Au début de la création d’entreprise, il est facile de maîtriser les dépenses et les factures. Elles ne demandent de consacrer qu’un temps limité. Cependant au fur et à mesure que l’entreprise se développe les tâches comptables se multiplient aussi bien envers les acteurs administratifs comme L’Urssaf et ses corollaires (TVA et Audiens…) que diverses dépenses qui sont nécessaires pour faire fonctionner l’entreprise. De plus, une facture ne doit pas attendre sous peine de mettre sa trésorerie dans une impasse. Employé dans le domaine de la comptabilité, le terme « boite à chaussures » illustre la manière de stocker en vrac les dépenses et les factures fournisseurs. Cette démarche plutôt courante est un réel frein au développement de l’entreprise. Comment y pallier et en finir avec cette fameuse boite à chaussures ?
Utiliser une méthode de classement adaptée
Le fonctionnement de la boite à chaussures peut sembler pratique et rapide au lancement de son entreprise mais sur du long terme cette solution sera pénalisante (perte de temps, manque de visibilité, nombreux allers-retours avec l’expert-comptable, etc.).
Selon la relation avec votre expert-comptable et la volumétrie mensuelle de vos dépenses, plusieurs méthodes peuvent remédier à cette accumulation de factures fournisseurs. Vous pouvez entre autres utiliser un trieur plastique avec intercalaires pour y classer et séparer tous les documents papiers.
Au niveau de la méthodologie de classement, l’approche choisie doit être adaptée à votre activité : un classement par type de dépenses (eau, gaz, électricité, loyer, internet, téléphonie, repas, déplacements, essence, fournitures, …), un classement par fournisseur ou encore un classement par mois de l’année avec un suivi chronologique journalier.
En sachant que pour y parvenir il est important de réussir à avoir une régularité dans la tâche, c’est-à-dire en se fixant par exemple un créneau horaire dans la journée pour se consacrer à la saisie des dépenses dès que les factures fournisseurs ou reçus arrivent sur votre bureau.
S’équiper d’un logiciel de facturation en ligne
Après avoir trouvé le bon système de classement, le moment est maintenant venu d’enregistrer vos dépenses pour avoir un suivi détaillé des entrées-sorties et pourvoir piloter votre trésorerie. C’est là qu’il est recommandé de s’équiper d’un logiciel de facturation pour faciliter la saisie des factures fournisseurs de l’entreprise.
En plus d’y inclure la création rapide d’une dépense, certains outils de gestion permettent de synchroniser votre compte bancaire pour redescendre quotidiennement dans l’application toutes les lignes du relevé de banque, puis à l’aide de règles de rapprochement (par libellé ou par montant) de créer automatiquement la dépense liée à la sortie d’argent.
Quelques logiciels innovants vont encore plus loin dans le traitement des dépenses, sans saisie de la part de l’entrepreneur. Ils utilisent une technologie de reconnaissance optique de caractères (OCR, en anglais pour optical character recognition) qui identifie les données clés du document (Fournisseur, Date, Montant) depuis différentes sources d’acquisitions (scanner, PDF, image, email, etc.).
Faciliter les échanges avec l’expert-comptable
La dernière étape consistera à communiquer votre porte-documents classé à votre expert-comptable, ou encore plus simplement sans vous déplacer dans le cabinet comptable et en temps réel, à l’inviter à se connecter à votre logiciel de gestion accessible directement sur internet (en mode SaaS – Software as a Service).
De cette manière vous optimisez votre temps sur la collecte et le traitement des documents administratifs pour vous consacrer au développement de votre business. Etes-vous enfin prêt(e) à mettre à la poubelle votre vieille boite à chaussures ?