Les déplacements professionnels font partie des postes de dépenses principaux hors production d’une entreprise. Ces voyages effectués dans le cadre du travail ont un impact considérable en matière de gestion et de charge de travail, aussi bien pour un Travel manager et un Directeur des achats ou financier qu’un employé en déplacements professionnels fréquents. C’est pour cette raison que l’optimisation de la gestion des déplacements professionnels représente un enjeu majeur pour toutes les entreprises, quelle que soit leur taille. Tour d’horizon sur ces solutions qui permettent de faciliter les démarches dans le cadre d’un déplacement professionnel.
L’utilisation d’une carte carburant
Si vous êtes amené à effectuer régulièrement ou de manière ponctuelle des déplacements dans le cadre de votre travail, votre employeur est tenu de rembourser les frais que vous avez déboursés. Pour cela, il existe des démarches assez fastidieuses et chronophages à effectuer. Vous aurez notamment à réaliser des notes de frais sur lesquelles l’entreprise va se baser pour vous rembourser. Vous devrez également conserver les pièces justificatives telles que les factures et les reçus pour pouvoir réclamer ce qui vous est dû.
Utiliser une carte carburant pour gagner du temps
C’est pour vous éviter tous ces désagréments que la carte carburant a été mise en place. Il s’agit d’une carte bancaire prépayée ou postpayée permettant aux employés d’engager des dépenses carburant ou à d’autres fins ayant trait au transport (parking, lavage, frais d’entretien, etc.) sans devoir réaliser de notes de frais. Les avantages dont bénéficie le salarié avec une carte carburant sont nombreux, notamment en termes de gestion des déplacements et de suivi des dépenses. Avec la carte carburant, le salarié n’est plus contraint d’avancer ses frais de déplacement.
La carte carburant est souvent liée à un espace de suivi en ligne qui permet aux gestionnaires de compte de l’entreprise de suivre les dépenses professionnelles réalisées par ses salariés en temps réel. Elle est très simple à utiliser puisqu’elle est destinée uniquement à l’employé si celui-ci utilise une voiture de fonction ou au véhicule s’il utilise une voiture de service.
La carte carburant est au nom de l’entreprise et peut fonctionner par code ou tout simplement avec un terminal de paiement. Pour un meilleur suivi, le salarié peut être amené à saisir le numéro d’identification du véhicule qu’il conduit et le kilométrage au moment d’utiliser la carte. Il existe également des cartes de recharge électrique pour les véhicules électriques ou hybrides.
Opter pour une carte carburant pour faciliter le suivi des dépenses
Pour une entreprise, fournir à ses collaborateurs une carte carburant permet de mieux gérer les dépenses et de faciliter le travail des responsables de compte. Avec une carte carburant, plus besoin d’avoir à gérer et vérifier les notes de frais. Aussi, il est plus facile de suivre les dépenses engagées par les collaborateurs via l’espace de suivi en ligne. En outre, vous avez plusieurs options pour mieux maîtriser l’utilisation de la carte. Vous pouvez notamment limiter l’utilisation de la carte à des jours précis dans la semaine, définir le montant maximum de transactions quotidiennes, hebdomadaires ou mensuelles, délimiter une zone géographique précise où le collaborateur peut utiliser la carte et bien d’autres fonctionnalités. Par ailleurs, l’utilisation de la carte carburant est moins frustrante pour le salarié que de devoir avancer les frais dont le remboursement peut être retardé, conserver des justificatifs, établir des notes de frais, etc.
L’automatisation des notes de frais
Si les cartes carburant sont plus adaptées aux entreprises disposant d’une importante flotte de véhicules et demandant à ses employés d’effectuer régulièrement des missions professionnelles, elle n’est pas forcément une solution pertinente pour les PME où les déplacements professionnels ne sont pas fréquents. Néanmoins, les entreprises et les salariés peuvent avoir recours à des outils d’automatisation de gestion des notes de frais afin de faciliter les démarches liées aux déplacements professionnels. En effet, une mauvaise gestion des notes de frais peut coûter cher à une entreprise. D’un autre côté, cela peut léser également le salarié en cas de perte de justificatifs par exemple.
Les erreurs, les non-conformités, les problèmes d’archivage sont autant d’éléments qui peuvent pénaliser autant l’employé que l’employeur. L’automatisation de la gestion des notes de frais permet de remédier à ces problèmes. En outre, cette solution permet de bénéficier d’un gain de temps considérable puisqu’il n’est plus nécessaire de réaliser des notes de frais et de faire des ressaisies. Le logiciel permet notamment d’éviter de perdre du temps en matière de saisie et de contrôle des notes de frais que ce soit pour le service comptable que pour le salarié.
Les problèmes de justificatifs ne se posent d’ailleurs plus. Le conducteur peut tout simplement utiliser l’appareil photo de son téléphone pour saisir le justificatif et joindre la photo aux notes de frais pour éviter les oublis et les pertes.
Avec un logiciel de gestion automatique des notes de frais, le salarié peut garder le contrôle de ses dépenses et être remboursé convenablement. Les entreprises, quant à elles, se donnent les moyens de se prémunir des problèmes de fraudes et d’automatiser les écritures comptables via un logiciel de suivi efficace et facile à utiliser.
Le End-to-end
Encore peu adoptées par les entreprises, les solutions de gestion de voyage d’affaires « End-to-end » ou « de bout en bout » permettent aux entreprises de bénéficier d’un système de gestion des voyages professionnels de A à Z. De la réservation aux notes de frais, en passant par le paiement et la gestion des dépenses, chaque étape de la gestion des déplacements professionnels peut être effectuée avec un seul et même outil. Cette solution facilite considérablement le travail des Travel manager et permet en même temps à l’entreprise de maîtriser ses coûts grâce à un contrôle des dépenses plus rigoureux. Elle s’adapte également aux besoins du collaborateur qui n’a plus à se soucier de réaliser des démarches quelconques lors de ses déplacements professionnels. Il peut ainsi partir l’esprit tranquille et gagner en productivité.
Grâce à la technologie, la gestion des déplacements professionnels est devenue plus simple et plus rapide, autant pour les entreprises que pour les employés qui partent en mission professionnelle. Il existe plusieurs solutions permettant de faciliter les démarches pour une meilleure gestion et un meilleur suivi. Aux entreprises d’adopter celle qui convient le plus à leurs besoins et à leur politique d’entreprise.