Voilà l’automne qui revient avec ses couleurs dorées et rouges qui embellissent nos campagnes. C’est aussi la saison des budgets avec le travail supplémentaire qui vient se rajouter au quotidien des équipes. Le budget, ce n’est pas la morosité des temps gris. Cela doit être le reflet des jolis feuillages. En effet, il correspond pour votre société à la période de l’analyse de l’année en cours et de la projection sur l’avenir. C’est un moment clef où votre entreprise doit se retrouver. Car même si le budget ne prédit pas l’avenir, il n’en reste pas moins un outil fondamental pour piloter votre entreprise.
Certains entrepreneurs ne sont pas des gestionnaires et les chiffres leur font horreur. Souvent, ils reculent le moment où ils doivent se pencher sur les comptes. Un tel comportement est nuisible pour l’entreprise. Alors dès aujourd’hui, consacrez du temps au budget, votre entreprise ne s’en portera que mieux.
Se poser les bonnes questions
Le budget constitue un des rares moments de la vie sociétale où il faut prendre le temps de se poser, de quitter le présent et de se projeter dans l’avenir. L’objectif doit être de comprendre le fonctionnement de votre société, de définir ce qui lui permet de gagner de l’argent, de tracer la route que l’on souhaite suivre tout au long de l’année suivante. Sa qualité dépend beaucoup du niveau et de la volonté d’échanges entre les différents services. À titre d’exemple, le souhait des commerciaux d’accroître le niveau des ventes a des répercussions sur les autres départements: faudra-t-il embaucher des vendeurs (service du personnel), devra-t-on acheter une machine (production et finance), des actions de communication devront-elles être faites (marketing). Les décisions des uns ont des conséquences sur les autres et vice-versa.
Mais le budget ne sert pas qu’à observer les perspectives positives d’avenir.
Le budget permet également d’identifier les problèmes et risques potentiels pouvant avoir lieu, de mettre en place les garde-fous et les solutions. Admettons que votre société envisage une forte croissance de son chiffre d’affaires. C’est en soi positif puisque c’est porteur de résultats. Toutefois, votre budget de trésorerie risque de mettre en évidence une insuffisance de liquidités, entraînant des difficultés significatives de paiement. Vous êtes alors, en mesure, de mettre en place les actions correctrices comme : obtenir une ligne de financement, reculer un investissement, renégocier en amont avec des fournisseurs, mettre en place des acomptes pour les nouveaux clients. En tout cas, vous serez PRÊTS.
En outre, le budget constitue le thermomètre à l’aune duquel vous pourrez mesurer vos actions. Dans le cadre de votre budget, vous avez décidé des opérations à mener et des résultats escomptés. Ce budget va vous servir de guide. Vous allez comparer le réel avec lui, et dans ce cadre vous déciderez des actions correctrices à prendre. Peut-être vous êtes-vous trompés dans le budget, où les choses se sont-elles passées différemment. Vous comprendrez mieux avec ce point de comparaison et serez plus à même de décider ce qui doit être fait.
Des documents précis et complémentaires
Le budget se base sur trois documents complémentaires, chacun ayant un rôle précis dans son élaboration.
Tout d’abord, le compte de résultats mensualisé.
Il enregistre mensuellement le film prévisionnel de la vie de votre entreprise. Il commence toujours par des prévisions de ventes. Elles doivent être réalistes et inclure les moyens qui seront nécessaires pour les atteindre. Faudra-t-il une nouvelle machine, un nouveau commercial. Il permettra d’établir en parallèle le budget des achats de production. Il faudra également compléter avec les autres achats (loyers et charges, fournitures, électricité …). Le budget du personnel est également fondamental, n’oubliez pas que ce sont vos équipes qui font tourner votre entreprise. Leur motivation est essentielle. Le budget est clairement la recherche du meilleur compromis pour atteindre les objectifs choisis.
Ensuite, le bilan.
Il vous donne la photo du patrimoine (immobilisations, créances, fonds propres, dettes…) au dernier jour du budget. Celui-ci permet de répondre à la question de savoir si votre société s’est enrichie ou appauvrie. Il vous permettra d’évaluer vos actifs et de quoi ils sont constitués. Aussi, Il indiquera à qui votre entreprise doit de l’argent (le passif). Il ne faut pas oublier le budget des investissements et son corollaire celui des financements. Il faut décider quels seront les investissements, comment les financer, quels amortissements, quels remboursements d’emprunt, quels frais financiers. Les liens entre bilan et compte de résultats apparaissent: les amortissements et les frais financiers constituent des charges. Le besoin de financement est également évident : il faudra acquérir l’investissement par le cash propre à l’entreprise, par emprunt, leasing …
Enfin, le tableau de trésorerie.
Il constitue le troisième tableau du budget. Pas toujours fait, il est pourtant le plus fondamental. Il est mensualisé. Il vous permettra de connaître votre position de trésorerie : pourrez-vous payer vos salariés et vos fournisseurs ? Son objectif est de définir ce que vous devrez payer et ce que vous pensez encaisser. Vous l’établirez sur la base du compte de résultats prévisionnels en tenant compte de vos conditions de règlements et d’encaissements. Les investissements et les financements (remboursement d’emprunts) doivent être inclus. Vous estimerez ainsi chaque mois votre position bancaire. Si elle est déficitaire pendant un mois ou plus, une solution interne ou externe sera requise.
- Interne : décaler un investissement avec les conséquences que cela peut avoir sur vos ventes, travailler vos encaissements clients, négocier avec vos fournisseurs …
- Externe : voir votre banquier pour mettre en place une ligne de trésorerie (difficile actuellement), trouver des investisseurs …Ne négligez pas le budget. C’est du travail maintenant, mais il vous fera gagner un temps considérable toute l’année prochaine, car vous, vos équipes sauront où vous voulez aller.