L’écrit et l’oral sont les deux moyens que nous avons à notre disposition pour communiquer. S’il y a encore peu de temps, le téléphone était notre principal moyen de communication entre les services et avec les clients, il a laissé sa place en grande partie aux e-mails mais aussi à de nouveaux moyens de communication qui peuvent réunir plusieurs collaborateur grâce à la visioconférence. Pour le bon fonctionnement d’une entreprise, il est important pour son dirigeant de savoir bien maîtriser la communication et transmettre mon message de la façon la plus efficace. Tous les messages à partager en interne doivent être clairs, courts ou précis et bien réfléchi en amont pour ne pas laisser la place prépondérante aux émotions. Mais comment faire pour communiquer efficacement ? Lequel est le plus efficace : l’écrit ou l’oral ?
Construire un message pertinent
Avant d’envoyer un quelconque message, il faut d’abord définir son objectif et déterminer le ou les destinataire(s). Lorsque cette première phase mise en place, il est indispensable de choisir le moyen de communication efficace qui est capable d’atteindre toutes les personnes visées : la communication verbale ou non verbale. Ces deux modes de communication possèdent chacun leurs particularités, et le choix repose sur le type de message à envoyer ainsi que les destinataires. Pour éviter la perte d’information en cours de route, il demeure essentiel de formuler le message à envoyer de manière claire, précise et concise pour qu’il soit facilement assimilé par les destinataires que ce soit à l’écrit ou à l’oral.
Une communication écrite efficace
La clé d’une bonne communication écrite reste la clarté et la lisibilité. Avant de partager une information, il faut bien structurer le message et employer les mots justes et percutants pour attirer et convaincre votre lecteur mais aussi d’utiliser la phrase courte. Si vous utilisez la communication écrite, les interlocuteurs n’ont pas besoin d’être proches physiquement. Ce mode de communication se caractérise par la virtualité du destinataire, il est donc possible que vous n’obteniez pas de réponse immédiate.
À l’écrit, vous avez la possibilité de bien réfléchir aux informations à envoyer pour élaborer ensuite un message bien construit. Pour être efficace, il faut également jouer sur les supports. Toutefois, les messages écrits demeurent plus longs à produire, ils demandent plus de délais d’interaction et sont dépourvus d’émotions directes et de contacts humains.
Une communication orale opérationnelle
Directe, interactive et rapide… Voilà des qualificatifs qui pourraient très bien convenir à la communication orale. Ce mode de communication demande une proximité géographique. Le locuteur et l’auditeur sont présents physiquement, ce qui favorise l’échange immédiat. Le contenu est riche en émotions à travers la voix, la posture, les attitudes des interlocuteurs. Parler clairement et avec conviction est la seule manière de réussir à faire passer un message.
La base d’une bonne communication orale est la reformulation. Il est indispensable de bien reformuler le message pour renforcer son efficacité et de rester toujours attentif à la gestuelle. Mais l’essentiel est de savoir gérer à la perfection le temps de parole et de rester concentré sur les points importants de votre message.
Vu son aspect spontané, la communication orale peut être difficile à maîtriser en cas de conflit. Pensez à bien vous exprimer, même dans ces situations, pour ne pas déformer le message. La communication orale est riche et indispensable. Si elle se déroule sans problème, elle favorise l’échange.
Écouter ou prendre des notes !
Selon les spécialistes, la communication orale est plus efficace que celle qui a trait à l’écrit. Vous vous demandez sûrement comment c’est possible puisque vous passez le plus clair de votre temps à écrire des e-mails, à envoyer des SMS ou à prendre des notes.
Néanmoins, communiquer à l’oral directement avec votre interlocuteur facilite grandement la réactivité des deux parties. Quand on discute face à face, on est présent physiquement et on a tendance à réagir rapidement et de façon naturelle. C’est pour cela que les grandes entreprises utilisent beaucoup les vidéo-conférences.
L’écrit, qui est plus distant, nécessite une formulation précise du message et des sentiments que l’on souhaite faire passer. Toutefois, c’est le moyen adéquat pour envoyer un maximum d’informations. D’autant qu’en communiquant à l’écrit, les destinataires peuvent prendre du temps pour répondre, ce qui implique un retour mûr et réfléchi.
Que vous choisissiez l’une ou l’autre des méthodes pour faire passer un message, n’oubliez pas qu’une communication efficace entre deux êtres humains repose sur le bon choix des mots et sur le respect de l’autre.