Qu’il s’agisse d’une grande occasion comme une soirée d’anniversaire ou d’un grand meeting pour ses clients, ou encore d’un événement à taille plus réduite, son organisation requiert une bonne logistique. Avant de vous lancer dans ce qui peut représenter une source de dépenses et de stress, quelques conseils sont à prendre en compte pour que votre investissement ne devienne pas contre-productif. Et le choix de la salle fait partie de vos priorités.
Choisir la bonne date
Avant de vous rendre sur les sites de location de salles, mieux vaut sélectionner une ou plusieurs dates, le plus en amont possible. Inutile de vous rappeler que, plus vous vous y prenez tôt, plus vous avez de chance que votre événement se révèle un succès. Rien ne sert de courir après la salle idéale si elle n’est plus disponible le jour J… À moins de vouloir attendre la dernière minute pour trouver une offre « désespérée » d’un lieu qui décide de vous faire un rabais, mieux vaut commander en amont sa salle pour plusieurs raisons. Déjà, les lieux les plus prisés s’avèrent souvent réservés plusieurs mois à l’avance, voire jusqu’à une année entière lorsque le lieu est particulièrement attractif. Ensuite, la date représente souvent un critère essentiel pour vos invités : vacances des enfants, matchs de foot de première catégorie, jours fériés, fêtes religieuses, grèves… Autant de critères à prendre en considération et qui dépendent davantage du profil de vos invités.
Les critères essentiels à la sélection de la salle
Comme le dirait votre banquier à propos d’un commerce : emplacement, emplacement, emplacement ! La salle de vos rêves doit être située dans une zone qui convient à vos invités afin qu’ils s’y rendent facilement mais aussi pour qu’ils puissent revenir dans les meilleures conditions. Inutile de louer un lieu idyllique si personne ne peut ou ne veut s’y rendre car peu inaccessible en transport, par exemple. Il vous faudra d’ailleurs penser à inclure des moyens supplémentaires en cas d’accès difficile comme des navettes. Les invités que vous cherchez à attirer ont également des exigences et des obligations, ne les oubliez pas !
La nature de votre événement doit, elle aussi, être prise en compte. Ce dernier doit pouvoir accueillir suffisamment de monde sans que vos invités ne soient à l’étroit. Vous devez aussi penser à sa capacité maximale et vous risquez d’être tenu pour responsable en cas d’incidents liés à un excédent de personnes lors de votre événement.
Les configurations possibles doivent également attirer votre attention. Inutile de penser à une salle qui ne pourrait respecter le planning de vos activités. Chaque partie de votre événement doit pouvoir s’effectuer le plus facilement possible et parfois, dans des « endroits » différents. Par exemple, si vous souhaitez organiser une conférence-cocktail, il vous faudra prévoir deux espaces distincts. À défaut, vous pourriez rencontrer bien des surprises lors de la transformation de votre salle. Une population professionnelle s’avère bien plus exigeante qu’une population dite amicale et pourrait être gênée, lors de la conférence, par toute forme de manutention.
Ceux à ne pas négliger !
- le vestiaire : souvent négligé, il est pourtant nécessaire de le prendre en compte de sorte à ce que vos invités passent une bonne soirée en se délestant des différents éléments qui les encombrent (sacs et vestes notamment), surtout en hiver. N’oubliez pas de vérifier que la taille du vestiaire soit en adéquation avec votre événement et de prévoir la logistique des tickets.
- le matériel audio et informatique : si vous souhaitez faire une conférence, le nombre de micros ou l’audibilité du son représente souvent un facteur décisif pour la réussite de votre évènement. La présence d’un écho peut perturber vos invités autant que vos participants. N’oubliez pas de préparer un nombre suffisant de micros, il est toujours désagréable de se retrouver avec un moment de flottement quand un seul micro fonctionne ou pire, lorsqu’il cesse de fonctionner… Le matériel informatique, de manière générale, doit être vérifié et compatible avec celui de votre prestataire. Si vous souhaitez réaliser une projection, par exemple, vous devez vérifier que vous pourrez brancher votre propre matériel avec les bons moyens de connexion ou que vous pourrez transférer facilement vos données. N’hésitez pas à décrire les formats utilisés et les moyens de transmission.
- Le réseau téléphonique et la connexion internet : s’ils peuvent se révéler une gêne, ils peuvent également représenter une partie décisive du succès de votre événement. Inutile de prévoir des interactions via téléphone, si personne ne peut se connecter à un simple réseau téléphonique.
- Le matériel pour le traiteur : frigidaire, présence d’une cuisine bien équipée (four, micro-onde, aération…) peuvent être nécessaires à la bonne exécution de la prestation. Le temps de rafraîchissement des boissons ou l’arrivée en avance d’un traiteur sont à prévoir !
- Les horaires à confirmer : chaque salle détient ses horaires propres pour votre mise en place. Il est courant que votre délai d’installation soit très court. Vérifiez que vous serez en mesure d’être prêt dans les délais imposés par votre prestataire pour installer vos kakemonos, brochures et autres éléments essentiels.
- La présence d’un espace de stockage : il peut s’avérer particulièrement utile si vous souhaitez récupérer votre matériel après l’événement ou le déposer avant sans être une gêne. Il vous incombe de vérifier la possibilité d’utilisation avant et après l’événement.
Les petits à-côtés utiles
La présence d’un supermarché et de commerces notamment en cas d’imprévus : oublis de matériel tels que le scotch, les sacs poubelles s’ils ne sont pas fournis, besoin de s’approvisionner à la dernière minute… D’autres éléments restent à regarder pour le confort de vos participants tels que l’emplacement des sanitaires ou encore la qualité des chaises qui sont mises à disposition par votre prestataire. N’oubliez pas de visualiser comment vous allez accueillir vos participants et VIP. Une pièce à part ou un espace dédié peut se révéler un vrai plus pour votre organisation.
Des idées simples pour trouver la salle de votre réussite
Pour bien commencer, listez l’ensemble de vos critères avant de partir à la recherche de votre salle. N’hésitez pas à les diviser en plusieurs catégories : essentiels, secondaires, subsidiaires. Vous pourrez ainsi évaluer si vous êtes en mesure de faire des compromis et ne pas exclure l’ensemble des salles qui ne répondent pas à tous vos critères. N’oubliez aucune contrainte liée à l’animation. Trouver sa salle représente souvent le parcours du combattant alors n’hésitez pas à être le plus précis possible sans rien omettre.
Pour effectuer votre recherche, rien de plus simple, certains sites vous proposent la location de salles et effectuent un tri pour vous, selon vos critères. N’hésitez pas à commencer en vous basant sur vos critères essentiels. Inutiles de perdre du temps à référencer l’ensemble des salles. Avant de valider votre choix, n’oubliez pas que chaque salle à sa manière de fonctionner et que certaines vous imposent le choix du traiteur. Une salle peut se révéler moins coûteuse en apparence mais compenser sur le traiteur.