Avant de vous lancer dans votre recherche de locaux, certains éléments sont à prendre en compte pour ne pas vous retrouver bloqué dans des bureaux qui ne vous conviendraient pas. Le confort et la qualité de vie au travail ainsi que les nouveaux modes de fonctionnement des salariés ont fortement bouleversé les manières de choisir ses locaux. Voici quelques critères pour vous aider à faire une sélection pertinente.
1/ La localisation comme critère numéro 1
Il s’agit du premier critère des entrepreneurs : l’accessibilité. Avant d’investir ou de faire de la location de bureau, il s’avère souvent nécessaire de penser au confort de vos salariés en termes de transports. Qu’il s’agisse de transport véhiculé ou en commun, vos bureaux doivent demeurer accessibles facilement. N’hésitez pas à établir un diagnostic de l’ensemble des lieux d’habitation de vos salariés afin de déterminer l’endroit qui serait le plus agréable pour tout le monde. Vous pouvez, bien sûr, penser à vous doter de locaux dotés d’un parking privé ou à proximité de lieux de stationnement mais l’idéal reste qu’il soit accessible par tous quel que soit leur mode de locomotion. N’hésitez pas à vérifier que vos locaux seront accessibles aux personnes à mobilité réduite. Ascenseur, couloirs, portes, sanitaires, poste de travail doivent être adaptés. Tenez compte des commerces à proximité de votre entreprise notamment si vous n’avez pas de cafétéria, de cuisine ou de service de restauration intégrée. Se déplacer loin pour trouver de quoi se restaurer ou encore l’absence de lieu où vous retrouver avec vos équipes pour partager un moment convivial ou célébrer vos victoires pourrait vite peser sur le moral et la productivité des équipes.
2/ Le prix : une évidence
Il représente bien évidement le second critère. Inutile de chercher des locaux qui seraient dans une zone bien trop onéreuse pour vous. Il ne s’agit pas forcément de choisir le moins cher par rapport à la surface désirée mais d’établir un réel rapport qualité-prix. Choisir le moins cher peut s’avérer néfaste pour attirer des talents ou ne permet pas toujours d’offrir une qualité de vie optimum à vos salariés et peut avoir une influence sur leur motivation. Le prix peut être impacté par différentes aides également notamment dans les zones où l’Etat souhaite développer les activités. N’hésitez pas à consulter les différents sites en ce sens. N’oubliez pas d’intégrer le montant des taxes locales lors de votre calcul.
3/ La surface et l’aménagement des bureaux
La surface représente également une donnée prioritaire. On considère généralement qu’il est idéal d’avoir une surface entre 10 et 15m² par salarié. Cette surface dépend beaucoup de votre aménagement intérieur puisque vous pouvez opter pour des bureaux fermés ou en open space. Si on se projette généralement sur la surface de bureau, les rangements sont à associer à votre choix. N’oubliez pas de contrôler les normes de sécurité notamment incendie, lorsque vous vous visualisez dans vos locaux. Vous pouvez faire appel à un professionnel si vous souhaitez vérifier l’organisation de vos bureaux en fonction de l’espace disponible. Votre surface doit prévoir l’évolution de vos équipes car si, aujourd’hui, la surface peut vous paraître adéquate, vous pouvez rapidement vous trouver à l’étroit si votre activité se développe.
4/ Ne pas penser qu’au bureau
Bien sur la surface, l’accessibilité et l’emplacement demeure déterminant dans votre choix des locaux mais la possibilité d’offrir des services aux salariés pourrait représenter un critère majeur à intégrer avant de vous décider. Une étude de Toluna affirmait ainsi que 60% des Français déclarent qu’un bon aménagement des locaux sert avant tout à la motivation et contribuait à leur envie de rester dans l’entreprise. D’autres aspects comme la présence de lumière ou d’espace de repos sont également un facteur de bien-être à ne pas écarter. Dans votre agencement, n’hésitez pas à penser à la cafétéria puisque 20% d’entre eux déclaraient vouloir y avoir accès. Les espaces verts, salles de sport, … représentent aussi une bonne manière d’attirer et de fidéliser vos équipes.
5/ Style de bureau et activité
Vous pouvez opter pour du neuf ou de l’ancien selon vos préférences et surtout selon l’image que vous souhaitez offrir tant à votre clientèle que vos équipes mais ce choix doit correspondre aussi à l’âge de vos équipes afin de créer une ambiance adaptée aussi bien en interne qu’en externe non seulement à votre activité mais à l’atmosphère qui fait partie des incontournables. Que vous optiez pour un style contemporain ou plus ancien, il s’agit pour vous d’associer la culture de votre entreprise avec le style de bureau choisi sans copier ce que font les grands groupes ou les pionniers du web mais véritablement de l’adapter à vos besoins et vos équipes.
6/ Location ou achat.
Ce critère pourrait être le premier puisque votre surface financière pourrait d’office vous empêcher d’opter pour l’achat. Des inconvénients et des avantages existent dans les deux cas. La location reste privilégiée par les entreprises aujourd’hui. L’achat vous permet de constituer un patrimoine et d’insérer dans vos comptes les dépenses immobilières à long terme. Vous vous offrez également de la tranquillité sur un sujet majeur que sont les locaux. Mais si l’achat peut paraître une bonne option, il impose d’avoir une vision claire et long terme de l’entreprise afin que vos équipes ne se retrouvent pas de plus à l’étroit dans des bureaux ou dispatchés sur différents sites, faute de place. La location offre une souplesse. Dans les métropoles dynamiques, des offres vous permettent de ne pas vous engager comme le coworking ou d’éviter de vous occuper des services vous-mêmes (internet, téléphonie…).