Quand il pense réduction des coûts, le dirigeant a tendance à se focaliser sur les achats liés à sa production. Or, les achats hors-production représentent les postes de dépenses qui sont stratégiquement les plus intéressants à économiser et optimiser.
Lorsqu’un dirigeant entreprend une action de réduction des coûts pour son entreprise, il a tendance à ne s’intéresser qu’aux masses les plus importantes, représentées par les achats stratégiques. L’optimisation de ces achats présente de forts potentiels d’économies mais nécessite généralement un fort investissement en ressources. De plus, ces projets d’optimisation impliquent un certain délai de mise en œuvre et bien souvent de sensibles impacts organisationnels.
Penser aux achats non stratégiques
Les achats non stratégiques présentent quant à eux des budgets relativement plus faibles mais avec de forts taux d’économies potentielles. De même, ils vont être moins consommateurs de ressources, engendrer moins d’impacts organisationnels et pouvoir générer des économies plus rapidement. L’enjeu consiste à identifier parmi toutes les catégories de dépenses celles qui présentent le plus de potentiel.
1/ Les télécoms
Le marché des télécoms évolue constamment avec des renouvellements d’offres très rapides, l’entrée de nouveaux acteurs et une tarification très opaque. Les offres difficilement comparables des différents opérateurs, l’évolution des usages des clients et l’impact des nouvelles technologies autorisent de substantielles optimisations dès lors que l’on arrive à retenir l’offre de service qui correspond le mieux à ses besoins.
2/ Les assurances
Poste de dépenses qui nécessite d’être régulièrement remis en question, ne serait-ce que pour ajuster sa couverture suite à l’évolution mécanique des risques encourus par l’entreprise. La présence de nombreux intermédiaires dont l’appétence varie et ayant accès à des conditions différentes, peut présenter de belles opportunités d’optimisation. De plus, l’entreprise peut agir sur ses primes d’assurances, notamment en réalisant un travail de prévention pour diminuer la sinistralité, et ce, plus particulièrement sur la partie dommages sur biens et sur l’assurance de la flotte de véhicules.
3/ Les transports
Le marché du transport se caractérise par de nombreux segments (rail, route, maritime, …), de nombreux fournisseurs, une multitude de services, des coûts induits qui fluctuent comme le gasoil, tous les ingrédients nécessaires pour de fortes disparités de prix et de prestations. Le choix du ou des meilleurs prestataires permet d’optimiser les coûts mais aussi d’apporter de la valeur supplémentaire au client par la mise à disposition de moyens physiques (stockage …), organisationnels (outils et méthodes picking …) informatiques et de communication.
4/ Les locaux
Une tendance actuelle est la réduction des coûts immobiliers grâce au télétravail. Elle s’est intensifiée en réponse à la pandémie de COVID-19. De nombreuses entreprises ont repensé leurs besoins en espace de bureau, ce qui a conduit à des économies significatives en termes de loyer et de maintenance. Cela a également entraîné une plus grande flexibilité, permettant aux entreprises d’investir davantage dans la technologie pour soutenir le travail à distance. Cependant, cette évolution nécessite une attention particulière pour maintenir une culture d’entreprise forte et promouvoir le bien-être des employés, ainsi que pour trouver un équilibre entre le travail à distance et les interactions en personne au sein de l’entreprise.
5/ Les autres catégories
De nombreuses autres catégories de frais généraux présentent, elles aussi, de solides potentiels d’économies, on peut notamment citer, les emballages, les impressions, le traitement des déchets, les frais bancaires… Pour sélectionner les catégories de dépenses à prioriser, il est conseillé, tout d’abord, d’analyser les potentiels de gains de chaque catégorie en les rapportant aux investissements nécessaires à la mise en œuvre du projet.
Le dialogue avec les fournisseurs
1/ Le principe
Le dialogue constructif avec les fournisseurs pour réaliser des économies mutuellement bénéfiques est une solution à ne pas négliger. Cette approche stratégique renforce les relations commerciales et peut vous faire réaliser des économies substantielles. Il commence par une communication ouverte et transparente, où l’entreprise partage ses objectifs, ses contraintes budgétaires et ses attentes en matière de qualité. Elle doit écouter les préoccupations des fournisseurs. Ensemble, l’entreprise et les fournisseurs peuvent analyser en détail les coûts, identifier les domaines où des économies sont possibles sans compromettre la qualité et travailler à maximiser l’efficacité.
Cette collaboration peut également impliquer le partage des risques, où les deux parties acceptent de partager certains risques, comme les fluctuations des prix des matières premières. Il peut également conduire à une optimisation des processus, à travers l’identification et la correction d’inefficacités potentielles. Les contrats flexibles peuvent permettre d’ajuster les termes du contrat en fonction des besoins changeants.
2/ Quelques exemples
La réalisation d’économies de manière gagnant-gagnant à travers une collaboration efficace entre les entreprises et leurs fournisseurs prend différentes formes. Tout d’abord, les achats en gros permettent de réduire les coûts unitaires des produits pour l’entreprise, tandis que les fournisseurs bénéficient d’un volume de ventes accru et d’une relation commerciale solide. Ensuite, le partage des coûts logistiques et la rationalisation de la chaîne d’approvisionnement permettent de réduire les dépenses pour les deux parties, tout en améliorant l’efficacité opérationnelle. Enfin, la collaboration peut inclure le partage des coûts de recherche et développement (R&D) pour développer de nouveaux produits ou technologies. Cela permet de mutualiser les risques et de partager les avantages d’une innovation réussie.
Un autre aspect important est la mise en place de contrats à long terme qui offrent une stabilité aux fournisseurs et des avantages tarifaires à l’entreprise. De plus, le partage des économies de coûts résultant de mesures internes d’efficacité incite les fournisseurs à maintenir des prix compétitifs et à chercher des moyens d’améliorer leur efficacité opérationnelle. Enfin, une gestion optimisée des stocks en collaboration avec les fournisseurs permet de réduire les coûts de stockage tout en évitant les ruptures de stock, profitant ainsi à l’entreprise et à ses partenaires fournisseurs.