Selon l’enquête menée par la plateforme Slack auprès de 10 000 travailleurs dans six pays (États-Unis, Australie, France, Royaume-Uni, Japon, Allemagne) les réunions exponentielles nuisent à la concentration des employés. Les salariés ne cessent de remettre en question l’intérêt des réunions.
Plus d’un employé de bureau sur quatre, soit 27% des sondés, estime passer «trop de temps en réunion». D’après l’étude, la durée des réunions ne devrait pas dépasser deux heures par jour. Ainsi les réunions – en présentiel ou à distance – peuvent entraîner les employés à finir leurs tâches en dehors des heures de travail. Ainsi deux salariés sur cinq avouent faire des heures «supp’» au moins une fois par semaine.
En France, les actifs passent en moyenne six heures par semaine en réunion, selon un sondage mené par OpinionWay pour Slack fin 2022. Cette proportion a bondi depuis la crise sanitaire, en raison de la multiplication des réunions effectuées en distanciel. Le temps gagné en évitant ces réunions pourrait permettre avant tout de réaliser des tâches à valeur ajoutée (25%) et de réduire la fatigue (26%).
Les jeunes, une autre réalité
Les jeunes aimeraient être conviés aux réunions pour pouvoir mieux s’intégrer dans les équipes et permettre des échanges fructueux et développer leur le «sentiment d’appartenance».
1) En amont : soigner la préparation
La préparation de la réunion devra dépendre du type de réunion : commerciale, stratégique, gestion de projet, ou réunion de l’ensemble du personnel. Pour gagner du temps, vous devrez déterminer s’il s’agit d’une réunion d’information (exemple : la réunion d’information à tout le personnel) ou d’une réunion avec des objectifs précis qu’il faudra alors bien définir.
Choisissez ensuite judicieusement les participants. Evitez de faire perdre du temps à des personnes qui n’ont pas impérativement besoin d’assister à la réunion ou de faire déplacer des salariés de province et d’occasionner des coûts superflus.
La réunion en présentiel ou en visio
Toujours vérifiez si vous devez réaliser la réunion en présentiel ou à distance. Vérifiez si vous pouvez la faire à distance ? Pensez que, dans certains cas, les réunions virtuelles (exemple : la conférence téléphonique) peuvent limiter les coûts et faire gagner beaucoup de temps.
Sélectionnez par la suite, le lieu de la réunion en tenant compte des objectifs de la réunion.
L’ordre du jour, la clef de la réussite
N’oubliez pas de définir l’ordre du jour et d’en informer les participants qui doivent connaître le lieu, la durée mais aussi qui préside ou qui intervient ? La durée ne devrait pas excéder 1 heure car, passé ce délai, l’attention décroît. Selon le sondage d’OpinionWay, environ 18% des salariés déplorent qu’il n’y ait « pas d’ordre du jour » ou « d’objectif clairement défini » et 26% ne voient pas la nécessité de leur présence à ces réunions.
A noter que chaque participant doit pouvoir échanger des informations papier ou des données virtuelles avec les autres pour gagner le plus de temps possible avant le jour J.
2) Mener la réunion avec efficacité
L’espace choisi doit être accueillant et pourvu d’eau minérale et de boissons chaudes éventuellement. Tous les détails techniques auront dû être traités, (par exemple par une secrétaire) pour éviter de perdre du temps avec un projecteur défectueux ou l’absence de chaises !
Selon le sondage, plus de 4 salariés sur 10 (44%) utilisent leur smartphone ou leur ordinateur pour faire autre chose pendant ces réunions, selon l’étude. Ils consultent alors leurs courriels (57%), en envoient (43%), travaillent leurs dossiers (40%) ou consultent internet (22%) tandis que 46% disent prendre des notes sur le contenu de la réunion.
Confiez également à une secrétaire ou un participant le soin de prendre des notes pour diffuser ensuite le compte rendu des décisions prises et assurer un suivi.
N’oubliez pas qu’animer une réunion est loin d’être une tâche aisée et donc l’animateur de la réunion doit permettre à chacun de s’exprimer. Celui qui préside la réunion – ou un assistant – doit veiller au respect du temps de parole de chacun pour que la réunion qui est censée durer 1 heure ne finisse pas par durer deux heures de plus.
Gardez à l’esprit que mener une réunion avec efficacité c’est surtout résoudre des problèmes. Pensez à reformuler ce qui doit l’être et à faire un tour de table final pour poser des questions, tout en restant dans le temps imparti. Élaborer une réunion d’équipe constructrice est la mission du manager.
L’étude indique également que « seule 1 réunion sur 4 aboutit la plupart du temps à une prise de décision », selon les salariés qui sont seulement 33% à considérer que, lorsque des décisions sont prises, elles le sont « au plus près du terrain ».
3) En aval : assurer le suivi
La personne qui prend en charge le compte rendu devra le diffuser rapidement.
Chaque participant devra s’occuper des actions qu’il doit mener . Si besoin, transmettre une copie à sa secrétaire ou à son service pour que tout le monde soit informé (sauf cas de confidentialité).
Si les réunions restent utiles pour les entreprises, elles ne sont pas toujours nécessaires. Beaucoup de salariés considèrent que la « réunionite » ou « mode de faire des réunions » leur fait perdre trop de temps alors qu’ils pourraient l’utiliser pour des actions plus constructives.