Deux réalités se présentent aux entrepreneurs lors de l’organisation d’un événement. L’inexpérience des événements ou au contraire la routine qui fait que l’on applique de manière systématique à tout événement une organisation stéréotypée qui ne lui correspond pas. Retrouvez ici les clés pour organiser un événement professionnel avec brio.
Organiser un événement : un challenge
Organiser un événement représente un véritable challenge pour celui ou celle qui n’en a jamais réalisé. Au-delà de la simple définition d’une idée ou d’un concept, c’est toute une organisation qui doit être mise en place pour le réussir. A défaut, vous pourriez oublier de nombreux éléments essentiels ou mal vous y prendre et vous retrouver dans une situation compliquée.
Définir avec précision le public ciblé ainsi que votre objectif.
Avant de fixer la date, la nature de l’événement ou encore le lieu, cernez d’abord ce que vous attendez de cet événement. D’abord occupez-vous du plus simple : la cible.
- Qui souhaitez-vous inviter à cet évènement ?
- S’agit-il d’un événement à destination de vos salariés ? des prospects ? des clients ? des fournisseurs ou futurs partenaires ?
Posez-vous ensuite les questions relatives à votre/vos objectif(s).
- S’agit-il de stimuler vos salariés ou de les remercier ?
- De faire découvrir votre nouvelle offre à vos clients ou prospects ?
- De trouver de nouveaux partenaires ? D’accroître la notoriété de l’entreprise ?
Il convient d’affiner au maximum vos réponses. Il vous faudra dans les exemples ci-dessus déterminer le message que vous souhaitez passer, l’offre que vous souhaitez mettre en avant, le type de partenariat que vous recherchez ou encore le message que vous souhaitez transmettre.
Organiser un événement sans en cerner réellement la raison précise peut entraîner une perte de temps considérable. Par ailleurs, cela vous empêchera de mettre des bons indicateurs de suivi et vous épuiser sans valeur ajoutée ainsi que vos équipes.
Choisir le type d’évènements à bon escient
Une fois conscient de vos objectifs et de votre cible, il vous faudra appréhender le type d’évènements qui correspond à cette cible et à vos objectifs. Si on pense intuitivement à une formule conférence, il existe pourtant de nombreuses variantes possédant leurs avantages et leurs inconvénients. Notamment, petit déjeuner, déjeuner, diner, soirée Networking, conférence, colloque ou encore séminaire, congrès, voyage et salon, vous aurez l’embarras du choix…
La nature de celui-ci doit s’accorder avec les disponibilités de votre public cible mais surtout à vos objectifs. Si le public ciblé est occupé, privilégiez des formats courts. Dans le cas inverse, il vous faudra évaluer le coût de l’événement par rapport à ce qu’il vous rapporte (directement ou indirectement) afin de ne pas tomber dans l’excès.
Dans le cas d’une conférence, n’oubliez pas que c’est souvent le thème qui déterminera l’attractivité de celle-ci. Il ne doit pas être choisi au hasard et doit répondre concrètement à une question que se pose votre cible. Vous pouvez demander à plusieurs personnes de votre entourage si elle trouve le thème pertinent. Plusieurs avis valent mieux qu’un ! Vérifiez également que ce type d’évènements n’est pas déjà prévu afin de vous démarquer de vos concurrents ou éviter de le faire le même jour qu’un partenaire. Le choix des intervenants intervient dans un second temps.
Fixer une date qui correspond à votre cible
Une fois vos objectifs, la cible ainsi le type d’évènements fixés, vous devrez fixer une date. Ne confondez pas vitesse et précipitation, les professionnels remplissent souvent leur calendrier un mois à l’avance. Une bonne date est une date qui convienne à un maximum de personnes. Prenez en compte les vacances scolaires, les éventuels jours fériés. Vérifiez si un autre événement important n’a pas lieu ce jour-là qui empêcherait votre cible de se déplacer. Certains jours sont propices aux événements professionnels tels que le mardi et le jeudi.
Chercher le lieu idéal
Le lieu ne doit pas être choisi à la légère. Il fait partie intégrante du succès de votre événement. Déplacez-vous afin de vérifier son adéquation par rapport à votre cible et vos besoins. La capacité doit être suffisante pour accueillir votre public et pas trop importante pour ne pas donner une impression de vide. Vérifiez la présence du matériel nécessaire au bon déroulement de votre évènement. Y a-t-il des rétroprojecteurs à disposition ? Des micros ? Un pupitre ? … Chaque matériel doit être listé et vous devrez vérifier si il est véritablement à disposition ou non. A défaut, vous pourriez avoir une mauvaise surprise le jour de l’évènement.
Bien accueillir les participants
Dans les événements de grande ampleur (au-delà de 100 personnes), il vous sera nécessaire de bien prendre en compte que la vérification des personnes autorisées à entrer dans votre événement prend du temps. Utilisez des formules de e-billet telles que proposées par weezevent ou eventbrite et à vous doter de badgeuses afin de gagner du temps. Si l’événement s’avère une réussite, il pourra attirer de nombreuses personnes qui n’auront peut-être pas la patience d’attendre des heures avant de pouvoir y accéder. Dans les évènements de faible ampleur, offrez des badges qui peuvent s’avérer très pratiques pour donner une atmosphère conviviale.
Établir un rétro-planning de relance
Il s’agit ici de l’une des grandes difficultés des évènements extérieurs. N’oubliez pas que les gens n’attendent pas seulement votre évènement et qu’il peut leur arriver de le « zapper » quand bien même ils auraient bien reçu l’invitation pour des raisons diverses (urgences au travail, emploi du temps inaccessible, autres évènements en confirmation, congés…). Faites des rappels à J-1 mois, J-1 semaine et J-1 jour. Ou mieux, à confirmer téléphoniquement la présence de vos participants. Certains n’hésitent pas à leur procurer des moyens de transport !
Créer votre check-list, votre compagne de route
Ce sont les détails qui font la réussite d’un évènement. Créez une liste des éléments que vous ne devrez pas oublier le jour J : slides de présentation, bouteilles d’eau pour les intervenants, mot d’introduction et de remerciements, rétroprojecteur, tee-shirts servant à faire la promotion, accessoires pour divertir l’assistance … Elle vous permettra d’éviter d’oublier le matériel essentiel à la réussite de l’événement ou de vous demander sans cesse si vous n’avez rien oublié. Le temps passant extrêmement vite dans ce genre de cas…
Maintenant vous savez, à vous d’agir !