La première des règles à connaître si l’on veut améliorer son efficacité au travail est qu’on ne peut avancer que si l’on est concentré… Oui mais pas si facile de faire abstraction de collègues trop envahissants, d’e-mails reçus à la chaîne ou encore de coups de téléphone qui vous dérangent !
« Un peu de concentration ! » nous répétaient nos professeurs à longueur de cours… Et ils n’avaient pas tort ! Car pour être efficace dans son travail, il faut absolument améliorer son niveau de concentration. Traquez les éléments perturbateurs qui coupent celle-ci et vous font perdre de nombreuses précieuses minutes chaque jour.
Une chose après l’autre
Fuyez les allers-retours entre dossiers différents qui demandent du temps et de l’énergie. A chaque fois que l’on s’attaque à un nouveau dossier, on perd naturellement quelques minutes passées à se remettre les idées au clair sur le sujet, même si on le maîtrise bien. Un conseil : focalisez-vous sur un seul dossier à la fois et avancez-le au maximum avant de passer à autre chose.
Même lors d’une urgence, elle peut généralement attendre une heure donc n’hésitez pas à vous interroger sur sa pertinence car il est inutile de sortir de votre tâche si ce n’est pas véritablement nécessaire. D’autre part, ne pas finir une tâche c’est avoir un sentiment d’inachevé qui vous trotte dans la tête et donc une perte de temps.
Se libérer des pots-de-collègues !
Ils ont beau être emplis de bonnes intentions, vos collègues peuvent malgré tout vous « manger » un temps précieux à force de vous solliciter à droite à gauche. Alors soyez clair avec eux afin de limiter les perturbations surtout pour les tâches qui vous demandent un effort d’attention. Vous pouvez par exemple leur dire que vous viendrez les voir à telle heure pour discuter, fermer votre bureau et annoncez des horaires de visite durant lesquels vous serez davantage disposés à les recevoir.
Pour les messages usuels, encouragez-les à communiquer par email et à ne vous solliciter qu’en cas d’extrême urgence. Ouvrez votre porte une fois votre tâche terminée ou allez voir vos collègues pour vous enquérir de ce dont ils voulaient vous parler. Parfois, ils auront même résolu la tâche eux-mêmes entretemps.
Enfin, pour ne pas passer tout de même pour un ours terré dans son bureau, prenez le temps de prendre un café avec eux à la pause !
Sachez couper le téléphone et fermer votre boite e-mail
Le téléphone et les emails sont les meilleurs ennemis du professionnel : indisponibles mais aussi totalement envahissants ! Pour éviter d’e vous interrompre dans votre travail, osez mettre le téléphone sur boite vocale et ne consultez vos emails qu’une fois toutes les deux heures ou seulement le matin et le soir. Évitez d’avoir des notifications à la réception de chaque email en paramétrant votre boite e-mails pour que seulement certains emails arrivent en urgence ou encore qu’elles cessent les bips sonores.
Lancez-vous
Pour vous concentrer, il vaut mieux ne pas trop penser à la tâche que vous avez à réaliser car vous risquez fort de ne jamais vous lancer dedans. Une fois lancée, votre cerveau devrait naturellement prendre le relais et se concentrer automatiquement sur la tâche que vous exécutez. N’hésitez pas à avoir une to do List qui vous indique les tâches à faire les unes après les autres avec des périodes de battement, vous pourrez ainsi les enchaîner sans avoir à vous demander ce que vous avez à faire. Pour éviter toute procrastination, dites-vous que vous allez faire 1% de la tâche et une fois lancé vous risquez fort de la mener à termes.