Optimiser on temps de travail plus facile à dire qu’à faire ! Pourtant c’est une des préoccupations majeures des entrepreneurs. La gestion du temps est cruciale pour les chefs d’entreprise. Savoir organiser ses journées de la meilleure des manières pour être productif est au cœur du quotidien des entrepreneurs. Il existe certaines bonnes habitudes à prendre pour optimiser son temps de travail. Comment se comporter pour gérer son temps de façon efficace au sein de l’entreprise ?
Définir les priorités
La définition des priorités est un élément de gestion indispensable pour les entrepreneurs. L’ensemble des processus dans l’entreprise peut se diviser en trois catégories : les tâches urgentes, les tâches importantes et les autres.
La première chose à faire pour un dirigeant est donc de se concentrer sur les activités urgentes, qui ne peuvent être remises à plus tard (sous peine de pénalité en cas de retard par exemple).
Les tâches importantes sont à envisager ensuite : on parle ici de tous les projets capitaux pour le bon fonctionnement de l’entreprise.
Enfin, les autres activités sont à prendre en compte en dernier ressort.
Il est possible de gagner du temps grâce à certains logiciels de gestion et de comptabilité en ligne destinés aux PME, tels que Kiwiki, Nutcache ou FreshBooks.
Eviter les pertes de temps
Les journées ne sont jamais assez longues pour les chefs d’entreprise qui doivent mener de front plusieurs activités pour le bien de leur société. Pour parvenir à se ménager suffisamment de temps pour les processus cruciaux, il est nécessaire de ne pas en perdre avec des éléments secondaires.
Un entrepreneur peut par exemple décider de n’assister qu’aux réunions essentielles et se fixer des plages horaires fixes par jour pour répondre à ses e-mails. Il est intéressant aussi d’utiliser des applications de travail pendant les trajets, comme Any.DO pour planifier des projets ou Evernote pour réaliser toutes sortes d’annotations professionnelles. Un gain de temps non négligeable peut être obtenu en fixant de manière concrète, en début de chaque semaine notamment, un nombre d’heures pour la réalisation de chaque tâche d’importance prévue.
Gérer les imprévus
On l’oublie trop souvent, mais les imprévus font partie intégrante de la vie d’une entreprise. Un planning trop chargé ne permet pas de faire face à ces impondérables, et peut s’avérer réellement problématique lorsqu’une urgence survient. On conseille donc aux entrepreneurs de prévoir une marge équivalente à 10 % de leur temps chaque jour. Il s’agit de les consacrer à la gestion des retards ou de difficultés inopinées. Cette précaution organisationnelle diminue le stress et permet de s’accorder plus de temps pour la réflexion. Pour la mettre en place, on peut songer à utiliser un logiciel de gestion des temps professionnel comme le progiciel Kelio.
Apprendre à déléguer
Les dirigeants sous-estiment trop souvent cet aspect de la vie en entreprise, mais il est illusoire de penser pouvoir tout gérer sans délégation. Pour optimiser son temps, l’entrepreneur a tout intérêt à confier un certain nombre de tâches à ses collaborateurs, en toute autonomie, afin de se dégager du temps pour œuvrer à la stratégie générale de la société. Cela n’exclut pas de garder le contrôle des opérations : la délégation ne consiste pas à se décharger purement et simplement de certains travaux. Elle permet de faire le tri entre ce qui est du ressort exclusif du dirigeant et ce qui peut être confié aux salariés.
