ont décidé de rompre avec cette mauvaise habitude et d’innover : elles tiennent désormais leurs réunions debout, une fois par mois pour les 350 collaborateurs du siège chez Happychic et tous les matins pour les 30 collaborateurs d’Atomic Object.
Pas question d’apporter sa chaise, son croissant ou son petit café, ni même son ordinateur… Plus question non plus de passer des heures à palabrer ou à jouer discrètement sur son smartphone pour tromper son ennui… Les réunions sont plus courtes, mais aussi plus efficaces car on s’en tient à l’essentiel pour éviter l’inconfort de la position debout !
Réunions courtes : mode d’emploi
S’appuyant sur la célèbre roue de Deming et sur son cycle Plan/Do/Check/Act, les réunions debout favorisent une participation active des personnes qui y assistent par le traitement systématique des points suivants :
- Check : un point est fait sur le travail réalisé au cours de la période précédente et sur ce qui reste à faire
- Plan : le travail qui doit être réalisé au cours de la période à venir est planifié et les personnes en charge des actions sont nommément désignées
- Do : certains problèmes sont partagés sous la forme d’une communication Bottom-Up et des propositions peuvent, par la suite, être avancées par le groupe pour les résoudre. De la même façon, des informations Corporate sont données au groupe sous la forme d’une communication Top-Down
- Act : en fin de réunion, chacun ayant sa feuille de route, il ne reste plus qu’à engager les actions prévues.
Une durée maximale de 10 minutes doit être observée chronomètre en main pour passer en revue les différents points évoqués ci-dessus, mais la ponctualité de tous les participants est en contrepartie une obligation.
Autre caractéristique : la réunion débout fait appel à toutes les personnes de l’équipe qui sont directement et indirectement impliquées de façon à renforcer le sentiment d’appartenance et à donner du sens à l’action de chacun.
Réunions courtes : où les tenir ?
Pour ce qui concerne le lieu de la réunion, aller au « Gemba » est indispensable. Ce mot d’origine japonaise désigne le lieu où vos clients sont au contact des employés de votre entreprise, autrement dit là où se déroule l’expérience client (guichet, centre d’appels, bureau, poste de conduite…). Il constitue l’un des principes du Lean Management permettant d’améliorer la performance globale de l’entreprise.
Les participants à la réunion sont ainsi à même de mieux comprendre comment se déroulent au quotidien les activités de l’entreprise en écoutant et en observant ce qui se passe sur le terrain, en échangeant aussi avec leurs collègues qui sont au contact des clients et se sentent de fait traités avec considération.
La force du vécu va, en effet, bien au-delà d’un simple rapport ou de relevés statistiques et permet à tout un chacun de s’imprégner bien plus efficacement des problématiques et d’avancer des solutions d’autant plus pertinentes.
A présent, si cela vous séduit et que vous voulez essayer, il ne vous reste qu’à franchir le pas et à tenir vos premières réunions debout ! Merci de partager en ligne vos retours d’expérience.