Pas facile de dire à votre salarié qu’il s’habille mal, que l’odeur de sa transpiration imbibe l’open space, qu’il sent mauvais de la bouche ou qu’il est un peu trop souvent saoul au bureau… Et pourtant, ces sujets doivent être abordés par le chef d’entreprise. 5 étapes pour traiter ces questions avec vos collaborateurs sans faire de dégâts.
Il est clair que certains thèmes sont très délicats à traiter et l’on ne sait pas vraiment comment aborder le sujet avec ses collaborateurs. Il s’agit par exemple des odeurs corporelles intenses du salarié, de son abus d’alcool (ou autre), de ses tenues inadaptées au cadre professionnel, de ses blagues douteuses et insistantes, de sa façon de s’exprimer… Et pourtant, vous ne pouvez pas laisser la situation telle qu’elle est sans réagir. Il vous faut dépasser vos tabous et aborder clairement le sujet. Mais attention : un mot mal placé risquerait vite de braquer la personne contre vous, de vous faire perdre votre capital sympathie, et, pire, de blesser profondément votre collaborateur. Alors autant s’y prendre avec méthode…
Faire des allusions globales
Il faut savoir qu’un collaborateur mis en cause par une accusation, même d’ordre minime, peut facilement se sentir totalement agressé et se mettre en position défensive. Vous pouvez ainsi rapidement vous retrouver dans une situation de « braquage ». Pour éviter de créer toute une affaire autour d’un sujet qui n’en vaut pas la peine, essayez de faire passer votre message à votre salarié de manière subtile. Vous pouvez par exemple aborder le point de façon globale, en réunion d’équipe, afin de transmettre le message à tous les collaborateurs.
Attention à ne pas viser l’employé en question directement devant ses collègues et à ne pas faire une allusion trop « lourde » qui reviendrait à incriminer la personne en public ou à faire en sorte que tout le monde le reconnaisse. Dans le cas d’un problème de tenue vestimentaire, lancez par exemple une phrase du type : « Je vous rappelle que nous accueillons de nombreux clients dans nos locaux et que l’entreprise doit dégager une image sérieuse, qui se traduit notamment par nos tenues vestimentaires à tous. ». Ce sera tout de même mieux perçu qu’une affirmation du type : « M. X vous êtes vraiment mal habillé aujourd’hui et ce n’est pas professionnel ! ».
Vous pouvez également tenter la carte de l’humour avec vos salariés. En revanche, Maniez cette technique avec subtilité pour éviter de choquer votre salarié. Si vous n’êtes pas proche de votre salarié ou que vous ne savez pas manier l’humour, oubliez cette méthode à double tranchant.
Fixer un rendez-vous avec votre salarié
Votre salarié n’a toujours pas compris vos allusions et son comportement ne s’améliore visiblement pas ? Il va donc falloir passer à la vitesse supérieure et aborder le sujet franchement avec lui. Certains problèmes nécessitent une rencontre en face à face avec votre salarié. C’est le cas de soucis plus importants tels que la consommation d’alcool ou de drogue sur le lieu de travail.
Dans ces deux cas, il faut prendre votre courage à deux mains et organiser un rendez-vous avec votre salarié pour traiter le sujet qui fâche, sans traîner. Pour éviter que votre rendez-vous ne vire à une discussion basée sur l’émotionnel, où les réactions peuvent s’avérer excessives, organisez bien cette rencontre. Fixez un rendez-vous avec votre salarié dans un bureau à l’abri des oreilles indiscrètes en annonçant franchement à votre employé le sujet de votre discussion.
Pourquoi pré-annoncer le thème de la rencontre ?
Tout simplement car votre salarié doit pouvoir se préparer à entendre des vérités qui seront difficiles à digérer. Puisque le sujet de la discussion sera évoqué avant même la rencontre, il aura déjà eu le temps de mûrir le sujet, de dépasser la colère ou la vexation, et de se calmer.
Comment gérer le rendez-vous ?
Vous devrez faire très attention à votre formulation, à bien introduire le sujet et à faire en sorte d’être le moins agressif possible dans votre ton. Pour cela, attention à bien utiliser des formulations non accusatrices afin de ne pas transmettre des informations qui sembleraient être des attaques personnelles. Essayez au maximum d’utiliser des phrases du type : « J’ai parfois le sentiment que votre style vestimentaire était quelque peu négligé. Qu’en pensez-vous ? » plutôt que : « Votre style vestimentaire est négligé ! ». Évitez surtout les « vous » et « tu » qui agressent même sans que l’on s’en rende compte. Exprimer ses sentiments personnels tout en subtilité, et demander l’avis de l’interlocuteur afin de créer le dialogue passera toujours mieux qu’une phrase affirmative et directe qui incrimine l’autre et l’enferme dans un jugement.
Mettez l’accent sur les bons résultats
Pour éviter que le salarié pense entre trop rapidement dans la contestation, commencez par mettre l’accent sur ses bons résultats ou son implication avant de rentrer dans le vif du sujet. Il comprendra que vos remarques n’affectent pas sa place dans l’entreprise.
N’hésitez pas à lier dans la mesure du possible votre introduction avec le sujet que vous allez aborder en disant par exemple « Vous avez d’excellents résultats commerciaux. Cependant nous avons constaté chez vous des petits manquements à l’hygiène qui pourraient nuire à votre crédibilité face aux clients ». Ensuite, écoutez les réponses de votre salarié et reformulez ses propos par exemple. Vous pouvez alors lui demander si vous avez bien compris son point de vue avant d’aborder un autre point ou de répondre à sa défense. A la fin de l’entretien, n’oubliez pas de conclure sur le fait que l’objet de la critique n’est qu’un élément secondaire qui ne remet pas en cause la qualité de son travail.
Obtenir son accord
Le but n’est pas de faire un procès à votre salarié, ni de le punir pour son comportement, mais simplement d’améliorer l’avenir. Souvent c’est la partie la plus difficile du dialogue. Le chef d’entreprise se sent un peu mal à l’aise à l’idée d’aborder le sujet et fait en sorte d’écourter le plus possible la réunion. Il s’agit pourtant d’une mauvaise pratique.
Pour réussir à aller de l’avant, il va vous falloir dépasser le sentiment d’embarras que vous ressentez afin d’aboutir avec votre salarié à des accords clairs et à des objectifs précis. Si l’employé en question ne comprend pas bien vos demandes, prenez le temps de lui expliquer bien précisément et en termes simples ce que vous attendez de lui. Si vous ne tombez pas d’accord avec des objectifs clairs à la fin de l’échange, la discussion n’aura pas servi à grand-chose.
Une fois le problème résolu, inutile de remettre le sujet délicat sur le tapis. Cela ne fera qu’embarrasser votre salarié et le freiner dans son engagement. Inutile donc de revenir sur le sujet six mois plus tard pour le complimenter sur son haleine moins fétide qu’avant ou sur ses vêtements, qui sont devenus un peu moins négligés depuis votre discussion !