De par son aspect pratique, l’e-mail s’est substitué aux courriers postaux depuis maintenant une bonne dizaine d’années, et s’utilise tout autant dans le milieu privé que professionnel. Dans le cadre professionnel, l’e-mail reste l’outil de communication le plus utilisé malgré la nette croissance des réseaux sociaux et autres messageries instantanées. Il s’avère utile de connaître quelques règles de politesse afin de ne pas froisser son destinataire et de ne pas détériorer les relations existantes.
Courriel professionnel implique une adresse e-mail professionnelle
Il va sans dire que pour vous adresser à un interlocuteur dans le cadre des relations professionnelles, des adresses personnelles telles :
- lovelygirl@…
- greatman@… sont absolument à proscrire.
Une adresse e-mail professionnelle est de mise, ou à défaut, une adresse personnelle avec votre nom et prénom, qui serait ainsi la signature de votre identité.
Bien sélectionner votre destinataire pour éviter les impairs
Dans le champ prévu à cet effet, renseignez bien l’adresse de votre destinataire et ne vous y trompez pas. Il serait fâcheux et d’une grande impolitesse d’envoyer un courrier adressé à votre directeur à votre fournisseur et vice-versa. Il faut porter une grande attention aux destinataires à mettre en copie, surtout pour les e-mails à contenu confidentiel.
Renseigner clairement l’objet
C’est en fonction de l’objet de votre e-mail que votre interlocuteur choisira de le lire en priorité ou pas. Marquez clairement de quoi il s’agit :
- « Rendez-vous du …/sur …, Retour sur … ».
Il est possible d’indiquer devant l’objet « Urgent » ou « Haute priorité » si et seulement si le courrier est vraiment urgent. S’il s’agit de l’e-mail collectif ou général de l’entreprise, précisez également à qui l’e-mail est adressé avant de mettre l’objet en soi, par exemple : « Attn. Monsieur le Directeur Général, offre de collaboration ».
Commencer par vous adresser à votre destinataire
Il serait mal vu d’entrer directement dans le vif du sujet. Commencez par une appellation correcte de votre destinataire : « Monsieur X / Madame Y » ou par leur fonction : « Monsieur le Directeur ». Évitez de commencer votre e-mail par un simple mot comme « Bonjour », surtout s’il s’agit d’une première prise de contact.
Le vouvoiement est de rigueur
Dans un e-mail professionnel, le vouvoiement est de mise, surtout s’il s’agit d’une première correspondance ou de relations entre deux sociétés différentes, voire deux services différents. Bien sûr, il est possible de passer de ce vouvoiement au tutoiement si l’un des interlocuteurs le propose dans le but de déformaliser les relations, ou si les deux interlocuteurs se tutoient déjà dans l’univers quotidien de l’entreprise. Il est à noter que dans certains domaines le tutoiement s’impose dès que la première rencontre a eu lieu. N’utilisez pas le vouvoiement si lors des rencontres vous tutoyez les personnes.
Structurer votre email
Soignez le contenu de votre e-mail. Soyez clair et précis quant à vos intentions. Le texte se doit d’être lisible, subdivisé en plusieurs paragraphes au besoin. Il n’est pas conseillé d’utiliser des abréviations, les règles de ponctuation et les majuscules sont à respecter, en évitant au maximum, voire en proscrivant l’usage des points d’exclamation pour ne pas se montrer trop personnel. Évitez d’écrire un courriel trop long et relisez-vous pour éviter toute faute d’orthographe.
Conclure avec courtoisie
À la fin de votre e-mail, n’oubliez pas de conclure en remerciant votre interlocuteur de l’attention qu’il a porté à votre lettre.
« Je vous remercie de l’attention que vous avez portez à ma demande. »
« Je me tiens à votre entière disposition pour tout renseignement qu’il vous plairait de me demander. » Puis, terminez par une formule de
politesse du type : « Cordialement », « Bien cordialement », « Respectueusement » ou « Bien à vous » pour faire preuve de respect envers votre destinataire. Ces formules doivent être suivies d’une virgule. Vous pouvez aussi utiliser les formules traditionnelles de politesse pour marquer une certaine déférence.
« Je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, mes salutations distinguées. »
Il est vrai que nous vivons dans un monde instantané où les gens aiment que tout se fasse le plus rapidement possible, sans raccourci et droit au but. Mais les règles de politesse échappent heureusement à cette règle et demeurent au beau fixe dans tous les domaines.
Il vous faut ne pas oublier de respecter les règles de confidentialité émises par le RGDP aux risques d’être sanctionné.