Le tableur Excel intégré dans la suite Office de Microsoft est un outil puissant qui peut être utilisé pour tenir une comptabilité d’entreprise à condition de respecter les obligations légales.
Excel, un outil suffisant pour des TPE voire des PME
Le tableur Excel offre désormais des fonctions puissantes permettant aisément de tenir une comptabilité simple en enregistrant les recettes, dépenses et bilans. Il suffit de dédier une feuille différente à chaque livre comptable et d’utiliser les fonctions du tableur pour consolider les informations d’une feuille à l’autre (par exemple pour récupérer dans le compte de bilan des éléments provenant du compte de recettes).
L’exercice est particulièrement simple dans le cadre d’un micro-entrepreneur qui a pour unique obligation la tenue d’un livre chronologique de recettes (ainsi que d’un livre des achats dans le cas d’une activité commerciale). Cela semble un peu plus compliqué dans le cadre d’une TPE et peut se révéler plus complexe encore dans celui d’une PME, les obligations légales augmentent avec le chiffre d’affaires effectif de l’entreprise.
L’usage d’Excel dans le cadre d’une micro-entreprise est ainsi à la portée d’un simple utilisateur alors que dans le cadre d’une PME, il faudra se plonger un peu plus dans les aides largement disponibles au sujet du tableur (aide intégrée du logiciel, forums sur internet, ouvrages dédiés). En revanche un usage plus poussé d’Excel permet de l’utiliser pour une véritable comptabilité analytique en étudiant la ventilation des coûts et leur évolution d’une année sur l’autre – il faut là maîtriser les formules et les références Excel – mais on peut obtenir de véritables résultats riches d’enseignement ainsi et s’en servir comme d’un véritable outil de pilotage de son activité.
Attention au respect des obligations légales
Les faiblesses d’Excel pour la tenue d’une comptabilité ne sont pas à rechercher dans les capacités calculatoires du logiciel, mais dans son adéquation ou plutôt son inadéquation aux obligations légales.
L’entrepreneur est en effet légalement tenu de conserver pendant dix ans sa comptabilité et de pouvoir la présenter en cas de demande de l’administration (par exemple dans le cas d’un contrôle fiscal ou social). Or Microsoft ne garantit aucunement la pérennité pendant dix ans de la version actuelle de la suite Office (et l’expérience tendrait à démontrer le contraire…) Il est fort possible que les tableaux, patiemment construits pour assurer la comptabilité de l’entreprise, supportent mal ensuite les évolutions de ces versions futures de la suite Office.
Le risque est réel puisque les tableaux des anciennes versions d’Excel (extension .xls) souffrent de « pertes mineures de compatibilité » lorsqu’ils sont lus avec les versions actuelles et ceux issus de la suite gratuite Works de Microsoft ne sont plus du tout lus désormais ! Et si l’entrepreneur ne peut fournir sa comptabilité lorsqu’elle lui est demandée, il s’expose à un redressement basé sur une estimation forfaitaire de ses bénéfices,estimation rarement favorable…
L’autre problème lié à l’utilisation d’Excel est l’absence de possibilité de figer définitivement les données contrairement aux logiciels spécialisés dans la comptabilité. Cette difficulté peut être corrigée en imprimant périodiquement les journaux comptables et en les datant et paraphant page par page de façon manuscrite ou en les recopiant patiemment dans un livre comptable papier.