Le manager a pour rôle essentiel d’animer ses équipes au quotidien, aussi bien au bureau qu’à distance. Une palette d’outils performants peut l’épauler dans sa tâche. Ces outils lui permettent à la fois de simplifier les tâches chronophages et de fournir de meilleurs résultats grâce à des fonctionnalités innovantes. Ainsi, quels sont les outils ou logiciels à conseiller pour faciliter le management de ses équipes ?
Le partage de documents
Avec les différentes activités à accomplir, un dirigeant peut vite se retrouver submergé sous les documents. Pour ne pas perdre de temps à les rechercher, une plateforme de stockage des documents sur le cloud rend également de grands services.
Dropbox ou Google Drive sont des outils simples à utiliser, qui permettent aussi de partager les documents avec ses équipes à tout moment.
De même, trello.com est un outil gratuit qui vous permet de créer des tâches, de les assimiler à vos collaborateurs et de les classer sous forme de tableaux pour en suivre l’avancée.
Les outils de communication (visioconférence, chats en ligne…)
La communication est essentielle pour un dirigeant qui manage. Un outil de visioconférence performant constitue le meilleur moyen de réaliser des présentations à distance et de communiquer de manière plus personnelle avec ses collaborateurs. En déplacement, il est pratique de conserver le contact en utilisant un outil de messagerie ou de chat en ligne adapté à l’entreprise. Ces derniers sont performants pour garder un lien avec vos équipes en continu.
Ainsi, les solutions Skype, Gotomeeting, Zoom ou même Google Hangouts (anciennement Google Talk) permettent une communication instantanée à tout moment du jour (et de la nuit !)
Les outils de connaissance de son équipe
Tout bon manager doit connaître les points forts et les points faibles des membres de son équipe. L’individualisation du management semble la clé pour être efficace dans les consignes à donner et la gestion des relations humaines.
Dans cette optique, les outils de Mindmappaing comme Mindjet https://www.mindjet.com/ permettent à l’utilisateur de créer non seulement des graphiques de gestion de projet en mode collaboratif, mais également des « Personal Maps ». Il s’agit de cartes virtuelles qui regroupent l’ensemble des profils de vos collaborateurs, et qui précisent des informations variées comme le poste occupé, la situation familiale, l’adresse, le cursus professionnel et scolaire, les amis, les valeurs ou les loisirs. Un outil qui permet au manager de mieux connaître ses co-équipiers, et donc de les manager de façon plus motivante et plus efficace !
Les outils de planification
Prévoir est au cœur de l’activité d’un dirigeant. Pour cela, des solutions de planning en ligne dynamiques sont disponibles. Inspiré du diagramme de Gantt, ces outils permettent d’anticiper les retards et de juger en temps réel la progression du travail. Pour faciliter la planification des tâches, il est possible de recourir à un calendrier partagé en temps réel type Google Calendar.
Les logiciels de gestion de projets
Il est possible d’avoir recours à des logiciels dédiés au travail collaboratif, qui permettent de gagner un temps précieux pour toutes les activités de gestion. C’est un moyen pratique et efficace pour optimiser l’utilisation des ressources et assurer le suivi en ligne des projets.
A ce titre, la solution Planzone constitue l’une des plus complètes qui soient à l’heure actuelle.
Les logiciels d’analyse, de planification et de gestion de projets
Un dirigeant a à sa portée différents instruments analytiques lui permettant de juger et d’améliorer les performances de ses équipes. Il est possible d’avoir recours à des logiciels dédiés au travail collaboratif, qui permettent de gagner un temps précieux pour toutes les activités de gestion. C’est un moyen pratique et efficace pour optimiser l’utilisation des ressources et assurer le suivi en ligne des projets. A ce titre, la solution Planzone constitue l’une des plus complètes. Elle regroupe l’ensemble des fonctions : Gantt, messagerie, calendrier, gestion des équipes et des tâches, document partagé… Le couteau suisse de la collaboration en ligne.
Les logiciels d’analyse de votre trafic internet et de veille
Google Analytics vous permet avec des chiffres fiables de dialoguer avec vos équipes sur la stratégie de l’entreprise et d’analyser un volume infini de statistiques autour du trafic de votre site internet, de connaitre le nombre de personnes qui visitent votre site internet en temps réel, les pages qui ont le plus de succès, le temps que passent vos visiteurs sur votre site …Analyser ce que fait votre concurrence, les tendances de votre marché, votre visibilité et votre notoriété sur votre entreprise est essentiel.
Feedly vous permet de regrouper dans différentes catégories les flux RSS des sites et blogs que vous souhaitez suivre. GoogleAlertes permet de créer des alertes autour des mots clés. Vous recevrez ensuite un e-mail à chaque fois que du nouveau contenu sera mis en ligne au sujet de vos alertes. Vous pouvez configurer des alertes sur votre activité, le nom de votre marque, votre nom ou encore celui de vos concurrents. Un outil précieux.
Les logiciels évoluent sans arrêt et donc il existe des innovations qui vous permettront de mieux diriger vos équipes. A vous de rechercher ceux qui sont les plus adaptés à votre management.