Le temps est révolu de vouloir rassembler au sein des entreprises toutes les fonctions même si elles étaient onéreuses et si elles ne justifiaient pas un emploi à temps plein ou à temps partiel. La réduction des coûts a obligé de repenser la manière de gérer l’organisation de l’entreprise. Concentrer ses efforts et ses ressources sur son cœur de métier est possible et donc externaliser certaines fonctions. La solution d’externaliser les fonctions supports est présente depuis de nombreuses années dans les grandes entreprises. Elle est de plus en plus utilisée dans les PME et même les TPE et Start-Up. Elles y voient elles aussi une manière de renforcer leur expertise, rationaliser leur frais fixes et ne pas augmenter trop rapidement leur masse salariale.
L’optimisation du fonctionnement de l’entreprise
Beaucoup de chefs d’entreprises sont en effet à la recherche d’alternatives novatrices pour optimiser l’efficacité de l’organisation et accroître leur productivité et rentabilité
Pourquoi alors consacrer du temps à des tâches et activités secondaires ?
Or, Elles sont néanmoins nécessaires,. De surcroît, elles nécessitent des compétences, parfois onéreuses mais qui n’impactent pas directement sur la performance du produit ou du service de l’entreprise.
Au registre de ces compétences et selon la taille et la maturité de l’entreprise, on peut avoir besoin de recourir à des spécialistes de la finance, des ressources humaines (gestion des ressources humaines, recrutement, paie, juridique, social), de l’organisation, de la communication, de l’informatique, des réseaux sociaux, du support à la vente ou encore du marketing. Tous ces sujets requièrent une réelle expertise.
L’évolution des technologies de l’information et de la communication et la présence sur le marché des conseils et services aux entreprises de nombreux prestataires experts permet à toute entreprise de pouvoir externaliser en totalité ou en partie ces expertises.
Beaucoup de chefs d’entreprises pensent savoir tout faire tout seul et surtout réaliser des économies alors qu’ils ne se concentrent pas alors sur leur cœur de métier et donc que leur création de valeur est moindre.
Comment externaliser ?
Pour réussir toute externalisation, il faut la réfléchir en amont et surtout prendre le temps de le faire afin de bien penser aux besoins précis mais aussi et surtout de choisir le meilleur prestataire.
Quelques points essentiels
- Cibler les fonctions pour lesquelles vous n’avez pas ou vous manquez d’expertise
- Etablir un cahier des charges très précis
- Consulter deux ou trois prestataires
- Evaluer la compétence du prestataire :
- capacité à comprendre votre besoin,
- force de proposition, devis détaillé,
- disponibilité, lieu d’exécution,
- principaux résultats, transfert de compétences…
- Prévoir les réunions de travail et la date des livrables
- Anticiper les conditions de sortie et des conditions de reprise et de transfert à un autre prestataire ou les conditions d’internalisation de ces fonctions.
Dernier conseil, prévoyez chaque fois que cela est possible les conditions de sortie et de réversibilité, c’est-à-dire les conditions à remplir par votre prestataire en fin de contrat pour vous permettre de réinternaliser la fonction ou de changer de prestataire dans de bonnes conditions.
L’externalisation vous permet donc de maîtriser vos coûts, de renforcer votre expertise, d’apporter de la souplesse à votre organisation, d’acquérir de la connaissance dans des domaines connexes et de limiter votre marge d’erreurs.
De plus en plus de prestataires indépendants sont positionnés sur l’offre de services en temps partagé. Cette offre peut aller d’une demi-journée par mois à plusieurs jours par semaine. Son intérêt pour l’entreprise est de pouvoir disposer de l’Expert selon ses besoins.