Le malentendu nuit à la communication et se trouve être la source de difficultés qui pourraient être écartées si on lui prêtait l’attention qu’il mérite. Comment éviter les malentendus avec ses collaborateurs ?
Le malentendu avec la communication à distance dans le cadre du développement du télétravail peut s’insinuer sans que l’on s’en rende compte. Si le malentendu met en lumière un désaccord clair entre deux ou plusieurs personnes, il émane d’une divergence d’appréciation et de point de vue concernant une même situation. Cela peut conduire à une rupture de communication entre les deux parties. Entre un chef d’entreprise et son équipe, les malentendus peuvent être fatals. Comment les éviter ?
Exprimez-vous de manière explicite
Comment vos collaborateurs vont-ils savoir ce qu’ils doivent faire si vous ne leur dîtes pas ? En un mot, plus qu’en cent : communiquer ! Ils doivent entendre explicitement quels sont les objectifs que vous leur fixez. Mettez-vous à leur place et adaptez une communication simple. Surtout si vos collaborateurs ne connaissent pas aussi bien le dossier que vous. De nombreuses erreurs dues aux malentendus proviennent d’utilisation de termes inadaptés et de jargon technique.
Demandez à vos collaborateurs de reformuler
Autre cause de malentendu : votre employé ne vous a pas ou mal compris. Pour pallier ce problème, l’une des règles simples est de faire répéter et reformuler ce que vous venez de dire, pour être certain que votre employé vous a bien compris. En utilisant ses propres mots, l’interlocuteur adopte un vocabulaire maîtrisé et fait sien vos exigences. Lorsque vous demandez à votre collaborateur de reformuler, utilisez cependant un ton neutre et non supérieur. Ne pensez pas être la personne la plus intelligente. Une attitude ouverte incite votre collaborateur à poser des questions, à vous demander conseil mais aussi à formuler des idées.
Mettez par écrit vos consignes
Si certaines consignes sont assez compliquées à cerner, vous faites bien d’expliquer premièrement à vos collaborateurs ce que vous attendez d’eux de manière orale. Mais vous pouvez doubler votre demande d’une trace écrite comme un mail par exemple. Essayez de faire court et concis pour ne pas perdre votre collaborateur et tâchez de garder le même ton sérieux, tout au long du message. En ajoutant par exemple des touches d’humour dans un mail que vous souhaitez formel, vous risquez de perdre votre lecteur. N’hésitez pas à utiliser les puces pour mettre en évidence certains points. Et avant d’envoyer votre mail, n’hésitez pas à le relire ou à le faire relire par une autre personne.
Laissez votre porte ouverte ou n’hésitez pas à ouvrir des espaces de dialogue
A la suite d’un entretien avec vos collaborateurs, laissez-leur savoir que votre porte est toujours ouverte ou que vous être prêt à avoir une rencontre par visioconférence s’ils ont des questions à poser par rapport à des tâches particulières. Vos collaborateurs se sentiront à l’aise s’ils savent que vous avez avec eux de la patience et du respect. Ils seront plus à même de venir discuter avec vous ou de vous vous proposer une rencontre via une visioconférence lorsqu’ils ont des doutes ou rencontrent des problèmes. Si vous refusez de prendre du temps pour désamorcer les questions de vos collaborateurs, certains malentendus peuvent conduire à un travail qui ne vous convienne pas. Il vaut mieux prendre un peu de temps en amont plutôt que rattraper certaines (grosses) erreurs en aval.
Faites connaître les nouvelles règles
Au sein de votre entreprise, soyez transparent dès le début avec vos nouveaux collaborateurs sur les règles de votre société, et ce, même si en dessous de 20 salariés vous n’avez pas obligation d’établir un règlement intérieur. Si vous y apportez des modifications, faites le savoir en affichant les nouvelles règles sur le tableau commun à l’entreprise ou en envoyant un mail à l’ensemble de vos collaborateurs. Tous doivent savoir ce que vous attendez d’eux concernant la discipline et la sécurité, par exemple.
Découragez les rumeurs
La plupart du temps, les bruits de couloir ne sont pas favorables à l’épanouissement de votre entreprise. Ils ont tendance à fausser l’information et à perturber les relations entre les salariés mais également entre vous et votre équipe. Vous ne devez pas négliger les « on-dit ». Tordez le coup aux idées fausses qui circulent, que ce soit sur le travail à accomplir ou sur les relations entre collègues de travail. Faites attention à ne cependant pas vous imposer. Que vous le vouliez ou non, les rumeurs circuleront toujours au sein d’une société. Apprenez à cerner les plus importantes et celles qui vous concernent au premier abord et qui viennent perturber la qualité du travail, du service ou du produit de votre entreprise.
Traitez vos collaborateurs équitablement
Montrez à tous le même intérêt et le même respect pour le travail accompli. Il se peut que vous ayez des affinités personnelles plus prononcées avec certains de vos salariés. Cependant, excluez tout favoritisme au sein du bureau. Cela pourrait nuire à la relation entre vos salariés. Traitez chacun de manière juste, équitable et respectueuse.