Non cela n’arrive pas qu’aux autres. Inutile d’avoir des frissons quand vous voyez une entreprise partir en fumée et les nombreux investissements de travail du dirigeant et des collaborateurs réduites en cendres ! Juste un court-circuit à la machine à café. Pourtant, l’entreprise avait été contrôlée il y a encore peu de temps.
Mettre en place un plan en cas de sinistre peut être considéré de prime abord comme une perte de temps et une vision pessimiste. Mais si une catastrophe se produit réellement, cette préparation vous sauvera et vous empêchera de tout perdre.
Quand un désastre se produit, difficile de ne pas s’en vouloir. « Je n’aurais jamais pu imaginer que cela pouvait se produire ». Et à ce moment-là, tout est perdu. Pourtant, il est possible (et même nécessaire) d’anticiper et de préparer les scénarios défavorables. Même les plus improbables : incendie, cambriolage, effondrement, inondation… Bref ! Toutes les catastrophes qui peuvent ruiner votre entreprise et votre vie en quelques secondes.
La bonne nouvelle, c’est qu’il n’est pas nécessaire de dépenser une fortune pour se préparer. Voici comment mettre toutes les chances de votre côté si quelque chose se produit.
Copier régulièrement vos données sur disque dur
Cela peut paraître un peu simpliste. Mais quand un accident se produira, vous serez ravi de retrouver vos fichiers sur votre disque dur de « secours » dans un autre endroit que votre bureau. À quel prix ? Simplement celui d’un disque dur externe avec une capacité de stockage importante. Ensuite, il faudra juste trouver la motivation pour faire des copies régulièrement. Pour ce faire, imaginez ce que cela donnerait si vous perdiez toutes vos données. Pensez au temps qu’il faudrait pour tout refaire.
Faites donc des copies des documents importants le plus régulièrement possible. Et placez le périphérique de stockage dans un autre lieu. Tous vos documents importants ! Comme les coordonnées de clients, de collaborateurs, des données financières et bancaires, des mots de passe, des sauvegardes de vos ordinateurs…
Autre solution : le Cloud. De la sorte vous n’aurez pas l’obligation de faire sans cesse des copies sur un ou plusieurs disques durs distincts. De plus, avec la percée de cette « technologie », les prix sont désormais très attractifs, même pour un volume de données important…
Prévoir un plan d’évacuation
Ce n’est pas parce que vos locaux ne sont pas immenses qu’aucun plan d’évacuation ne doit être mis en place. En cas de catastrophe, vous et vos équipes n’aurez que quelques secondes pour réagir. Tout le monde doit être capable de quitter les lieux en un rien de temps. Testez ensuite ce plan d’évacuation pour vous assurer qu’il est adapté. Dans l’idéal, les « simulations » doivent avoir lieu au minimum une ou deux fois par an.
Des dispositifs d’alarme, de surveillance et des équipements de secours contre l’incendie doivent être mis en place dans tous les ERP de façon appropriée à leur taille et aux risques encourus : extincteurs (1 pour 200 à 300 m²), éclairage de sécurité, antivols, etc.
Le plan d’évacuation des locaux, accompagné des consignes de sécurité, doit être affiché à chaque niveau desservi par une cage d’escalier ; dans chaque salle pouvant contenir au moins 5 personnes ; dans les vestiaires et les salles de repos du personnel.
Il doit indiquer les itinéraires d’évacuation vers l’extérieur ; les barrages (ou robinet de coupure) du gaz, de l’eau et de l’électricité ; l’emplacement des extincteurs et des trappes de désenfumage…
Se préparer à travailler à distance
Si une catastrophe a lieu dans vos locaux, vous et vos employés des bureaux ne pourront pas y travailler pendant une période de temps prolongée. Préparez-vous en amont à travailler à distance. Cela n’est encore une fois pas compliqué. Faites simplement en sorte que tous les membres de votre équipe sachent utiliser les outils collaboratifs que vous aurez choisis.
Il en existe des centaines, cela peut aller du simple document en ligne à des outils beaucoup plus complexes. La communication peut passer par Skype ou Google Talk par exemple. En faisant cela, vous faites coup double. Si les procédures sont en place, un salarié qui pour diverses raisons doit rester chez lui pourra tout de même travailler. Chacun doit savoir faire ce qu’il doit faire s’il travaille à distance. Avec l’offre d’outils informatiques, cela vous coutera tout au plus quelques heures de votre temps pour expliquer à tout le monde comment fonctionnent les outils.
Enfin, naturellement, tous ces efforts ne suffiront pas à sauver votre entreprise si votre assurance ne couvre pas les dégâts occasionnés par la catastrophe. Sur ce point, c’est un très mauvais calcul que de vouloir une petite économie en supprimant du contrat la couverture de certains risques. Cela peut paraître frustrant de payer alors qu’il est très probable qu’aucun désastre ne se produise, mais si le scénario catastrophe survient, c’est l’assurance qui vous sauvera du naufrage financier.