Le premier client arrive et il arrive souvent de créer sa facture à partir d’une autre que l’on a reçue. Vous pouvez consulter un site internet pour dénicher un modèle de facture. Cependant, il faut savoir, avant tout, qu’elle demeure une pièce comptable qui répond à des règles légales. Certaines mentions demeurent obligatoires et dépendent du statut de l’entreprise. Il faut donc y prêter une attention.
Que représente la facture ?
La facture est un document détaillé des prestations ou des marchandises vendues (quittance pour une facture payée, note, relevé). Il s’agit d’un document de nature commerciale et comptable établi par une structure juridique (société, association, entrepreneur individuel par exemple) pour constater les conditions des achats et ventes de produits, de marchandises ou de services rendus (nature, quantité, poids, qualité, prix, conditions et échéance de paiement notamment).
Source www.service-public.fr/professionnels-entreprises/vosdroits
La facture est-elle obligatoire et dans quelles circonstances ?
- Lors de prestation de service ou de vente de marchandise entre professionnels ;
- Lors de ventes à distance, à savoir les échanges intracommunautaires pour lesquels l’acquéreur est un particulier (notamment vente par correspondance) ;
- Lors de livraisons aux enchères publiques de biens d’occasion, d’œuvres d’art, d’objets de collection ou d’antiquité.
Attention ! Toute prestation de services effectuée pour un particulier doit faire l’objet d’une note, lorsque le prix est égal ou supérieur à 25 €TTC.
Tout manquement à l’obligation de facturation entre professionnels est passible d’une amende pénale de 75 000 €. De surcroît, cette amende peut s’élever à 50 % de la somme facturée ou de celle qui aurait dû être facturée, et d’un redressement fiscal (de 50 % du montant de la transaction).
Quelles sont les 5 fonctions de la facture ?
- Une fonction juridique. Elle constitue la preuve juridique de la réalité de la prestation rendue ou de la marchandise vendue. Notamment, elle constate le droit de créance du vendeur (quittance par exemple).
- Une fonction commerciale. Elle détaille les conditions de négociation de la vente entre le fournisseur et son client, notamment le montant à payer.
- Une fonction comptable. Elle sert de justificatif comptable, nécessaire à l’établissement des comptes annuels.
- Une fonction fiscale. Elle fait office de support à l’exercice des droits sur la TVA (collecte et déduction) et au contrôle de l’impôt.
La note d’honoraires est un document tenant lieu de facture, établi par un professionnel exerçant une profession libérale. Ainsi, elle est soumise aux mêmes règles que la facture.
Que doit comporter la facture ?
- Des mentions obligatoires,
- Rédaction en français,
- en 2 exemplaires, l’original étant conservé par le client.
On peut l’établir sous forme papier ou électronique sous certaines conditions.
Attention !
Un ticket de caisse n’est pas considéré comme une facture. En fait, il s’agit uniquement d’une preuve d’achat qui peut permettre le remboursement ou l’échange d’un produit défectueux.
Quel est le délai d’émission d’une facture ?
Une facture doit être délivrée dès la réalisation de la vente. C’est-à-dire, en principe, au plus tard à la livraison de la marchandise ou dès la prestation du service.
Un différé de 15 jours de la facturation peut être admis pour les nécessités de la gestion administrative des entreprises.
La facturation peut être établie de manière périodique pour plusieurs livraisons de biens ou prestations de services distinctes réalisées au profit d’un même client pour lesquelles la taxe devient exigible au cours d’un même mois civil. Cette facture périodique ou récapitulative doit être établie au plus tard à la fin de ce même mois. Cependant, le délai de facturation ne peut pas dépasser un mois.
La date d’émission de la facture fait partie des mentions obligatoires.
Attention ! Les originaux ou les copies des factures doivent être conservés pendant 10 ans à partir de la vente ou de la prestation de service.
Faut-il numéroter les factures ?
La numérotation des factures est représentée par un numéro unique basé sur une séquence chronologique continue, sans rupture. Or, il n’est pas possible d’émettre des factures a posteriori. En effet, deux factures ne peuvent pas avoir le même numéro.
Le numéro de la facture fait partie des mentions obligatoires.
Comment annuler ou rectifier une facture ?
En cas d’erreur ou de remise accordée après son émission, une facture peut être annulée ou rectifiée mais doit suivre un processus très strict afin de ne pas se trouver dans une situation illégale vis-à-vis de l’administration fiscale.
Attention !
Facturation électronique pour les fournisseurs du secteur public
A savoir !
L’ordonnance n° 2021-1190 du 15 septembre 2021 (prise sur le fondement de l’article 195 de la loi de finances pour 2021) va généraliser la facturation électronique dans les échanges entre entreprises assujetties à la TVA. Cependant, le déploiement sera progressif entre 2024 et 2026. Il tiendra compte de la taille des entreprises, afin de permettre à chacune de s’approprier ces nouvelles obligations dans les meilleures conditions :
- à compter du 1er juillet 2024 pour les grandes entreprises
- à compter du 1er janvier 2025 pour les entreprises de taille intermédiaire
- à compter du 1er janvier 2026 pour les petites et moyennes entreprises et micro-entreprises.
La facturation dématérialisée est obligatoire pour les grandes entreprises (plus de 5 000 salariés) et pour les entreprises de taille intermédiaire (250 à 5 000 salariés). Par ailleurs, elle sera obligatoire pour les petites et moyennes entreprises (10 à 250 salariés) au 1er janvier 2019 et aux très petites entreprises (moins de 10 salariés) au 1erjanvier 2020.
Quelles sont les mentions obligatoires sur toute facture ?
- Date d’émission de la facture
- Numérotation de la facture (sur toutes les pages)
- Date de la vente ou de la prestation de service
- Identité de l’acheteur (nom, adresse)
- Identité du vendeur ou du prestataire (dénomination sociale, forme juridique, adresse, numéro d’immatriculation ou « Siret en cours d’attribution »)
- Numéro individuel d’identification à la TVA du vendeur (à condition que la facture soit supérieure à un montant total HT de 150 €)
- Numéro individuel d’identification à la TVA du client professionnel (à condition que ce dernier soit redevable de la TVA, que la facture soit supérieure à un montant total HT de 150 € et que le client professionnel soit étranger)
- Désignation du produit ou de la prestation
- Décompte détaillé de chaque prestation et produit fourni
- Prix catalogue (prix unitaire ou taux horaire hors TVA)
- Majoration éventuelle de prix (transport, emballage…)
- Taux de TVA légalement applicable et montant de TVA correspondant
- Remises ou rabais
- Sommes totales à payer (HT et TTC)
Quelles sont les mentions obligatoires entre professionnels ?
Aux obligations précédentes, il faut ajouter la date de paiement. En l’absence de stipulations contractuelles, le délai de paiement sera de maximum 30 jours après la réception des marchandises ou l’exécution de la prestation.
Mais il est possible de négocier contractuellement un délai différent :
- 60 jours maximum après la date d’émission de la facture ;
- 45 jours maximum après la date d’émission de la facture en cas de facture périodique ;
- 45 jours maximum après la fin du mois de réception de la facture.
Il est impossible de prévoir des délais supérieurs.
La facture ne peut pas être rédigée à la légère. Il faut donc en amont envisager de rédiger des factures qui puissent permettre d’agir en toute sécurité et ne pas créer des contentieux.
Les moyens de paiement
Une facture peut être réglée de l’une des manières suivantes :
- Par chèque
- En espèces (au-delà de 1 000 €, le paiement en espèces d’une dette professionnelle est interdit)
- Par virement bancaire
- Par lettre de change ou billet à ordre (document selon lequel le client s’engage à payer une somme d’argent au fournisseur à une date précise)
- La mention du mode de paiement n’est pas obligatoire sur une facture. Cependant, la date de règlement et le délai de paiement sont des mentions obligatoires.
Source : www.service-public.fr/professionnels-entreprises/vosdroits
Enfin, depuis le 15 mai 2022, les entrepreneurs individuels ont l’obligation d’indiquer la mention EI ou Entrepreneur Individuel sur leurs factures (et devis).