Réussir une réunion n’est pas forcément aussi facile que l’on croit. Il n’est pas rare de tomber rapidement dans la réunionite ou encore qu’une réunion ne rencontre pas le succès escompté. Si vous voulez augmenter vos chances, suivez les conseils suivants pour les animateurs de réunion.
Établir les objectifs de la réunion
Combien de fois avez-vous assisté à une réunion sans savoir pourquoi ? Une réunion se prépare d’abord par respect pour les personnes présentes mais aussi parce qu’elle a un coût pour l’entreprise. Un objectif de réunion doit être clair : ai-je un message à transmettre ? Dois-je recueillir des informations ? Dois-je mettre en place des solutions ? Enfin, dois-je mener une réflexion de fond ? L’animateur devra adapter son style d’animation à son/ses type(s) d’objectif(s).
Envoyer la documentation en amont
Combien de temps perdu dans une réunion où les participants reçoivent des documents qu’ils n’ont pas eu le temps de lire. Envoyer la documentation en amont n’est pas seulement une bonne pratique pour gagner du temps mais également avoir plus de pertinences dans vos échanges avec les participants. Cela peut paraître évident mais laisser du temps à la réflexion implique souvent de meilleures interventions et réponses, surtout que parfois certaines données doivent être collectées en amont par les participants pour que la réunion ne soit pas que l’occasion de faire une autre réunion.
Écouter activement les participants
L’écoute active est probablement l’attitude la plus difficile à acquérir pour un animateur. C’est une écoute neutre, attentive et respectueuse des participants. L’animateur doit manifester son attention et son intérêt en tenant compte du langage non verbal et verbal. Cette écoute demande une forte dose de concentration et une volonté importante de comprendre. L’animateur questionne et reformule pour valider sa compréhension. L’écoute active est la base d’une réunion utile.
Mettre de l’énergie dans votre réunion
Si vous êtes nonchalant et que vous ne dégagez pas une énergie suffisante, il ne faut pas vous attendre à ce que la réunion soit différente. Votre énergie se communique et ceci dès les premières minutes. N’hésitez pas à la lancer de manière dynamique. Si vous avez des participants qui ont tendance à se mettre dans leur coin, à ne pas intervenir et se mettre en position d’attente, testez la réunion debout. Dans cette position, ils auront tendance à vouloir l’écourter au maximum et à transmettre rapidement leur opinion plutôt que de rester dans leur coin et à intervenir à la fin.
Soigner la conclusion
La conclusion de la réunion ne doit pas être négligée. L’animateur doit garder du temps pour définir les étapes suivantes ainsi que pour répartir les tâches et les « pour action ». Une bonne animation doit apporter du sens pour les participants : en repartant, chacun sait pourquoi il est venu. Une fois la réunion terminée, ce n’est pas terminé… Vous devrez très probablement faire un reporting afin d’être certain que les futurs éléments demandés vous parviendront bien et d’être sûr qu’il n’y ait aucun oubli. Le reporting sert également à éviter toute contestation sur ce qui a été dit et les engagements pris par chacun. Si vous le pouvez, faites en sorte que sa structure soit claire et si possible que vous puissiez l’utiliser pour les suivantes.