Les réunions sont souvent l’objet de nombreuses critiques car elles souvent mal préparés en amont. La réunion d’équipe a un objectif double : l’efficacité par l’information et la consolidation du groupe par la concertation, sachant que les 2 notions sont interdépendantes. Il est donc primordial d’accorder toute son importance à cet espace et de l’utiliser de manière stratégique.
La perception de la réunion
Notons que la réunion est un outil de travail indispensable, et non une option ou même une « corvée » comme le vivent certains managers ou employés. Si la vision de se rassembler autour d’une table est celle d’un moment infructueux, devant seulement répondre à une sorte de « coutume » qui se veut longue et interminable, c’est tout simplement que les bons ingrédients ne sont pas présents.
La réunion est l’espace permettant au manager de mettre en évidence les actions à mener et de permettre à chaque protagoniste de saisir son propre rôle. Mais pas seulement. Elle permettra au manager de démontrer son sens de l’organisation, de l’analyse, et de réaffirmer sa philosophie. Dans « démontrer », n’entendons pas « se justifier », mais plutôt « donner l’exemple ». Travailler son intervention dans le fond et dans la forme en amont est nécessaire.
Une méthodologie à suivre
Classifier les sujets à aborder au sein d’une organisation est le premier point à mettre en œuvre : c’est ce qui se nomme « la structure ». Quoiqu’il se passe durant la réunion en termes d’intervention et de temps de parole, cette structure sera le fil conducteur.
Il est intéressant de lui définir une chronologie de 3 niveaux : les sujets urgents ou prioritaires, les sujets à traiter, les sujets secondaires.
Par exemple, dans le cadre de réunions hebdomadaires, les sujets secondaires non abordés deviendront des sujets à traiter la semaine suivante ; et les sujets à traiter non abordés, eux, deviendront les sujets prioritaires. Cette méthode permet de mettre le temps au service du manager, et non l’inverse. « Courir après le temps » lors d’échanges engendre incessamment le même résultat : amoindrir l’importance de la fin de réunion. Alors que ce moment est en réalité le plus important.
Chaque séance se définît dans un cadre :
- une introduction qui laisse place à l’humain, à la considération d’autrui, à la présentation des sujets qui seront abordés dans une chronologie préalablement réfléchie
- la durée de chaque sujet abordé et en proposant une brève explication pour les introduire un à un, puis les clôturer par des décisions et mises en œuvres pour appliquer ces décisions
- une pause de 5 à 10 minutes au-delà d’une heure et demie de réunion
- une conclusion qui devra reprendre les points abordés et surtout l’ensemble des décisions prises
- éventuellement, une ouverture sur la prochaine séance en indiquant le lieu et la date.
Ce sont ces repères qui rendent les échanges rythmés, intéressants, et qui donnent du sens à la réunion ; ce qui favorisera une réelle efficacité en terme de prise de décisions, et qui alimentera un intérêt général pour ces temps de réflexion.
Quelques astuces pour fédérer un groupe
Le lieu choisi, le look, le langage utilisé et la posture du manager seront des éléments qui détermineront l’atmosphère, et par ce biais, la productivité de la séance.
La réunion est l’occasion pour le manager de réaffirmer sa vision du travail, et sa philosophie dans laquelle il est important que l’équipe s’inscrive pour assurer une cohésion de groupe. Il s’agit de définir des valeurs communes en termes d’état d’esprit et de vocabulaire, de les incarner et de les utiliser pour parler le même langage et parvenir à un résultat commun où chacun aura son rôle. Unifier ou fédérer un groupe est une tâche qui revient au manager, la réunion étant l’espace idéal pour asseoir sa stratégie.
Pour ce faire, il est bon de suivre quelques règles simples :
- le manager est toujours garant du déroulement de la séance
- chacun doit être invité à prendre la parole, ce qui permet au manager d’écouter, d’évaluer son équipe et d’alimenter sa future décision
- les technicités et les spécificités du parcours de chaque collaborateur doivent être mises en avant pour que chaque rôle possède sa place dans le processus de décision, et que les tâches soient bien déléguées
- le caractère positif et la notion de « gagnant-gagnant » seront à installer dans les échanges, afin qu’ils deviennent des réflexes
- une prise de décision doit immanquablement clore un sujet abordé, ce qui est synonyme d’efficacité, même si la décision peut-être une forme de « test » et être soumise à évaluation, puis adaptation si besoin.
La réunion est un outil formidable qui est le point de rencontre entre la réflexion et l’action, l’humain et la technique professionnelle, le partage et l’écoute. Conduire une séance demande donc une forme de stratégie. Néanmoins, un sens auto-analytique du manager est indispensable afin d’en améliorer sans cesse les concepts et rendre ainsi la réunion d’équipe immanquablement constructive.
