Que vous organisiez un team building, un salon, une conférence ou un séminaire d’entreprise, il existe quelques incontournables pour réussir votre évènement et qui en feront un véritable succès. Zoom sur les bonnes pratiques qui feront de votre évènement, une véritable réussite.
Ne pas oublier votre objectif !
L’organisation d’un événement professionnel requiert de définir très précisément l’objectif que vous souhaitez atteindre. Il n’aura pas du tout la même structure suivant s’il s’agit de récompenser des collaborateurs, les fédérer, trouver des fournisseurs, acquérir de nouveaux prospects, fidéliser vos clients ou de vous faire connaître. Cette première détermination aura des impacts notamment sur le lieu, le budget, la communication, les horaires, tout comme ce sera le cas de la cible. Il peut paraître évident que les activités ne seront souvent pas identiques ou que des changements devront être opérés suivant la cible et l’objectif. Une fois ces deux prérequis déterminés, il vous faudra faire le choix de l’événement : réunion, séminaire, convention, conférence, fête….
Avoir un contenu attractif
Pour que votre événement connaisse le succès, il demeure nécessaire bien entendu que son contenu plaise à votre cible. A défaut, vous pourriez vite vous retrouver à avoir organisé celui-ci pour rien ou pire à ternir votre image ou l’ambiance dans vos équipes. Vous devez donc sélectionner en amont ce qui va plaire, ce que vous pouvez faire par l’intermédiaire d’un brainstorming en interne ou tout simplement en interrogeant votre cible.
Il est clair que les têtes d’affiches jouent souvent un rôle dans le succès d’un événement et particulièrement pour les conférences. Ceci est d’autant plus vrai si vous faites appel à des célébrités même si cela demande souvent de passer par une agence de conférencier. Ces intervenants vous permettent non seulement d’enrichir votre contenu mais de vous donner un certain prestige car ils s’associent naturellement à votre marque. Cela peut également concerner l’animateur car c’est un métier où il est difficile d’improviser. Cependant, il est rarement facile de les attirer au vu de leur emploi du temps souvent chargé ou d’obtenir les contacts directs. Pour avoir plus de renseignements sur le sujet, vous pouvez vous rendre sur cette page.
La communication sur l’évènement
Les canaux de communication dépendent fortement de votre cible. Il est clair que ceux-ci doivent être sélectionnés et que votre communication doit être très bien rôdée si vous ne souhaitez pas avoir le bec dans l’eau. Il existe énormément de manières de faire la promotion d’un évènement : mails, flyers, publicités, annonces sur la page d’accueil du site web, campagnes par SMS, courriers écrits, promotions sur les réseaux sociaux… Il vous faudra donc déterminer ceux que votre cible utilise pour ne pas vous retrouver avec un public qui n’a rien à faire cela même si généralement le tri se fait naturellement par le biais du contenu de votre évènement.
Bien gérer son évènement en amont
Une fois tout ce travail en amont précisé, généralement plusieurs mois à l’avance pour les grands évènements, il sera nécessaire de vous affairer à son organisation. Bien entendu vous devrez vérifier que tout le matériel nécessaire à sa bonne réalisation est bien présent. Rien ne sert de faire appel à un traiteur qui vous livre des plats à réchauffer si vous ne disposez pas de fours, micro-ondes ou plaques ou encore si vous voulez faire une conférence en ne vérifiant pas qu’il y ait des micros performants. Il est indispensable de lister tous les besoins, sans définir le budget ou la responsabilité comme l’hébergement, le transport, l’accueil, les conférenciers, la restauration, la décoration, les médias, les supports de communications, les badges…. Pour ne rien oublier, il s’agit en général de vérifier les besoins à chaque étape. A noter que l’accueil reste souvent une problématique négligée mais avec une logistique importante à gérer : table, fleurs, badge, nappe, hôtesse, listing, lecteur de badge, …
Une organisation à roder
Lorsque l’on organise un événement d’une certaine taille ou si le public est particulièrement difficile à mobiliser, il est courant de devoir faire un rétroplanning et un listing de vérification, ne serait-ce que pour les rappels ou encore pour vérifier que vous n’avez rien oublié le jour J de l’événement.
Ce sont généralement les détails qui font le succès ou non d’un événement. Il suffit d’oublier les tickets pour le vestiaire pouvant être très rapidement dans une situation difficile ou encore d’avoir un matériel qui dysfonctionne pendant l’évènement. Les détails voire l’anticipation de difficulté n’est pas à négliger si vous ne voulez pas vous retrouver à courir partout pour résoudre ces problématiques de dernière minute. Un exemple simple : la vérification de la compatibilité des slides si vous souhaitez en projeter. C’est la raison pour laquelle de nombreuses entreprises n’hésitent pas à faire appel à des sociétés spécialisées.
Votre évènement ne suffit pas le jour J
Si on a souvent tendance à croire qu’un événement se finit le jour de sa clôture, il n’en est, la plupart du temps, rien. Certaines démarches comme les relances pour les prospects ou encore les questionnaires de satisfaction doivent être pensés avant l’événement voire créés en amont pour être automatisés, surtout si c’est la personne qui a géré l’événement qui doit s’en occuper.