La vie du dirigeant d’entreprise est une cascade ininterrompue de décisions importantes, de responsabilités écrasantes et de réunions interminables. Les heures de travail s’enchainent et il est parfois difficile de se déconnecter. Les week-ends sont vos moments de répit bien mérités, un havre de paix pour recharger vos batteries. Mais voilà, il y a ce moment particulier, ce vendredi en fin d’après-midi, quand tout semble terminé. C’est ici que la catastrophe survient : un collaborateur vous envoie un message innocent avec cette phrase fatidique, « Salut, est-ce qu’on pourrait faire un quick meeting à 17h ? »
Un quick meeting à 17h un vendredi ? Vous vous demandez si vous avez trébuché dans une dimension alternative où le sens commun n’a plus cours. Bien entendu, vous imaginez déjà le pire avec du travail à ramener chez vous pour le week-end. En tant que maître de l’art de la gestion du temps, vous n’allez pas laisser un quick meeting inopportun gâcher votre week-end. Oui mais comment faire face à cette situation délicate, avec tout le panache (et l’humour) qui conviennent.
La panique intérieure : un rituel sacré
Le premier réflexe est de paniquer, bien entendu. Les images de votre escapade bien méritée du week-end se dissipent comme un mirage dans le désert. En plus, c’était le premier week-end où vous pouviez enfin vous reposer. L’image des cocktails au bord de la piscine, du barbecue entre amis, du marathon sur votre série préférée, tout cela s’efface dans un nuage de désespoir. Vous paniquez, mais seulement en silence, bien sûr. Après tout, Vous êtes un dirigeant, et les dirigeants ne paniquent pas en public. Vous avez une réputation à maintenir et un effet de boule de neige à éviter.
Acceptez, mais avec une élégance déconcertante
Une fois la panique intérieure domptée, il est temps de répondre à ce message. Choisissez une réponse qui exprime votre neutralité : « Bien sûr, je peux vous accorder quelques minutes. C’est avec grand plaisir que j’accepte ce ‘quick meeting’. ». N’oubliez pas d’ajouter les guillemets autour de « quick meeting ». Il s’agit de souligner que vous ne comptez pas vous éterniser. Après tout, c’est un quick meeting un vendredi après-midi, une énigme à résoudre en soi.
Rassemblez votre équipe de renfort
La gestion efficace, c’est l’art d’utiliser les ressources à disposition. Dans ce cas, vos plus fidèles alliés sont souvent votre tasse de café préférée, votre agenda électronique dernier cri et votre stoïcisme intérieur. Cependant, cette fois-ci ce ne sera pas le cas. Il va falloir trouver le moyen de déléguer. Il est temps de vous mettre à la recherche d’une personne qui pourra jouer votre rôle. Vous en aurez besoin pour traverser cette épreuve et sortir de ce quick meeting surprise indemne.
La magie de l’efficacité
Dès que vous pénétrez dans la salle de réunion, adoptez le mode « PDG turbo ». Soyez concis et direct. Posez des questions pointues et exigez des réponses rapides. Il s’agit de vous assurer que la réunion ne s’éternise pas au-delà de cinq minutes. Si vous avez un sceptre ou une baguette magique, c’est le moment idéal pour les utiliser et ajouter une touche de dramaturgie à votre sortie triomphante. Ne perdez pas de vue l’heure, car chaque minute compte. Lors de cette réunion et s’il y a des tâches à faire, n’hésitez pas à dire à vos collaborateurs que vous comptez sur eux pour résoudre cette situation et qu’ils ont toute votre confiance.
Après avoir réussi à vous échapper à une réunion express, n’oubliez pas de les remercier chaleureusement de leur implication. C’est l’occasion parfaite pour mettre en pratique la diplomatie inversée. Dites quelque chose comme : « Merci beaucoup de m’avoir fait part de ces informations. Je suis vraiment ravi d’avoir des collaborateurs aussi impliqués. ». Donnez vos consignes et n’oubliez pas de sourire pendant que vous prononcez ces mots.
Le cadeau de la sagesse
Pour couronner le tout, en quittant la réunion, laissez un exemplaire du livre fictif « Le manuel du respect des week-ends » sur le bureau de votre collègue. Peut-être qu’il en tirera quelques leçons pour la prochaine fois, ou au moins qu’il réalisera à quel point il a eu de la chance de profiter de votre temps précieux. La prochaine fois qu’un collègue osera vous proposer un « quick meeting » à 17h un vendredi, rappelez-vous ces étapes et préparez-vous à être le maître incontesté de la réunion surprise ! Surtout, mettez en place des processus pour gérer les imprévus.