Selon leurs personnalités, les uns préfèrent travailler au bureau et d’autres sur le terrain. Parfois les entrepreneurs choisissent au détriment de la réussite de l’entreprise le confort de leurs préférences. Allier le travail sur le terrain et au bureau s’avère souvent complexe et nécessite une organisation rigoureuse. L’efficacité de ces deux aspects du travail repose sur la coordination optimale des activités avant, pendant et après les actions sur le terrain. Voici 10 conseils pour vous permettre de mieux vous organiser.
Avant tout, précisons que ce que l’on appelle le terrain peut prendre plusieurs aspects selon la fonction que vous occupez : rencontrer un client, rendre visite aux équipes des filiales, présenter vos produits à un salon…
Établir un planning à court, moyen et long terme
Prévoyez un planning à court, moyen et long terme pour optimiser l’organisation de votre travail au bureau et vos déplacements sur le terrain. Par ailleurs, ce planning peut être dressé pour quelques jours, voire une semaine ou même sur une période plus longue et vous permettra d’obtenir une vue d’ensemble sur votre organisation.
Bien organiser votre travail la veille de tout déplacement
La veille de votre action sur le terrain, effectuez un planning rigoureux de votre travail. À quelle heure quitterez-vous le bureau ou à quelle heure partirez-vous de votre domicile, selon le cas ? Comment aborderez-vous votre journée sur le terrain ? Une organisation à l’avance de votre journée vous permettra d’être plus efficace sur le terrain.
Faire un dispatching avec ses équipes
Dispatchez à vos collègues les différentes tâches au bureau pour ne pas « disparaître » pendant vos actions sur le terrain. Vous pourriez demander à un collaborateur de gérer les affaires à votre place pendant votre absence, de vous contacter ou de prendre certaines décisions en cas d’urgence. De même, travaillez en amont avec vos équipes les différentes situations qui pourraient survenir.
Réaliser un mapping géographique de vos déplacements
En organisant préalablement vos déplacements et vos itinéraires, vous économiserez du temps en dehors du bureau. Ainsi, vous enchaînerez efficacement chaque tâche que vous aurez à entreprendre sur le terrain. Le mapping de vos déplacements permettra également à vos collaborateurs au bureau de rester au courant de votre situation géographique approximative à un moment donné, et de pouvoir vous joindre le cas échéant.
Choisir les bons moyens de locomotion
Prendre le train, conduire une voiture ou une moto ou encore prendre le bus ? Après avoir planifié vos déplacements, identifiez les moyens de locomotion les plus efficaces en fonction de votre destination, et surtout ceux qui vous feront gagner du temps, car ce dernier est précieux pour tout entrepreneur. Les transports en commun offrent l’opportunité d’étudier un dossier, ou de préparer une rencontre avec un client.
Confirmer un rendez-vous avant le départ
Si votre action sur le terrain implique une rencontre avec un client, un fournisseur, un prestataire ou un collaborateur, vous avez certainement déjà pris un rendez-vous. Pensez toutefois à faire une dernière confirmation avant votre départ, car un imprévu peut toujours arriver !
Apporter un terminal connecté
Les nouvelles technologies et la connectivité permanente à internet constituent un moyen efficace pour organiser parfaitement le travail au bureau et les déplacements en temps réel. Grâce à un smartphone, une tablette numérique ou un ordinateur portable, vous pourrez prendre des notes, consulter des documents du bureau et interagir efficacement avec vos collègues.
Penser aux imprévus
Prenez de la marge lorsque vous établissez votre planning d’action sur le terrain. Pensez aux imprévus et aux éventuelles prolongations du délai que vous passerez sur le terrain pour ne pas désorganiser votre retour au bureau.
Établir des rapports de déplacements
Faites un rapport et une évaluation de votre déplacement pour votre propre utilisation, et pour d’éventuelles transmissions à vos collaborateurs ou à vos associés. Ces rapports vous permettront de dégager les éventuels travaux inaccomplis en vue d’une rencontre ultérieure.
Effectuer un planning si vous êtes accompagné par votre équipe
Lorsque vous dirigez votre équipe, effectuez un planning des travaux de groupe sur le terrain. Répartissez les tâches de manière optimale en fonction des compétences de chacun pour assurer la plus grande efficacité d’exécution sur le terrain.