Les notes de frais s’accumulent et souvent pris par le temps l’entrepreneur ne les gère pas de manière optimale. Plus une entreprise grandit, plus ses obligations et ses responsabilités envers ses salariés évoluent de la même façon. C’est exactement le cas des notes de frais, qui font que tous les comptables du monde entier s’arrachent les cheveux. C’est d’ailleurs un obstacle majeur dans le cadre de la gestion courante d’une entreprise pour un dirigeant que de devoir gérer les notes de frais de ses salariés. Faut-il mettre des limites strictes et nettes afin d’éviter tous les écueils ? Faut-il, à l’inverse, opter pour une liberté totale des salariés en ce qui concerne leurs notes de frais ? Eléments de réponse.
On estime qu’en moyenne les salariés renoncent à 212€ de frais soit un total de 0,6 milliards d’euros en France, selon une récente étude. La raison principale ? Les procédures de gestion et de remboursement seraient trop complexes. Alors, en tant qu’entrepreneur, facilitez-leur la vie !
Distinguer frais réels et frais forfaitaires
Il est important voire primordial de bien distinguer les deux types majeurs de notes de frais : les frais réels et les frais forfaitaires. Un chef d’entreprise se doit de faire cette distinction afin de gérer au mieux l’attribution et le paiement des notes de frais de ses salariés.
Les frais réels correspondent, dans la plupart des cas, à ce que l’on pourrait également appeler les frais fixes, c’est-à-dire les frais qui n’évoluent pas selon l’activité de votre salarié. Ticket de péage, repas au restaurant, nuit à l’hôtel, tous ces frais se remboursent selon le montant engagé par le salarié.
A l’inverse, les frais forfaitaires sont, eux, amenés à avoir des montants différents selon l’activité de votre salarié. Tous ces frais peuvent être divers et variés (indemnités kilométriques, remboursement de l’usure si le salarié utilise son véhicule personnel, etc.), et l’URSSAF met à disposition des dirigeants un tableau de remboursement forfaitaire pour ces frais particuliers.
Accorder des frais en rapport avec les besoins de votre entreprise
Il est indispensable que ces frais correspondent aux besoins réels de votre entreprise. Si l’activité de votre société repose essentiellement sur du démarchage de nouveaux clients afin de signer de nouveaux contrats, il est nécessaire que vos salariés puissent se déplacer, être sur le terrain et cela nécessite des frais importants. A l’inverse, une entreprise où le démarchage est faible et où le déplacement sur le terrain est loin d’être une mission principale, il serait tout à fait anormal que les frais soient élevés et que les salariés aient des notes de frais importantes. Soyez certain que tous les frais engagés par vos salariés collent avec les besoins de votre entreprise, et ce afin d’avoir une transparence et une clarté certaines dans le paiement de ces frais, l’idée première étant que ces frais doivent être en lien avec l’activité de l’entreprise, ni plus, ni moins.
Garder un œil sur la nature de ces frais
Bien que vous ayez confiance en tous vos collaborateurs, n’hésitez pas à leur demander des comptes pour juger de la nature des frais engagés par ces derniers. Il est important que vous ayez un droit de regard sur ces frais pour mieux les gérer sur le long terme. Des logiciels existent afin d’optimiser votre gestion des notes de frais, comme KDS ou encore Eurecia pour les plus efficaces.
