Gérer une équipe dans un environnement virtuel demande des compétences spécifiques et d’avoir mis en place un équipement qui offre toutes les opportunités. A l’ère de la mondialisation, les nouvelles technologies ont révolutionné les moyens de communication. Actuellement, les gadgets électroniques tels que les ordinateurs ou encore les téléphones se sont transformés en éléments de base des entreprises. Ces pratiques modernes ont donné naissance à de nouvelles formes d’activités comme le travail à distance. Voici comment faire pour gérer une équipe dans un environnement virtuel.
Certes votre équipe est virtuelle mais elle demeure une équipe humaine réelle et qui travaille à distance. Le lien relationnel entre le dirigeant et chaque collaborateur reste primordial. Dans ce cas, il est indispensable d’utiliser au mieux chaque outil pour que la communication soit conviviale.
Les équiper avec de bons outils informatiques
Comme le moyen de communication d’une équipe virtuelle est à distance, chaque membre de l’équipe doit être doté des bons outils informatiques, à commencer une adresse e-mail de l’entreprise par exemple et d’un équipement performant pour ne pas subir de perte de temps lié au pur usage informatique. Pour vous assurer de la ponctualité, vous pouvez par exemple les équiper d’outils permettant de déterminer leur connexion ou non à leur ordinateur même si cette manière de faire n’est pas souvent appréciée. L’essentiel est en réalité que le matériel informatique soit bien choisi pour assurer la sécurité de l’information et le partage entre les différents membres de l’équipe sans en entraver le fonctionnement.
La communication régulière et permanente
Pour gérer une équipe virtuelle, la communication et la transmission rapide d’informations restent essentielles. La communication doit être régulière et permanente pour pouvoir maintenir un bon flux d’informations entre toute l’équipe durant la journée de travail mais ne pas non plus devenir source de distraction. Tous comme les autres alertes, elles peuvent vite distraire votre salarié. Il faut donc prévoir que les codes de la communication, naturelle au bureau, le soit également lorsque vous travaillez à distance. Parmi les moyens incontournables de communication, on note le téléphone, l’email et les SMS ainsi que les messageries instantanées. Les informations fournies aux membres de votre équipe doivent être complètes.
Bien choisir les logiciels
Afin que la communication soit bonne, il vous faudra bien choisir les logiciels que vous installerez sur les différents ordinateurs. Le logiciel de communication le plus utilisé sont Skype même si Teams est de plus en plus utilisé. Facilitant la communication et l’encadrement des équipes, ce type d’outils réduit également les factures téléphoniques. De plus, il permet de faire des appels vidéo, ce qui a tendance à rendre la relation plus humaine car bien que vous soyez à distance et qu’il soit parfois peu plaisant d’être en vidéo, cette action peut se révéler fort utile.
Tout comme pour une équipe « réelle », une équipe virtuelle doit faire des conférences régulières afin de garder le contact. Exigez la présence de toute votre équipe durant chaque webconférence. De cette façon, ils se sentiront tous concernés par la situation de l’entreprise. Ils sauront que vous les considérez comme des salariés à part entière.
Le choix des membres de l’équipe
Comme les équipes virtuelles ne sont pas présentes dans votre bureau, il demeure nécessaire de bien choisir chaque membre en fonction de sa tâche et de son autonomie. Durant l’entretien d’embauche, vérifiez les compétences et les expériences de vos salariés afin d’évaluer les fonctions qui leur conviennent. Une fois embauché, vérifiez régulièrement s’il est capable d’atteindre ses objectifs. Tout le monde ne s’adapte pas au travail à distance. Celui demande certaines qualités et surtout une bonne dose d’auto-motivation.
C’est pourquoi il est généralement conseillé de fixer des règles. Même si l’équipe est virtuelle, il demeure important d’établir des règles claires et bien précises afin d’être bien organisé. Faites-en sorte que chacun des membres de votre équipe soit au courant de celles-ci et les appliquent. La distance ne doit pas devenir pas une gêne et les dispenser de sanctions adaptées à leur non application.
Les mesures de contrôle
S’il était quasi impensable d’imaginer le contrôle des tâches à distance, il est aujourd’hui répandu et facile à mettre en place grâce à de nombreux logiciels créés dans le cas où vous fournissez un ordinateur professionnel. Grâce à eux, vous pouvez contrôler l’état d’avancement de manières journalières à tout moment. N’hésitez pas à les mettre en place pour bien vous assurer du bon fonctionnement de votre équipe virtuelle.