Depuis quelques temps de nombreux sondages et baromètres pointent la perte de temps liée aux réunions. Souvent dues à la non préparation ou à manque de réflexion en amont. Voici quelques règles pour avoir des réunions pour plus de productivité.
Dans son ouvrage, publié aux éditions Eyrolles ,la réunionite ça suffit, Louis Vareille, souligne le besoin de maîtriser le nombre de réunions pour réaliser une meilleure productivité. La réuniologie est une discipline lancée en France en 2017 qui a pour ambition de permettre à toute organisation de faire de chaque réunion un moment à la fois productif , engageant et apprenant. Il propose dans son ouvrage des conseils judicieux.
Faire le point sur toutes les activités de l’entreprise et établir les objectifs futurs de votre équipe. Voici le but principal d’une réunion mais les réunions sont-elles réellement nécessaires ? Mal utilisée la réunion peut frustrer vos employés et leur productivité. Les entrepreneurs voient la réunion comme un rituel classique et surtout obligatoire. Néanmoins, les réunions ne seraient-elles pas toxiques pour les entreprises ?
Un développeur de logiciels chez Microsoft fut longtemps frustré par les réunions auxquelles il participait. Frustré, il s’est mis en tête de développer un programme qui regroupe le nombre de participants, leurs salaires et le temps complet des réunions. Après plusieurs meetings, l’employé a calculé qu’une réunion moyenne gaspille plus de 500 $. Finalement, peu de tâches sont accomplies et la productivité de département est réduite.
Comment réduire les interruptions ?
De toutes les interruptions qu’une entreprise traverse, les réunions sont les pires. Voici pourquoi : généralement, elles ne proposent que des tâches ou des concepts abstraits, rien de réel. Elles véhiculent peu d’informations par rapport à leur durée. Dans les startups la plupart du temps, il existe une bonne ambiance qui casse les traditions et les sujets ont tendance à s’éloigner plus facilement durant une réunion. Par exemple, le sujet était au départ basé sur le chiffre d’affaire puis dérive vers le match de football vu la veille. Parfois, les réunions requièrent des préparations qui font perdre du temps aux employés. Ou encore les entrepreneurs arborent un agenda si vague durant ces rassemblements que personne n’est sûr des objectifs finaux. Enfin, il y a souvent un ou deux clowns dans l’équipe qui font perdre du temps à tout le monde avec des remarques hors-sujet ou des blagues.
Bref, vu sous cet angle les réunions ne représentent qu’une perte de temps car au final une réunion mène à une réunion qui mènera encore à une réunion ainsi de suite … Il est également regrettable de voir que les réunions sont généralement programmées comme des émissions de télévision. Nous passions d’un sujet à l’autre toutes les trente ou vingt minutes alors que la réunion ne peut que durer 7 minutes. Les entrepreneurs ont l’habitude de tout étirer pour pouvoir tout faire entrer : 20 minutes pour parler d’un sujet alors que 5 minutes suffisent, donc 15 minutes ne servent à rien.
Lorsque l’on y pense, le véritable coût d’une réunion est impressionnant.
Disons que vous organisez une réunion qui dure une heure, et vous invitez dix personnes pour y assister. Votre réunion devient alors une réunion de 10 heures et non d’1 heure. Vous avez échangé 10 heures de productivité pour 1 heure de réunion.
Est-il toujours OK de gaspiller dix ou quinze heures de productivité pour une heure de réunion ? Parfois, oui. Mais c’est un prix très lourd à payer. Jugé sur la base du coût, les réunions de cette taille deviennent rapidement passives et des fardeaux. Pensez au temps que vous êtes en train de perdre et demandez-vous si cela en vaut vraiment la peine. Si vous décidez que vous devez absolument vous réunir, essayez de faire de votre réunion productive.
Respectez ces règles simples
- Réglez une minuterie. Quand il sonne, la réunion est terminée.
- Période. Invitez le moins de personnes possible.
- Toujours avoir un ordre du jour clair. Commencez par un problème précis.
- Se réunir dans à l’endroit où il y a un problème au lieu à la place de la salle de conférence. Par exemple, s’il y a un problème au niveau du codage de votre site internet. Il faut réunir les personnes nécessaires et allez dans le bureau du programmeur afin de créer et visualiser directement des solutions.
- Pointez sur des choses réelles et suggérez des changements réels.
- Terminez avec une solution et rendre quelqu’un responsable de sa mise en œuvre.
Larry Page chef de la direction de Google, a limité la plupart des réunions à 10 participants et a forcé les gestionnaires à définir des objectifs clairs avant de planifier une réunion. Facebook a une politique lâche appelée No-Réunion, les ingénieurs sont encouragés à rester concentrés sur leur travail.
Certaines startups tentent de capitaliser sur le mouvement contre les réunions. Asana, une société fondée par deux anciens cadres Facebook en 2008, construit le logiciel de productivité de l’entreprise qui permet aux employés d’établir des listes de tâches, prendre des notes, et discuter des projets. Justin Rosenstein, l’un des fondateurs, estime qu’Asana peut découper au moins la moitié des réunions d’une entreprise. Tout est alors automatisé et interactif. Plus besoin de se réunir et perdre du temps.