Le mot dématérialisation a inquiété plus d’un entrepreneur mais ce concept est en réalité un processus destiné à simplifier la vie de l’entrepreneur et de ses collaborateurs. Internet a créé ce que notre imagination croyait être une utopie. Claquer des doigts et le travail se ferait tout seul faisait partie de notre imaginaire mais ce rêve est devenu réalité avec le processus de dématérialisation.
Dématérialiser les documents de son entreprise consiste à remplacer les documents au format papier de son organisation par des fichiers numériques, ou bien à les produire directement au format numérique via son système d’information. Elle vise également à stocker et conserver ses documents électroniques sur des ordinateurs ou des serveurs informatiques. Quant au processus, il désigne un système d’activités qui utilise des ressources pour transformer des éléments d’entrée en éléments de sortie. Il décrit le “quoi faire” dans un ordre prédéfini.
La dématérialisation, le respect des forêts
Les armoires étaient remplies d’archives de documents que l’on gardait au cas où et ces boîtes d’archives occupaient une place physique prépondérante au point même que les entreprises devaient louer des locaux de stockage avec le coût qui s’imposait. Or, la dématérialisation des processus consiste à éliminer l’utilisation d’éléments stockables qui s’accumulent au cours de la vie d’une entreprise. Elle repose sur une informatisation poussée des processus en entreprise. La dématérialisation a pour objectif de diminuer l’utilisation de papiers.
Même si la confiance accordée à un document papier semble encore difficile à dépasser, dématérialiser les processus apporte autant de garanties. Il est possible aujourd’hui de signer les documents informatisés, de leur donner une valeur juridique, de les frapper de confidentialité, et d’y apposer toutes les fonctions d’un document papier traditionnel.
La dématérialisation, des atouts incontestables
La dématérialisation permet de :
– gagner du temps. La gestion des documents est transférée vers les ordinateurs, qui vont être amenés à exécuter le travail à notre place et vont constituer avec une base de données. L’utilisateur n’a ainsi qu’à saisir les références de son document pour le retrouver en quelques clics. Pour consulter un document, quelques clics sont nécessaires.
– rechercher et de sortir un document d’une archive pour le photocopier, préparer un courrier postal, et ensuite replacer au bon endroit la copie originale. Grâce à la dématérialisation, tout se fait en quelques clics.
– gérer et rentabiliser les journées de travail car les collaborateurs sont dès lors mobilisés pour une activité à valeur ajoutée pour l’entreprise.
– diminuer les frais de gestion pour l’entreprise.
Les différentes étapes de la démarche
Opérer une dématérialisation de ses processus prend différentes formes, chacune étant adaptée à l’objectif fixé par la démarche.
Étape 1 : numériser les documents.
Attention la difficulté provient du fait que tous les documents n’ont pas le même format, la même épaisseur, la même qualité de papier ni d’écriture. Et surtout, il faut veiller à respecter une charte déterminée par des normes pour conserver la valeur juridique de chaque élément numérisé.
Étape 2 : traiter des informations, car les documents doivent rester accessibles. Cela signifie le développement ou l’utilisation de logiciels adéquats alliant efficacité et facilité d’usage au quotidien.
Étape 3 : assurer le stockage des documents. Même dématérialisée, la documentation a un poids, dérisoire par rapport au papier, mais qui doit trouver un espace. La dématérialisation impose de trouver des serveurs pour recevoir les numérisations, les classer selon des références aisément compréhensibles par l’entreprise. La sécurité devra notamment constituer un enjeu important au cœur de vos démarches de stockage, et les personnes qui s’occuperont de ces processus au sein de votre entreprise devront y être sensibilisées.