Lorsqu’on est entrepreneur et surtout quand on travaille de chez soi, on a tendance à négliger son environnement direct. Non seulement, il peut nous miner le moral car tout semble « sans dessus dessous » mais il serait également établi que la majorité de notre temps de travail servirait à la gestion de l’environnement et l’espace de travail avec préparation, tri des documents, classement, rédaction… Alors autant ne pas négliger celui-ci.
Le bureau un indispensable de base
Certains prétendent qu’ils ont un « bordel organisé » et qu’ils ne retrouvent leurs affaires qu’ainsi. En réalité, ils s’encombrent souvent la mémoire d’informations sur les lieux où ils ont mis leur document. Pour retrouver rapidement un objet rien de mieux qu’il ait une place précise. Pour ne pas vous disperser vous devez éviter au maximum tout ce qui pourrait vous distraire. Si vous voulez que votre bureau soit uniquement fonctionnel, vous ne devez surtout pas vous mettre à empiler des dossiers et à en faire une véritable aire de jeux pour enfants. Il s’agit avant tout de ne pas avoir à faire trop de mouvements pour récupérer ou accéder à ce qui vous est utile. Il s’agit de créer en général un espace de classement, un espace outil (ciseaux par exemple), un espace pour accueillir vos clients et un pour votre travail qui doit parfaitement être adapté.
La propreté de l’espace de travail
La propreté de l’espace de travail est d’abord essentielle car celle-ci vous influence. Vous pouvez considérer le fait de faire le ménage comme une tâche de travail comme une autre. Il ne s’agit pas d’une perte de temps mais d’évoluer dans des conditions agréables et bonnes pour votre santé. En le considérant ainsi vous aurez accompli une tâche rien qu’en rangeant votre bureau. De plus, si la poussière s’accumule, vous aurez tendance à vouloir fuir votre lieu de travail. Ce n’est pas bon pour vous et pour votre moral. Vous devez vous y sentir bien car vous allez y passer de longues heures.
Le classement : un essentiel
Nous ne parlons pas ici que de votre bureau physique mais également de votre autre « bureau » celui de votre ordinateur par exemple.
Tout d’abord, chaque élément doit avoir sa place et rejoindre un endroit précis pour être facile à retrouver. Il s’agit de pouvoir retrouver chaque élément rapidement donc restez simple dans votre classement. Pour optimiser vos bureaux, il s’agit qu’il ne soit pas rempli d’éléments comme on le voit trop souvent sur les ordinateurs ou on peine parfois à trouver un espace de libre ou des bureaux surencombrés avec piles. De préférence, n’encombrez pas vos deux bureaux, vous devez avoir un espace de rangement pour chaque élément.
Définissez ensuite l’endroit où vous devez traiter l’information en priorité. Cela peut être un coin de votre bureau physique ou de votre bureau virtuel. Il s’agit d’accéder rapidement aux dossiers à traiter dans la journée. Quant au classement en lui-même, il est courant de privilégier le classement par date avec des dates inversées comme 2020-02-13 par exemple.
Pensez en termes d’optimisation
Pour optimiser vos actions, gardez près de vous les objets qui peuvent vous être utiles pour éviter de faire des gestes inutiles comme chercher votre agrafeuse si vous vous en servez souvent, votre poubelle ou encore pour la partie virtuelle, l’ensemble des programmes et favoris. Vous gagnerez un temps considérable en nombre de clics voire en mouvements en créant des raccourcis ou en ayant tout à portée de main. Vous pouvez vous organiser la veille ou le matin avant de démarrer votre journée afin que rien ne vienne ralentir vos actions.
De la même manière que vous mettez à jour votre to-do list, vous devez mettre à jour la manière dont sont organisées vos affaires afin de disposer des éléments nécessaires rapidement. N’hésitez pas également à créer des modèles afin de ne pas perdre votre temps à réécrire sans arrêt la même chose si une question revient chaque mois ou chaque semaine voire jour. L’organisation joue un rôle clé dans le gain de temps alors ne la négligez pas.
Ranger un peu tous les jours
Si certains préfèrent le faire le matin et d’autres le soir avant de partir du travail, ranger votre bureau est une action nécessaire. Celle-ci vous permettra d’organiser votre journée de manière performante. La plupart des gens préfèrent ranger le soir pour arriver au bureau de manière agréable. Cependant, cette tâche peut représenter une première victoire de début de journée. Il n’y a donc pas de véritables moments pour s’y afférer. L’essentiel étant que vous évoluiez dans les meilleures conditions de travail chaque jour et de manière à ne pas perdre du temps à rechercher vos éléments.
Faites-en un endroit où il fait bon travailler
Si certains conseillent de faire de l’espace de travail un endroit austère, il ne faut pas oublier que vous allez y passer la majorité de votre temps. S’il réclame concentration, il ne doit pas non plus vous déprimer. N’hésitez pas à mettre quelques plantes et éléments de décoration afin de ne pas vous sentir enfermé dans une prison ou que le lieu de travail vous fasse penser à une prison. En dehors de la propreté, vous pouvez penser à tout ce qui contribue à de bonnes conditions de travail comme la présence de café, les chaises ergonomiques, l’accès à de l’eau, une bonne luminosité, etc. Votre espace de travail doit vous donner envie de travailler et non pas vous déprimer et vous conduire à la procrastiner.