Faisant partie des tâches administratives obligatoires en entreprise, la facturation est contraignante. Et il faut reconnaître que les solutions traditionnelles sont très limitées de nos jours pour gérer la facturation de manière rapide et efficace. Il est donc désormais temps de passer au logiciel de facturation, un outil qui facilite beaucoup de tâches au quotidien. Mais comment choisir parmi tous les outils disponibles sur le marché ? Voici quelques conseils.
Bien connaître l’utilité d’un logiciel de facturation
Évidemment, bien choisir un logiciel de facturation exige au moins de bien en connaître les utilités. Et en fonction des besoins de l’entreprise, le choix de l’outil le plus adapté se fera plus facilement.
Rappelons que ce type d’outil a été créé pour gérer et éditer les factures. Ce n’est évidemment pas obligatoire, mais y avoir recours fait gagner beaucoup de temps. Étant donné le nombre de gammes de logiciels de facturation, chaque entreprise est libre de choisir en fonction de ses besoins.
En tout cas, un tel outil a plusieurs utilités :
- Gérer les clients
- Éditer les factures conformément aux législations en vigueur
- Éditer les devis
- Suivre les encaissements clients
- Etc.
Un logiciel adapté aux besoins de l’entreprise
S’assurer que le logiciel corresponde aux besoins réels de l’entreprise est le premier critère de choix. Ainsi, un logiciel tout en un est plus conseillé pour une comptabilité gérée entièrement en interne. Il inclut le devis, la facturation et la comptabilité. C’est l’idéal pour les TPE/PME sauf pour les commerces où un logiciel de caisse est plus adapté. Pour les plus grandes structures, un logiciel de facturation incluant la gestion commerciale et la comptabilité convient mieux.
Ensuite, un outil très basique suffit amplement si la comptabilité est gérée par un expert comptable externe. Cependant, ce dernier devra dans ce cas avoir accès aux données de facturation.
Et toujours dans cette optique de choisir un logiciel adapté à l’entreprise, se poser les bonnes questions est de rigueur. Est-ce que les données de facturation sont transformées automatiquement ou manuellement en écritures comptables ? Le choix de cette fonctionnalité est crucial pour éviter les erreurs.
Certes, tenir compte de tous ces paramètres n’est pas évident au début, mais il vaut mieux s’y habituer parce que la facturation électronique est la prochaine étape de la dématérialisation.
Ergonomie et intuitivité
Certes, les caractéristiques techniques sont les plus importants, mais le logiciel de facturation doit également être pensé pour optimiser l’expérience utilisateur. Son ergonomie a donc toute son importance. Celles-ci privilégient particulièrement les interfaces simples, claires et faciles à prendre en main. Cela implique une grande fluidité et une intuitivité qui mettent l’utilisateur à son aise.
Ainsi, avant de choisir un logiciel de facturation ou un autre, il est primordial de l’essayer en situation réelle. D’ailleurs, les éditeurs proposent en général un mois gratuit pour la version d’essai. En plus de valider (ou non) les fonctionnalités et l’ergonomie du produit, ce mois d’essai est indispensable pour vérifier la compatibilité de l’outil avec les activités de l’entreprise. D’ailleurs, essayer plusieurs logiciels est fortement recommandé pour faire un choix objectif.
Par ailleurs, les versions « passe partout » ont souvent plus de limites. En effet, les outils supposés s’adapter à n’importe quelle entreprise sont rarement les plus performants. Les plus efficaces sont ceux que l’on peut personnaliser en fonction des utilisations prévues. Et cette possibilité de personnalisation peut faire toute la différence.
Quel que soit le logiciel de facturation de votre choix, cet outil est indispensable pour envisager sereinement la dématérialisation des documents. Et ce processus est déjà en marche même si beaucoup s’inquiètent des impacts environnementaux du numérique.