Dans ce monde de l’immédiateté, nous appuyons sur la touche envoyer avant même d’avoir relu notre e-mail. Pressé par le temps, nous finissons par oublier que l’e-mail est avant tout un moyen essentiel de communication. Focus sur des conseils que vous ne regretterez pas d’avoir lu.
Chaque minute, des millions d’e-mails circulent. En un clic, notre e-mail parvient à notre destinataire. Si dans notre vie quotidienne on peut contourner les difficultés de l’écriture et ses méandres par des abréviations ou des phrases tronquées, il n’en est pas de même dans la relations avec nos clients, nos fournisseurs, nos partenaires professionnels ou les business Angels… L’entrepreneur et le créateur sont très souvent soumis à l’urgence, leur temps est compté, chronométré…
Or, internet a transformé chacun de nous en assistante de direction supposé maîtriser l’écriture professionnelle, ses formules introductives, ses formules de politesse, ses mots de liaison et un vocabulaire empli de nuances modulées selon chacun de ses interlocuteurs.
Les questions des professionnels
« Comment saluer le destinataire ? », « Faut-il ajouter une phrase d’introduction ? », « Quelle formule de politesse choisir ? »
Conseil 1 : le champ « Objet », essentiel et incontournable
Le nombre d’e-mails reçus est en constante augmentation. Le correspondant est donc obligé de réaliser un tri dans la lecture de ses e-mails. Votre destinataire voit en premier votre nom. Alors soit votre nom l’incite à ouvrir votre e-mail, soit votre nom l’incite à remettre la lecture à plus tard. Tout dépend de l’intérêt qu’il vous porte et des liens qui sont tissés entre lui et vous. C’est donc l’objet, quelle que soit la relation que vous entretenez avec le destinataire qui va le conduire à lire votre mail et y à y répondre. Il s’agit donc de capter son attention.
Si votre objet n’est pas explicite,
il aura tendance à le lire en dernier. Surtout dans le cas où il pense ou sait que vous envoyez sans discernement des e-mails. Remplissez donc l’objet.
Si vous envoyez de nombreux e-mails dans une journée au même interlocuteur c’est l’objet et donc la nouveauté de l’information qui s’affiche dans le champ « objet » qui le conduira à lire et à ouvrir votre e-mail. Une fois que vous êtes rentré en conversation avec quelqu’un, évitez de laisser le champ objet ressembler à : RE :RE :RE :RE :RE : objet. Par exemple, si vous êtes en train de finaliser un devis pour un client, après plusieurs allers-retours, préférez un format qui permet à votre destinataire de s’y retrouver en modifiant le champ objet avec un simple : RE : devis proposition 3 du 5 décembre
Le champ Cc :
– les copies Le champ Cc (Copie carbone) permet de mettre en copie les destinataires qui ont besoin d’avoir l’information : supérieurs hiérarchiques, personnel d’un service… Ces derniers ne sont pas tous censés, en règle générale, répondre à l’e-mail mais seulement en prendre connaissance.
– Le champ Cci : les copies cachées Vous pouvez envoyer un e-mail à un grand nombre de destinataires tout en masquant à chacun d’entre eux le nom des autres destinataires. Le champ Cci (Copie carbone invisible) permet de respecter la vie privée de vos contacts c’est-à-dire de ne pas diffuser leurs adresses e-mails sans leur consentement.
Quels sont les risques d’utiliser le champ Cc au lieu du champ Cci ?
– Tous les noms des destinataires seront affichés. Dès lors n’importe quel destinataire pourra récupérer l’adresse des autres destinataires sans leur autorisation. En effet, si l’un des destinataires est un spammeur, il n’hésitera sans doute pas à utiliser toutes les adresses à des fins qui pourraient se révéler nuisibles à vos destinataires autant qu’à vous-même.
Comment faire pour protéger vos destinataires des spams ?
Ne saisissez pas la liste de vos destinataires dans les champs suivants : – champ À (en anglais To) – champ Cc (Copie carbone) mais saisissez-la dans le champ Cci (Copie carbone invisible, appelée également copie cachée) intitulé en anglais Bcc (Blind carbon copy).
Conseil 2 : la phrase courte, votre alliée
Les phrases courtes et bien reliées entre elles par des mots de liaison permettent de faciliter la lecture pour le destinataire. En faisant les liens entre vos idées, vous le guidez et simplifiez sa compréhension.
Conseil 3 : utiliser la ponctuation à bon escient
Il faut à tout prix éviter, dans le contexte professionnel car les points d’exclamation et les points de suspension sont une expression des sentiments.
Conseil 4 : peaufinez votre formule de conclusion
La formule de conclusion est obligatoire à la fin d’un premier mail. Elle marque un respect et montre que vous avez cherché à soigner votre courrier. Vous pouvez utiliser par exemple “Je vous remercie de l’attention que vous avez bien voulu porter à ma demande ”.
Conseil 5 : Choisir la bonne formule de politesse
Enfin, la formule de politesse à la fin des e-mails est allégée. Il n’y a pas de règles établies. “Cordialement” et “Bien cordialement” sont souvent les formules consacrées. On peut varier avec “Bien à vous”, qui sous-entend un lien de sympathie ou une marque de profond respect envers l’interlocuteur. D’autres formules peuvent être utilisées comme “respectueusement” ou “salutations distinguées”.
Conseil 6 : supprimer les abréviations
Dans un e-mail professionnel, les abréviations sont à supprimer ! L’e-mail n’est pas un texto. Il requiert de s’adresser avec courtoisie aux personnes.
Conseil 7 : contrôler votre orthographe
Ecrivez vos e-mails sous Word qui a un très bon correcteur orthographique. Et surtout, avant d’appuyer sur la touche “Envoyer”, relisez-vous plusieurs fois.
Conseil 8 : respecter votre destinataire
Un courriel bien soigné, bien écrit, qui respecte les règles de politesse, met en valeur son auteur et atteste du respect qu’il porte au destinataire. Or, sous de faux airs de convivialité, l’e-exige que chacun acquière des compétences en écriture.
Pour en savoir davantage et devenir un professionnel de la rédaction des e-mails, consultez l’en poche Savoir rédiger vos e-mails professionnels.
