La gestion de la DSI (Direction des Systèmes d’Information) implique de nombreuses obligations. Les responsables doivent coordonner les projets, maintenir le contact avec les fournisseurs, suivre les dépenses conformément aux prévisions budgétaires, et aussi, déléguer les tâches. Heureusement, il existe des outils performants qui aident à piloter efficacement les activités menées au sein d’une DSI.
Vue d’ensemble des principaux outils de gestion pour les DSI
Pour diriger efficacement une DSI, vous avez besoin d’outils qui facilitent la gestion des projets, des fournisseurs, des équipes et des budgets.
Un outil de gestion de projets
La planification des projets est une tâche particulièrement difficile dans les DSI. Vous devez gérer tous les programmes simultanément, attribuer les portefeuilles conformément aux prévisions budgétaires et réussir la coordination des équipes pilotes. Dans cette optique, l’outil intervient pour simplifier le travail à divers niveaux. En quelques clics, vous pouvez insérer les paramètres clés des projets à forte valeur dans une solution unique. Le tableau de bord vous permet d’avoir une vue globale sur les activités en cours, les risques encourus, les difficultés ainsi que les dérives possibles.
Un outil de gestion des fournisseurs
Les DSI sont souvent en contact avec plusieurs fournisseurs à la fois. Pour maintenir les partenariats et vous assurer que chacun d’eux respecte les clauses de la collaboration, vous avez besoin d’un outil de gestion efficace. L’objectif est de centraliser toutes les informations dans une base de données pour fluidifier les échanges. Comme vous pouvez le voir sur Abraxio, ce type de logiciel vous aide à classer les données par ordre de priorité pour un meilleur contrôle de votre budget. Sur programmation, il rappelle également les dates d’échéances de tous les contrats importants. Vous avez une vision synthétique de l’ensemble de vos fournisseurs.
Un outil de gestion des équipes
Plusieurs équipes fonctionnent au sein d’une DSI. Sous votre responsabilité, il y a certainement des chefs de projet, des collectifs d’experts, des managers et des équipes métiers qui attendent des instructions. L’outil vous aide à mieux gérer les aléas et les risques d’indisponibilité qui impactent directement la productivité. Le dashboard permet de structurer un nouveau cadre de travail où tous les collaborateurs se sentent impliqués dans l’organisation des activités de la DSI. Déléguez les tâches, responsabilisez les managers et suivez les activités de chaque équipe grâce à des fonctionnalités avancées.
Un outil de la gestion budgétaire
Tout responsable a l’obligation de gérer efficacement le budget de son département ou de son entreprise. En ce qui concerne les DSI, il n’est pas facile de connaître exactement le niveau d’évolution des projets en cours et les budgets prévisionnels. Le logiciel intervient pour faciliter la tâche sur tous les plans. Il fournit les éléments nécessaires pour concevoir un plan budgétaire efficace en lien avec les ressources de la direction et les projets en cours. Vous pouvez dégager facilement les leviers d’optimisation, produire les différents reportings et suivre l’avancement de toutes les activités. Vous ne rencontrez plus de difficultés pour anticiper les besoins et répondre à tous les objectifs.
Avantages de l’utilisation du cloud computing
Les solutions basées sur le cloud se démocratisent de plus en plus. Qu’ils s’agissent des logiciels ou des applications, les avantages concernent à la fois la sécurité, la puissance ainsi que le budget alloué dans l’acquisition de ces outils. Le cloud permet en effet de stocker les données dans des bases sécurisées et protégées contre les risques de vol, d’incendie et toute autre attaque. L’accès aux informations confidentielles ou non est contrôlé par des identifiants que le responsable peut partager à ses managers et chefs d’équipe.
En ce qui concerne l’efficacité, les outils du cloud sont régulièrement mis à jour de façon automatique. Cela permet aux utilisateurs d’accéder uniquement à la dernière version du produit pour bénéficier d’une bonne performance.
Par ailleurs, les outils en ligne offrent une meilleure flexibilité à l’utilisateur. Celui-ci n’est plus obligé d’installer des logiciels gourmands sur son poste de travail. La prise en main est très rapide et vous pouvez ajouter autant de personnes possibles à votre compte. En cas de problème, les frais de maintenance sont entièrement à la charge du fournisseur.
De plus, les outils du cloud sont souvent multisupports. Les logiciels sont généralement compatibles avec tous les serveurs de navigation. Cela facilite l’accès à tous les collaborateurs, quel que soit le système d’exploitation.
Conseils pour choisir les bonnes plateformes de collaboration
Les plateformes collaboratives sont les meilleures alliées d’une DSI. Grâce à toutes les options disponibles, les responsables sont moins surchargés. Concernant le choix de la plateforme adéquate, vous devez procéder par étapes.
Recensez vos besoins
Pour vous assurer de choisir le meilleur fournisseur de solutions, il est important de répondre à ces questions :
- De quelle solution avez-vous besoin ?
- Qui doit utiliser la plateforme ?
- Quel budget avez-vous prévu ?
- Quelles fonctionnalités recherchez-vous ?
- Quelles sont les contraintes ?
Vous devez définir en amont les positions où vous avez besoin d’une assistance. Les outils du cloud fournissent des solutions clé en main et n’interviennent pas tous sur les mêmes secteurs d’activité.
Recherchez les plateformes qui conviennent à vos besoins
Étant donné que vous connaissez déjà vos besoins, l’étape suivante consiste à identifier les plateformes qui s’alignent sur vos exigences. Après en avoir retenu quelques-unes, vous pouvez procéder à la comparaison de toutes les offres. Idéalement, mettez l’accent sur l’ergonomie du site, les prix proposés, les fonctionnalités disponibles, la réactivité du service d’accueil et la qualité des prestations.
À ces différents critères, ajoutez également les engagements en matière de sécurité et d’hébergement que proposent les fournisseurs. Surtout, préférez les plateformes qui offrent une large couverture de protection à leur clientèle.
Testez la plateforme choisie
Les sites sérieux proposent souvent des offres « démo » pour permettre aux professionnels de tester leur efficacité. Vous pouvez faire des simulations sur plusieurs plateformes pour mieux comparer les performances. Les essais sont souvent gratuits.
L’objectif est de repérer les points forts du logiciel, ses limites et les fonctionnalités disponibles. Vérifiez également la facilité d’utilisation de la plateforme, si possible, pour vous assurer qu’elle réponde bien à vos attentes. Certains fournisseurs vous donnent même la possibilité d’inclure des collaborateurs dans la phase de test.