Qu’on parle de clients, de devis, de factures ou encore de justificatifs, les entreprises ont largement décidé de surfer sur la vague de l’ère du numérique que ce soit pour gagner du temps, conserver des documents ou encore faciliter la transmission d’informations. Le digital a profondément transformé le fonctionnement des entreprises. Celles-ci ont vite intégré l’opportunité de la digitalisation de la comptabilité aussi bien dans leurs rapports extérieurs (clients, prospects, fournisseurs, …) qu’en interne (les salariés).
L’état, un accélérateur de la digitalisation des factures
A compter du 1er janvier 2023, toutes les entreprises devront accepter des factures électroniques, et progressivement les émettre sous forme électronique entre 2023 et 2025. Ces factures électroniques et les données essentielles qu’elles contiennent devront également être transmises à l’Administration fiscale pour contrôle et pré-déclaration de TVA.
Cette mesure viserait à mieux lutter contre la fraude à la TVA.
Depuis 2017, les entreprises qui travaillent avec l’Etat se doivent de dématérialiser leurs factures et de passer par le portail Chorus Pro pour les transmettre. Ce déploiement progressif est entré l’an dernier dans sa phase finale en faisant de la facture électronique une obligation pour les TPE traitant avec l’Etat. La prochaine étape réside dans l’utilisation de la facture électronique pour les paiements entre les entreprises, aussi bien en émission qu’en réception.
La facture électronique en B2B : une obligation progressive
À partir de 2023 donc, toutes les entreprises seront obligées d’accepter la réception de factures électroniques et les grandes entreprises seront obligées d’y avoir recours pour l’émission de leurs propres factures selon le rapport publié de la Direction générale des finances publiques (DGFiP).
Les nouveaux outils numériques de facturation, un gain de temps incontestable
Avant la digitalisation, les entreprises éditaient leur devis sous format Word et transformaient ensuite les factures correspondantes. Elles utilisaient des logiciels leur servant à transformer leurs documents en format PDF avant de les envoyer à leur client. Un processus long qui impliquait des coûts non négligeables. La digitalisation a transformé ces pratiques chronophages. En effet, le gain de temps puisque la transformation d’un devis à une facture s’est automatisée et de plus sans risque d’erreur. La capacité à générer rapidement ces documents à partir de modèles préenregistrés a également contribué à digitaliser l’ensemble des tâches comptables. La transmission par mode numérique est devenue une nouvelle habitude. Ensuite, la communication numérique entre les logiciels de prospection commerciale et d’éditions de devis/permet d’éviter une perte d’information.
Le suivi commercial, une digitalisation Win Win
L’évaluation des performances commerciales a suivi et il est désormais possible de suivre l’encours que ce soit en termes de devis enregistrés, envoyés et acceptés ou encore de déterminer des délais d’encaissements par rapport aux factures générées. Les données ont permis aux différents commerciaux d’échanger sur les clients prospectés ou signés et de garder un historique de la relation client. Autant de raisons évidentes de passer à l’ère du numérique. Les nombreuses ventes numériques ont également contribué à instaurer les nouveaux paramètres car pouvoir croiser ces données en « un clic » avec les autres performances commerciales a fini par convaincre bon nombre d’entreprises d’adopter la digitalisation.
La digitalisation de l’administratif, un atout-maitre
De la même manière, les paies sont rapidement devenues numériques et le regroupement de l’ensemble de ces données s’est transformé comme un atout-maitre. Les exports possibles de données, leur conservation en format numérique et la capacité des différents logiciels à réunir l’ensemble des fonctions (paies, ventes, achats) ou à communiquer entre eux a naturellement favorisé l’essor du numérique dans la partie administrative des entreprises et a contribué également à ce changement. L’analyse plus fine des données a permis de réaliser plus rapidement un état des lieux, de mieux identifier les activités non rentables et de prendre les décisions en conséquence. La communication avec la comptabilité a été ainsi facilitée permettant de faire gagner du temps aux entreprises.
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