Pour prendre de bonnes décisions pour 2023, il peut être plus que judicieux de consulter vos équipes. Il pourrait être pertinent de structurer une démarche ou de mettre en place un brainstorming pour recueillir des informations précieuses qui pourraient vous permettre de définir vos orientations à venir.
L’organisation d’une réunion de brainstorming, sur des sujets ouverts, ne doit pas être le fruit du hasard. Le champ de la réunion peut porter sur les possibilités d’amélioration, les outils, les difficultés rencontrées, les coûts, les nouveaux services… Vous avez l’embarras du choix ! Cependant, quelques préalables sont à respecter si vous souhaitez que tout se passe bien.
La définition d’une date précise
Pour commencer, choisissez une date le plus en amont possible car il faut laisser le temps à vos futurs participants de réfléchir au thème de la réunion. Dans l’idéal, les participants doivent avoir préparé la réunion pour être force de propositions. Vous devez, bien entendu, choisir une date qui ne nuit pas à leur productivité ou qui leur permet d’être totalement « présents » lors de la réunion. Il ne s’agit pas de faire de la présence. Positionnez la plutôt le matin que dans une période où les esprits sont fatigués par une longue journée de travail comme en fin de journée.
La préparation essentielle de la réunion
Comme toutes les réunions, il est nécessaire de bien la préparer pour qu’elle soit non seulement efficace mais aussi productive. Le matériel doit bien entendu être au rendez-vous et notamment celui lié à la créativité comme les tableaux blancs, les post-its, les feutres, les aimants, … Les réunions créatives impliquent souvent un matériel très spécifique surtout en raison du fait que vous allez probablement noter toutes les idées, les regrouper et les analyser avec les participants.
Le fonctionnement de la réunion
Avant de commencer votre réunion, il est important d’en fixer et communiquer les règles afin qu’elle ne devienne pas un vaste brouhaha ou encore que la créativité ne soit pas brimée. Laisez du temps aux participants au début pour écrire leurs idées par exemple. Vous pouvez alors opter pour l’inscription par chacun sur un post-it que vous collerez sur le mur par exemple ou pour une prise de notes regroupant toutes les idées et que vous effectuerez.
Il est absolument indispensable de ne pas freiner la créativité en donnant votre opinion immédiatement (ou les participants) et de laisser fuser celles-ci sans votre intervention. Il s’agit d’ailleurs souvent d’une des règles de la réunion. Une fois les idées émises, regroupez-les par nature.
La sélection des idées
Vous pouvez ensuite traiter chaque idée en laissant chacun donner les avantages et les inconvénients. Il ne s’agit pas de déterminer tout de suite celle que vous choisirez ou non mais bien d’avoir l’opinion de chaque collaborateur. Pour chaque réflexion ou idée émise, n’hésitez pas à en faire l’éloge afin que chacun se sente respecté. Faites très attention à ne pas faire de critique blessante. Vous devez faire en sorte que vos collaborateurs se sentent libres de s’exprimer et de vous donner leur opinion même si vous n’y adhérez pas. Des divergences peuvent apparaître mais peuvent être une source de réflexion par l’ensemble du groupe. Le but est donc d’arriver à rester dans une réunion constructive.
Le compte rendu à ne pas oublier
Une fois la réunion terminée, n’oubliez pas de faire un compte rendu car vous n’aurez peut-être pas réussi à résoudre tous les problèmes et certains d’entre eux peuvent nécessiter une nouvelle réflexion. Ce n’est pas parce qu’une objection immédiate a été formulée qu’elle est définitive. Certains pourraient même trouver une solution permettant de résoudre un obstacle par rapport à une difficulté rencontrée par exemple. Ceci est d’autant plus vrai si tout le monde n’a pas participé et que vous souhaitez avoir d’autres avis ou propositions.