Même si les grandes entreprises l’ont compris, les TPE et PME restent encore démunies et/ou ne prennent pas assez de temps pour bien Intégrer. Il ne faut pas oublier que le nouveau collaborateur, qu’il soit débutant ou confirmé, vit une vraie étape de découverte. Il est donc essentiel qu’il se sente à sa place, rassuré et conforté dans son choix. Or, de la bonne intégration et du bon suivi du nouveau salarié dans les premiers mois vont dépendre la réussite de votre recrutement.
C’est aussi un moment fort pour véhiculer une bonne image de votre entreprise non seulement auprès de votre nouveau salarié mais aussi des équipes en interne voire même en externe … Le processus d’intégration doit être bien pensé, bien organisé et bien piloté ou en tous les cas suivi par le supérieur hiérarchique.
1/ Informer l’équipe de l’arrivée du nouveau collaborateur :
Avant l’arrivée du nouvel employé, il est essentiel d’informer l’équipe de sa venue. Cela peut se faire par le biais d’un message ou d’une annonce claire. Elle peut préciser le nom du collaborateur et le poste qu’il occupera. Cette communication préliminaire permet aux membres de l’équipe de se préparer mentalement à l’arrivée du nouveau collègue et de faciliter son accueil.
2/ Concevoir et remettre au nouvel entrant un Livret d’accueil
Un livret d’accueil est un outil essentiel pour aider le nouvel employé à s’acclimater à l’entreprise. Il devrait contenir des informations sur la culture de l’entreprise, des détails pratiques tels que l’emplacement de la cantine, de la cuisine, des distributeurs de boissons, des salles de réunion, du parking, des services généraux, des procédures pour demander des fournitures, des consignes de sécurité, et des informations sur les outils utilisés. Le livret peut également inclure un trombinoscope actualisé du personnel pour aider le nouvel employé à reconnaître ses collègues.
3/ Remettre dès le premier jour les documents d’affiliation aux caisses obligatoires et le règlement intérieur de l’entreprise
Dès le premier jour, le nouvel employé doit recevoir les documents d’affiliation aux caisses obligatoires, tels que la sécurité sociale, ainsi que le règlement intérieur de l’entreprise. Cela garantit une conformité immédiate et permet au nouvel employé de comprendre les règles et les politiques de l’entreprise.
4/ Désigner un collaborateur membre de l’équipe
La désignation d’un parrain ou d’une marraine parmi les membres de l’équipe est cruciale. Cette personne doit être un collaborateur expérimenté, bien intégré dans l’entreprise, et capable d’accompagner le nouveau salarié. Le parrain ou la marraine devrait servir de point de contact pour toutes les questions et préoccupations du nouvel employé, facilitant ainsi son intégration.
5/ Présenter le nouveau collaborateur à son équipe
Lors de la première journée, il est important de présenter le nouveau collaborateur à son équipe. Une brève réunion ou un tour de présentations permet aux collègues de faire connaissance et crée un environnement plus convivial.
6/ Désigner son poste de travail
Le poste de travail du nouvel employé se prépare avant son arrivée, avec un ordinateur, des équipements de connectique et tous les documents ou fournitures nécessaires. Cela garantit une transition en douceur pour le nouveau collaborateur.
7/ Prévoir qu’il ne déjeune pas seul au minimum le premier jour
Pour éviter que le nouvel employé se sente isolé, il est judicieux de prévoir un déjeuner en équipe ou avec le parrain le premier jour. Cela favorise les interactions sociales et contribue à l’intégration.
8/ Organiser avec lui ses deux premières semaines de travail
Il est essentiel de planifier les deux premières semaines de travail du nouveau collaborateur. Cela comprend l’indication des principales étapes, des responsabilités, et la présentation des collègues avec lesquels il collaborera. Cette orientation structure l’expérience du nouvel employé.
9/ Faire des points réguliers avec le nouveau salarié
Des points réguliers avec le nouvel employé ne doivent pas être réservés à la période d’essai. Ils sont essentiels pour recueillir ses commentaires, lui fournir des recommandations et ajuster le processus d’intégration si nécessaire. Organiser ces réunions autour d’un déjeuner rapide peut créer un environnement détendu pour des discussions ouvertes.
Il est important de se rappeler que le temps et les efforts consacrés à une intégration réussie sont un investissement précieux. En effet, ils contribuent à une performance plus rapide du nouvel employé et à sa fidélisation à long terme. Surtout pensez que tout ce temps est un vrai investissement car de sa bonne intégration résultera souvent sa performance plus rapide mais permettra aussi de mieux le fidéliser.