On pensait qu’avec la dématérialisation toutes les tâches administratives allaient être réduites car elle permet de réaliser un classement. Cependant en amont, toute organisation administrative demande d’être réfléchie. Celle-ci soit à la portée de tous les collaborateurs présents actuellement au sein de l’entreprise mais aussi de ceux que vous allez recruter et qui vont donc intégrer votre entreprise. De plus, pour bon nombre d’entre eux, ils auront acquis des habitudes différentes dans leurs précédents emplois.
La gestion administrative des entreprises est une tâche quotidienne qui se révèle bien souvent chronophage. En France, les PME consacrent plus de 130 heures chaque année à cette activité. Autant de temps qui ne peut être employé au développement de la société. Quels sont donc les moyens de réduire le temps consacré aux tâches administratives pour les entrepreneurs ?
L’utilisation de nouveaux logiciels RH
Bien que fastidieuses, les formalités administratives demeurent un passage obligé pour toutes les entreprises. Cependant, il est possible d’optimiser le temps consacré à ces démarches en s’équipant de la meilleure manière qui soit. Les entreprises ne peuvent plus se contenter de logiciels de gestion RH basiques pour assurer l’administration de leur société.
Selon des études, un service RH consacre la moitié de son temps uniquement aux tâches administratives. La réduction de ce temps devient un enjeu crucial. Ce dernier doit permettre de recentrer les activités RH vers la gestion des talents. Il faut envisager désormais le recours aux technologies SaaS, au fonctionnement en cloud computing et aux progiciels SIRH. Ces solutions logicielles complètes assurent la gestion de l’ensemble des processus RH de manière simple et rapide.
Leur ergonomie, basée sur une navigation intuitive construite sur le modèle des réseaux sociaux, permet des gains de productivité de 20 à 25 %. Avec une gestion administrative simplifiée, il est envisageable de réduire de manière importante le temps consacré à ce secteur dans l’entreprise.
Des logiciels complémentaires adaptés
Les tâches administratives peuvent prendre beaucoup de temps lorsqu’une entreprise compte un grand nombre de salariés ou manque de personnel pour prendre la mesure de ces tâches. Il est recommandé dans ce cas d’utiliser des logiciels d’aide à la gestion appropriés. Ceux-ci permettent de réaliser rapidement et facilement un certain nombre de procédures administratives. Un logiciel de gestion des absences en ligne offre de vraies garanties dans ce domaine. Plus aucun document papier n’est nécessaire. Les salariés rentrent eux-mêmes les données relatives à leurs absences, compilées automatiquement dans une seule interface par le logiciel.
Les informations peuvent ensuite être synchronisées avec un logiciel de paie permettant de gagner un temps précieux dans la gestion des salaires. Un logiciel de comptabilité se révèle également indispensable pour faciliter la gestion administrative. Il assure la simplification des opérations comptables par le biais du lettrage automatique, met en place rapidement la comptabilité générale, analytique et budgétaire de l’entreprise, et génère des états préparatoires de déclarations fiscales.
Une aide extérieure pour la gestion administrative
Pour les entrepreneurs, la partie administrative peut parfois occuper un temps tel qu’elle devient un frein au développement même de l’activité. Dans ce cas de figure, l’utilisation de logiciels performants n’est pas suffisante. Il peut être bon en revanche de contacter un prestataire qui sera à même de remplir un certain nombre de missions visant à soulager l’entrepreneur de ses tâches administratives. Un temps important pourra ainsi être gagné, qui servira à mettre en place de véritables processus de développement de l’entreprise. Les interventions peuvent concerner les formalités administratives, la gestion fiscale, la saisie des données ou le secrétariat courant sous la forme de missions d’une demi-journée ou d’une journée. Pour un entrepreneur, c’est un moyen pratique de gagner du temps dans sa gestion administrative.